Portale Alloggiati Web: consigli pratici per risparmiare tempo

Il Portale Alloggiati Web è il sito della Polizia di Stato al quale dobbiamo collegarci per comunicare le generalità dei nostri ospiti. Dal 18 gennaio 2022 è online la nuova versione del portale, che introduce alcune novità dal punto di vista della procedura di log-in e delle modalità d’uso nel quotidiano.

I cambiamenti più importanti sono due. Primo, Alloggiati Web si può usare ora anche da smartphone e tablet, sempre collegandosi al sito web. Secondo, non bisogna più installare nulla sul proprio dispositivo per accedere alla trasmissione delle schedine alloggiati. Chi lavora da anni nel mondo dell’ospitalità sarà contento di sapere che il famigerato certificato digitale è andato in pensione.

L’articolo è stato completamente rivisto e aggiornato dopo la pubblicazione della nuova versione del Portale Alloggiati, online dal 18 gennaio 2022

Comunicare le generalità degli ospiti è un’operazione obbligatoria per tutti i gestori delle strutture ricettive. Compresi i property manager che si occupano di affitti brevi, i proprietari di Bed & Breakfast, gli affittacamere e i privati che mettono saltuariamente a disposizione un appartamento come casa vacanza. La procedura è telematica ma purtroppo non è immediata come ci si aspetterebbe da un portale online, neppure ora che il sito è stato aggiornato.

Servono le credenziali di accesso

Il primo passaggio, se siamo nuovi del settore, prevede l’ottenimento delle credenziali per accedere al Portale Alloggiati Web. La richiesta va inoltrata alla questura territorialmente competente. Quale? Dipende da dove si trovano le case vacanze o le camere di cui ci occupiamo. Contattiamo la questura selezionandola da questa mappa.

Dopodiché dobbiamo imparare a usare correttamente il Portale Alloggiati Web e stare attenti a non sbagliare nel momento in cui trascriviamo le informazioni su ciascun ospite, leggendole dai documenti di identità. Errori di trascrizione e dimenticanze, infatti, possono costarci una multa salata e persino delle responsabilità penali.

Quanto dura un check-in con Alloggiati Web

Registrare e inviare al Portale Alloggiati Web i dati completi di un nucleo familiare composto da quattro persone richiede da venti minuti a mezz’ora. Soprattutto se gli ospiti provengono da un paese straniero che usa un alfabeto diverso dal nostro. Se poi non si riesce a comunicare le cose si complicano: non possiamo chiedere una mano all’ospite… Ci vogliono tempo e pazienza per decifrare i documenti. Questo purtroppo non è cambiato, nonostante le modifiche introdotte al sito Alloggiati Web dal recente aggiornamento.

Venti minuti sono sufficienti se il Portale Alloggiati Web non ha problemi e la nostra connessione internet funziona perfettamente. Il momento del check-in è tuttavia un momento sempre molto delicato, soprattutto quando l’ospite ha fretta e lo vediamo sbuffare.

Registrare e inviare al Portale Alloggiati Web i dati completi di quattro persone richiede da venti a trenta minuti

Non esiste l’app del Portale Alloggiati Web

Inizialmente il sistema di invio digitale delle informazioni sugli ospiti alla Polizia di Stato era pensato come un servizio solo per il desktop. L’interfaccia era rimasta sostanzialmente la stessa da quando lo strumento era stato rilasciato per la prima volta, nel lontano 2006. Con l’aggiornamento di gennaio 2022, invece, l’interfaccia è stata ripensata. Ora il Portale Alloggiati Web può essere usato anche da smartphone e tablet, è stato infatti cambiato il sistema di log-in e trasmissione dei dati in sicurezza.

Va detto però che usare il Portale Alloggiati Web dallo smartphone può essere un azzardo, perché potremmo commettere più facilmente degli errori ed essere obbligati a ricominciare da capo, dato che lo schermo è piccolo e fare tap sul tasto giusto può essere più difficile che fare clic con il mouse.

Ovviamente non possiamo, ogni volta che facciamo un check-in, sederci al tavolo della casa o della stanza con il nostro notebook, il telefono o il tablet, collegarci alla rete, aprire il portale eccetera. Per fare tutto dallo smartphone in totale sicurezza e velocizzare la procedura, però, possiamo affidarci a un’App di terze parti progettata appositamente per il check-in veloce. 

Il Portale Alloggiati Web è stato aggiornato a gennaio 2022 ma diversi problemi rimangono irrisolti

Welcomeasy consente di gestire i check-in dei nostri ospiti dallo smartphone e inviare i dati al Portale Alloggiati Web in 30 secondi.

Ora vogliamo condividere qualche trucco per semplificare l’uso del Portale Alloggiati Web, sempre nel rispetto della legge. Ecco i nostri consigli per evitare di perdere tempo e scontentare gli ospiti al momento del check-in.

1-Procurarsi carta e penna (se non abbiamo un’app)

Nell’epoca della digitalizzazione può sembrare un controsenso, ma talvolta bisogna fare di necessità virtù. Se non ci siamo ancora rivolti a un’App progettata apposta per il check-in veloce, chiediamo agli ospiti tutti i documenti che ci servono e trascriviamo le informazioni una per una sull’agenda, facendo attenzione a non commettere errori. Se i turisti non sono ancora arrivati tutti, iniziamo comunque a registrare su carta le informazioni di quelli presenti, per portarci avanti.

Non abbiamo un’App? Registriamo le informazioni su un foglio di carta per compilare le schedine alloggiati in un secondo momento, con calma

È vero che in questo modo dovremo ripetere il lavoro due volte, perché in un secondo momento ci toccherà ricopiare tutti i dati sul Portale Alloggiati Web, da computer o da dispositivo mobile. Ma i nostri ospiti non rischieranno di aspettare invano mentre risolviamo i problemi che potremmo incontrare collegandoci direttamente al Portale Alloggiati Web.

È vero, copiare tutti i dati non è un’operazione veloce, ma con un po’ di fortuna non ci saranno intoppi. Ricordiamoci, infine, di conservare qualsiasi informazione sensibile in un luogo sicuro, nel rispetto del Regolamento Generale sulla Protezione dei dati (GDPR).

2-Mai fotografare i documenti con il nostro smartphone

Per fare prima, molti operatori del settore scattano delle foto a tutti i documenti e dopo aver salutato gli ospiti le usano per fare con calma l’invio delle schedine alloggiati al Portale della Polizia di Stato. Ma fare foto con il nostro dispositivo a dati sensibili viola il GDPR. 

Il discorso cambia completamente quando, per immortalare i documenti, usiamo un’App che risponde alle specifiche di legge, come Welcomeasy. In questo caso non è solo lecito ma anche comodo e veloce.

Fotografare i documenti con la fotocamera dello smartphone viola il GDPR, farlo con l’App Welcomeasy è lecito, sicuro e veloce

3-Portare avanti la procedura dall’inizio alla fine

Quando avremo a disposizione tutti i dati degli ospiti e il tempo necessario a inviare le schedine alloggiati sediamoci al computer o mettiamoci comodi con in mano il nostro dispositivo mobile. Accediamo al Portale Alloggiati Web e portiamo avanti la procedura dall’inizio alla fine senza distrazioni. È l’unico modo per correre meno rischi di errori ed evitare di dover ricominciare da capo. Ricordiamoci che per evitare sanzioni dobbiamo inviare le schedine entro 24 ore dall’arrivo degli ospiti. E le ore si riducono a 6 se il turista si ferma meno di 24 ore in totale.

La logica che c’è dietro al Portale Alloggiati Web, purtroppo, non è cambiata molto nonostante l’aggiornamento. Se abbiamo l’esigenza di caricare dei pre check-in, perché un ospite non è ancora arrivato o non abbiamo a nostra disposizione un collegamento internet stabile, ancora una volta la soluzione è un’App di terze parti, in grado di interfacciarsi con il Portale Alloggiati Web. Così possiamo iniziare il lavoro e completarlo in un secondo momento senza perdere dati.

In alternativa, usando il menu File del Portale Alloggiati Web, è possibile inviare le schedine tramite file precompilato con estensione txt. Si tratta di una procedura che semplifica in parte il lavoro ma che richiede comunque l’uso del computer per essere fatta in tutta tranquillità (non è molto comodo compilare il file dallo smartphone). 

Attenzione: se gli ospiti cambiano idea sul periodo di permanenza e ad esempio decidono di fermarsi di più dovremo inserire di nuovo tutti i dati.

Quando gli ospiti decidono di fermarsi di più bisogna inviare nuovamente le schedine alloggiati

4-Controllare gli invii e scaricare le ricevute

Ricordiamoci sempre di verificare che tutto sia andato a buon fine, usando la funzionalità del Portale Alloggiati Web dedicata all’analisi degli invii. La troviamo facendo clic o tap sul menu Analisi, nella barra superiore del sito. Ci permette di verificare quali schedine abbiamo inviato in giornata, ordinate per nominativo (nome e cognome) oppure per ora di invio.
Attenzione: se non troviamo la ricevuta di invio di una schedina alloggiati, significa che qualcosa è andato storto e la Polizia di Stato non ha ricevuto le informazioni sui nostri ospiti.

Le ricevute rimangono a nostra disposizione sul Portale per trenta giorni. Dobbiamo scaricarle e conservarle per cinque anni. Programmiamo un promemoria settimanale sul calendario dello smartphone per evitare di dimenticarcene. Vanno conservate in un luogo sicuro nel rispetto della Legge sulla Privacy.

Programmiamo un promemoria settimanale per ricordarci di scaricare le ricevute di invio

5-Studiare il manuale d’uso del Portale Alloggiati Web

A questo link possiamo trovare un manuale che ci aiuta a usare il Portale Alloggiati Web. Purtroppo non è di facile lettura, ma qualche dubbio lo risolve. Per non impazzire ricordiamoci che, in caso di ospite straniero, nei campi Cittadinanza e Luogo di nascita dovrà sempre essere inserita la nazione, non il comune e la provincia come invece è richiesto per i cittadini italiani. 

Questi consigli danno una mano, nella gestione dei check-in ma alcuni problemi del Portale Alloggiati Web non possono essere risolti. Per semplificarsi davvero la vita bisogna rivolgersi altrove, affidandosi alla digitalizzazione.

Con Welcomeasy possiamo registrare i dati degli ospiti e inviare le schedine alloggiati dallo smartphone, dal tablet e dal computer, partendo da una semplice foto dei documenti, generare dei pre-check-in e salvare tutti i dati richiesti dalla legge, anche offline. Non appena avremo a disposizione la Rete basterà un attimo per inviare le informazioni al Portale Alloggiati Web. Inoltre potremo raccogliere e catalogare in un unico luogo virtuale tutte le ricevute degli invii nel rispetto del GDPR.