Alloggiati Web è il portale della Polizia di Stato dedicato alla registrazione degli ospiti di tutte le strutture ricettive, alberghiere e non, comprese case vacanze e camere in affitto. Da gennaio 2022 è online la nuova versione del sito. Alcune regole legate all’invio dei dati sono cambiate, così come le modalità di accesso al portale. Anche l’interfaccia grafica è nuova.
L’articolo è stato completamente rivisto e aggiornato dopo la pubblicazione della nuova versione del Portale Alloggiati, online dal 18 gennaio 2022
Nuove regole
La comunicazione dei dati degli ospiti alla questura di competenza, entro 24 ore dall’arrivo, può avvenire esclusivamente attraverso il sito Alloggiati Web. Lo prevede la Legge 96/2017: vale per tutti coloro che offrono un appartamento con la formula dell’affitto breve e per i gestori conto terzi di seconde e terze case. Non solo: come stabilito dal Decreto del Ministero dell’Interno sulla Gazzetta Ufficiale del 14 ottobre dello scorso anno, i dati degli ospiti che soggiornano da noi per meno di 24 ore vanno ora comunicati entro 6 ore al massimo dall’ingresso in struttura.
Il Portale Alloggiati, chiamato comunemente Alloggiati Web (o AlloggiatiWeb, senza spazio tra le parole) è stato introdotto a partire dal 2006, per snellire e rendere telematica la procedura di registrazione degli ospiti. Un’operazione che in passato prevedeva la compilazione di moduli cartacei. Da allora il sito era stato aggiornato ma continuava a presentare problemi di compatibilità con molti browser e una struttura antiquata. Vediamo cosa è cambiato quest’anno e come usare Alloggiati Web riducendo al massimo complicazioni e problemi.
Sanzioni penali e amministrative
Partiamo da un’informazione essenziale. Cosa succede se non forniamo alla questura i dati dei turisti? Se ci dimentichiamo di comunicare alla Polizia di Stato le generalità degli ospiti o commettiamo degli errori nella trasmissione dei dati ad Alloggiati Web, rischiamo una sanzione pecuniaria di 206 euro e fino a tre mesi di reclusione, come previsto dall’articolo 109 del TULPS (Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza). Da questo punto di vista nulla è cambiato. La sanzione può essere moltiplicata per ogni ospite che non viene registrato anche se si tratta di turisti che fanno parte della stessa famiglia o gruppo.
Prima registrazione ad alloggiati web
Per accedere al portale la prima volta è necessario rivolgersi alla questura competente a livello territoriale e ottenere l’abilitazione al servizio di comunicazione delle presenze. La procedura, purtroppo, prevede la compilazione di un modulo cartaceo e in alcuni casi la sua presentazione in questura, di persona. Sempre più questure, fortunatamente, si stanno muovendo per fare tutto via email, PEC, posta ordinaria o fax, soprattutto a causa del distanziamento sociale imposto dalla Pandemia.
La registrazione ad Alloggiati Web può essere fatta in molti casi tramite email o PEC
Cercare la questura competente
Il modo più semplice per scoprire se possiamo iscriverci al servizio del Portale Alloggiati senza muoverci da casa o dall’ufficio, è quello di consultare direttamente il sito Alloggiati Web, alla pagina Contatti. Basta cercare la questura che ci interessa selezionando regione e provincia dalla cartina.
Per ogni ufficio possiamo visualizzare i recapiti della questura, le modalità di registrazione al portale Alloggiati Web e un link. Attenzione: il sito a cui veniamo indirizzati dal link non è quello di Alloggiati Web, che è unico per tutta Italia, ma è quello della singola questura. Ci servirà consultarlo per scaricare il modulo di registrazione ad Alloggiati Web. Cliccando su Contatta la Questura si apre un form per richiedere informazioni e chiarimenti.
La procedura di richiesta delle credenziali per Alloggiati Web funziona diversamente a seconda della questura competente
Il modulo di richiesta delle credenziali non è sempre facile da trovare: scriviamo Alloggiati Web nel campo di ricerca del sito della questura competente ed esploriamo i risultati ottenuti per recuperare il file che ci serve. Non esiste un unico modulo, ogni questura ha il suo (o quasi).
Il sito Alloggiati Web è unico per tutta Italia, la procedura per richiedere i dati di accesso no
Il primo accesso ad Alloggiati Web
Chi non ha mai usato il Portale Alloggiati e deve collegarsi per la prima volta al nuovo Alloggiati Web, riceve dalla Questura competente territorialmente, in fase di abilitazione, i codici di sicurezza. Perché? Per usare il portale servono nome utente, password e OTP, ovvero One Time Password. Questi ultimi sono appunto i codici di sicurezza o codici dispositivi. A partire da questo gennaio, infatti, anche Alloggiati Web prevede un processo di autenticazione forte, cioè più sicuro, con un codice temporaneo che cambia ogni volta.
Ora Alloggiati Web prevede un processo di autenticazione forte
I codici di sicurezza si presentano come una schedina con una serie di stringhe numeriche da 4 cifre, divise in 16 gruppi. Quando ci colleghiamo al portale e dobbiamo usare l’OTP ci viene chiesto di inserire, dopo la nostra password personale, la One Time Password. Questa è formata da una parte dei numeri presenti sulla scheda dei codici, in combinazioni sempre diverse, perché la generazione dell’OTP è casuale. Un metodo che in passato era usato per l’accesso da remoto all’home banking.
Semplificati la vita
Per semplificare l’intero processo, Welcomeasy ha la soluzione! Una volta ottenute le credenziali per usare Alloggiati Web, è sufficiente generare un codice, che permette la comunicazione diretta tra Portale Alloggiati e App di terze parti. Si fa direttamente all’interno del Portale Alloggiati. Poi si aggiunge la chiave (Web Service) in Welcomeasy, dal pannello di controllo sul desktop.
Il check-in in 30 secondi:
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A questo punto si può fare tutto comodamente via app, Android o Apple è indifferente. Il software di Welcomeasy acquisisce le informazioni sulle strutture connesse in maniera automatica. Non ci sono limiti, possiamo inserire e gestire tutti gli accessi al Portale Alloggiati da un unico account, sia che riguardino una singola proprietà sia che riguardino più appartamenti.
Il processo di autenticazione
Una volta ottenute le credenziali di accesso al portale, possiamo registrare nuovi ospiti quando serve. Prima dell’aggiornamento era obbligatorio usare un computer, fisso o portatile, per connettersi direttamente ad Alloggiati Web (senza usare App di terze parti). Questo perché c’era la necessità di importare e installare un certificato digitale, al quale era affidata la sicurezza della procedura.
Oggi, con l’introduzione dei codici di sicurezza, si può fare la comunicazione al Portale Alloggiati anche via smartphone e tablet. A patto di avere a disposizione una connessione stabile, altrimenti si rischia di perdere i dati inseriti.
Si può fare la comunicazione al Portale Alloggiati anche via smartphone e tablet
Nonostante le novità introdotte a gennaio 2022, la procedura non è delle più snelle ed è molto importante non commettere errori.
Colleghiamoci all’home page di Alloggiati Web e selezioniamo il menu ACCESSO, poi scegliamo la voce CODICI. A questo punto facciamo clic o tap su Area di Lavoro (Codici). Inseriti nome utente e password, dopo aver scelto Accedi, visualizziamo un tastierino numerico per l’inserimento e la verifica dei codici di sicurezza.
Inviare i dati correttamente
Per inviare le schedine alloggiati selezioniamo dalla barra superiore il menu Inserimento. All’interno di questa sezione troviamo quello che serve per compilare e trasmettere la schedina di un ospite e degli eventuali familiari, amici o colleghi a lui associati. Se l’ospite è singolo è sufficiente compilare tutti i dati della schedina e procedere con l’invio. Se invece il soggetto in questione è un Capo Famiglia o un Capo Gruppo è necessario aggiungere tutte le informazioni relative agli altri ospiti prima di inviare.
Chi ha familiarità con Alloggiati Web ha già capito che la grafica del portale è cambiata ma la procedura è rimasta sostanzialmente invariata. Il processo di invio un po’ macchinoso e la terminologia delle categorie ufficiali individuate dalla Polizia di Stato, che definiscono il tipo di alloggiato, sono ancora quelle.
La grafica del portale è cambiata ma la procedura è rimasta sostanzialmente invariata
Servono calma e tempo
Dobbiamo ritagliarci un po’ di tempo per effettuare l’inserimento dei dati sul nuovo Alloggiati Web in tutta tranquillità, perché eventuali errori sono puniti dalla legge. Talvolta, soprattutto nel caso di ospiti stranieri, trascrivere correttamente nomi e cognomi e interpretare i dati del passaporto non è affatto facile. Spesso ci si trova in difficoltà con la cittadinanza o il luogo di nascita. Ad esempio perché il paese cercato non compare nell’elenco presente in Alloggiati Web, oppure è stato inserito diversamente. Il luogo di nascita può essere digitato a mano o cercato nell’elenco a cascata, dove sono presenti anche i luoghi cessati (che hanno cambiato nome, ad esempio), rappresentati con carattere barrato.
Trascrivere correttamente nomi e cognomi e interpretare i dati del passaporto degli ospiti stranieri non è affatto facile
Welcomeasy risolve il problema con un approccio differente: è sufficiente scansionare o fotografare i documenti degli ospiti per acquisire la maggior parte dei dati, senza rischio di commettere errori. E se per qualche motivo la connessione non c’è o il segnale è scarso, i dati non vengono persi ma salvati e inviati appena la rete sarà di nuovo disponibile.
Con Welcomeasy, una volta ottenute le credenziali di accesso ad Alloggiati Web, il check-in è veloce e a prova di errore
Tutte le informazioni da inserire
Le informazioni che vengono richieste per ogni singolo ospite comprendono, oltre al nome completo e alla cittadinanza, anche sesso, data di nascita, luogo di nascita e tipologia di documento fornito. Infine dobbiamo specificare data di arrivo e periodo di permanenza. Per soggiorni superiori ai 30 giorni, invece, bisogna registrare un contratto presso l’Agenzia delle Entrate, che sostituisce la notifica dei dati ad Alloggiati Web.
Una volta inseriti tutti i dati all’interno di una schedina clicchiamo o facciamo tap su Conferma, dopo aver controllato scrupolosamente che le informazioni siano corrette. In caso di errori di compilazione il Portale Alloggiati dovrebbe sempre evidenziare con un messaggio i campi da correggere.
Ogni Capo Famiglia e Capo Gruppo, una volta registrato correttamente, fa aprire automaticamente una nuova scheda per gli altri ospiti. Terminata la compilazione della schedina di un altro componente del nucleo familiare o del gruppo, bisogna scegliere il pulsante Aggiungi per collegare l’ospite al gruppo/famiglia
Errori e problemi
Quando si esegue questa operazione a mano, capita che, arrivati a fine procedura, alcune schedine alloggiati non risultino correttamente inserite. In questo caso nella schedina riepilogativa, accanto al nome della persona, appare una X rossa. È necessario cancellare la schedina errata e reinserirla daccapo.
Se c’è un errore nella scheda dobbiamo cancellarla e ricominciare daccapo
Il momento dell’invio
Il manuale d’uso per il nuovo Alloggiati Web, redatto dalla Polizia di Stato, consiglia di verificare tutti i dati inseriti, ospite per ospite, e solo a questo punto cliccare sul pulsante Invia Tutti, che visualizziamo solo dopo aver premuto su Invio Schedine, il quale si attiva una volta inseriti i dati di almeno un ospite. Purtroppo però ci sono degli errori, come quelli di trascrizione ortografica del nome, che non vengono rilevati automaticamente da Alloggiati Web. Cosa significa? Anche quando tutte le informazioni sembrano formalmente corrette l’errore è dietro l’angolo e rischiamo comunque di inviare una o più schedine alloggiati sbagliate.
Alcuni errori non vengono rilevati automaticamente da Alloggiati Web
Ecco perché automatizzare la procedura, usando una App come Welcomeasy, non solo fa risparmiare tempo ma permette anche di inviare i dati con il cuore più leggero. Possiamo anche salvare un check-in temporaneo dal telefono per poi controllarlo e inviarlo con calma dal PC in un secondo momento.
Il file precompilato
Anziché compilare le schedine alloggiati online è possibile inserire i dati degli ospiti e inviarli alla questura caricando su Alloggiati Web uno o più file precompilati. Una procedura che Welcomeasy ha ottimizzato e che si può fare usando il PC in modo facile e veloce.
Attenzione: per muoversi all’interno delle pagine di Alloggiati Web è necessario utilizzare esclusivamente i pulsanti del Portale Alloggiati, mai quelli del browser, altrimenti si rischia di perdere tutto il lavoro fatto.
In attesa delle credenziali
Abbiamo bisogno di inviare i dati degli ospiti ma non abbiamo ancora ricevuto le credenziali di accesso al Portale Alloggiati? L’unica strada possibile è quella di usare moduli cartacei da inviare tramite email o fax.
Una soluzione che ci ritroviamo a usare anche in caso di malfunzionamenti che impediscono il collegamento o l’uso di Alloggiati Web. Per sicurezza meglio contattare la questura competente sul territorio, così da inviare le schedine alloggiati cartacee nel modo corretto, senza rischiare sanzioni.
Se dobbiamo inviare le schedine alloggiati cartacee chiamiamo la questura per capire come fare
Quando non riusciamo a collegarci, però, prima di contattare la questura, verifichiamo che la connessione a Internet funzioni correttamente. Se stiamo usando una App per smartphone passiamo dal wi-fi al 4G o viceversa.
