Informativa sulla privacy

Ai sensi e in conformità con quanto previsto dall’articolo 13 del Regolamento Ue n. 679/2016 questo documento descrive come Welcomeasy utilizza e gestisce i dati personali degli utilizzatori del servizio (denominati fornitori).

Ti invitiamo a leggere anche l’Informativa sui cookie che spiega in che modo Welcomeasy utilizza i cookie e le tecnologie simili.

Welcomeasy raccoglie ed elabora i dati personali di fornitori attuali, passati o potenziali (utenti), pertanto questa Informativa si applica anche ai dati personali di proprietari, dipendenti, rappresentanti o altri individui che agiscono per conto di un fornitore o un altro partner commerciale (i fornitori e gli individui a essi collegati saranno d’ora in avanti denominati collettivamente o singolarmente con il termine “fornitore”).

Per una migliore comprensione dei termini utilizzati si prega di leggere i Termini e Condizioni di Welcomeasy.
Welcomeasy offre ai gestori di strutture ricettive un servizio per realizzare la registrazione (check-in) degli ospiti trasmettendo in tempo reale e in modo sicuro i relativi dati dei clienti al portale della polizia di stato, fornito tramite il nostro sito, il nostro portale e la nostra applicazione per dispositivi mobili o tramite altre piattaforme online come i social media. Le informazioni che seguono si riferiscono a tutte le piattaforme, alle quali si applica la stessa informativa sulla privacy.
Questa informativa sulla privacy è valida per qualsiasi tipo di informazione che raccogliamo tramite queste piattaforme o tramite altri mezzi connessi alle piattaforme stesse (per esempio le e-mail o i messaggi di chat inviati al nostro servizio di assistenza clienti). Se si sta leggendo questa informativa molto probabilmente si è un utente non ancora registrato o si è già nostro cliente. In questo ultimo caso all’interno della presente informativa si potrà sapere come vengono trattati i dati personali come parte della collaborazione aziendale. Occasionalmente potremmo aver bisogno di modificare questa informativa sulla privacy. Per restare sempre aggiornato si suggerisce di visitare ogni tanto questa pagina al fine di rimanere informati relativamente alla stessa. Se le modifiche che apportiamo all’informativa sulla privacy hanno un impatto nei confronti dei nostri fornitori (ad esempio, se intendiamo trattare i dati personali per finalità diverse da quelle comunicate in passato nella presente informativa sulla privacy), lo stesso verrà informato di tali modifiche prima che le nuove attività possano avere inizio.
Se il fornitore non dovesse essere d’accordo con questa Informativa sulla Privacy, dovrebbe interrompere l’utilizzo dei nostri servizi.

Titolare del trattamento dei dati

Ai sensi dell’articolo 4 del Regolamento, la Società KUMO’ SRL con sede in Riviera Giacomo Matteotti, 97 – 30034 Mira (VE) è titolare del trattamento dei dati relativi ai propri fornitori del servizio Welcomeasy. Per comunicazioni o richieste, la società è raggiungibile via e-mail all’indirizzo ask@kumosrl.it e telefonicamente al numero +39 351 6990989.

Tipo di dati personali raccolti da Kumò srl

Per poter fornire un servizio corretto abbiamo bisogno di avere alcune informazioni precise, per esempio il nome, i recapiti di contatto (e-mail, numero di telefono e fax, indirizzo postale), il codice fiscale, l’indirizzo, la data di nascita e i dati per la fatturazione. Nel caso il fornitore non fosse un privato, chiediamo anche il numero di P.Iva, la PEC e il codice SDI per emettere la fattura elettronica. Chiediamo anche copia di un documento di identità (carta d’identità, patente o passaporto) per verificare l’autenticità dell’identità dichiarata. Potremmo anche ricevere informazioni sul fornitore tramite terze parti o raccoglierne automaticamente altre. Mentre il fornitore comunica con noi potremmo raccogliere ed elaborare le comunicazioni. Durante le telefonate con il nostro centro di assistenza, alcune comunicazioni potrebbero essere ascoltate dal vivo o registrate per il controllo qualità o a scopi di training, il che comprende l’uso delle registrazioni per la gestione di reclami e l’individuazione di frodi. Le registrazioni vengono conservate per un periodo di tempo limitato, dopo il quale vengono eliminate automaticamente, a meno che Kumò srl non abbia un interesse legittimo a conservarle per un periodo più lungo, a fini legali o per il rilevamento di frodi.

I dati personali inseriti dal fornitore su Welcomeasy (dati anagrafici, copia del documento d’identità/passaporto) relativamente ai propri clienti (alloggiati) non vengono trattati da Kumò srl se non per la trasmissione degli stessi al portale alloggiati della polizia di stato e restano archiviati nel portale stesso per essere utilizzati dal fornitore fino a quando egli stesso non decide di rimuoverli. Kumò srl pertanto svolge la funzione di responsabile del trattamento dei dati per i propri fornitori che restano i titolari del trattamento dei dati dei propri clienti (alloggiati).

Se il fornitore vuole mettersi in contatto con il nostro team di assistenza o contattarci tramite altri mezzi (per esempio sui social media) noi potremmo raccogliere informazioni anche tramite questi canali.

Quando si utilizzano i servizi online di Welcomeasy, come il modulo per la registrazione online o un account utente o si utilizza l’app di Welcomeasy, raccogliamo informazioni anche automaticamente e alcune di queste potrebbero essere dati personali come la lingua impostata, l’indirizzo IP, la posizione, le impostazioni e il sistema operativo del dispositivo, le informazioni di registrazione, il tempo di utilizzo, l’URL richiesto, il resoconto dello stato, lo user agent (informazioni sulla versione del browser), la cronologia della navigazione, i’ID della prenotazione dell’utente e il tipo di dati visualizzati. Quando si collega il proprio account su Welcomeasy a quello su un social media, i dati personali vengono condivisi con Kumò srl dal titolare del servizio di social media, ma soltanto se il fornitore stesso ne ha dato il consenso. Il fornitore potrà sempre scegliere di non condividere questi dati.

Ci appoggiamo a provider esterni per gestire i pagamenti (Paypal): questi provider di servizi condividono informazioni sui pagamenti, per aiutarci a gestire questi ultimi e occuparci della loro corretta registrazione, così da garantirne il servizio. Welcomeasy offre la possibilità di gestire il servizio anche ad opera di altre persone che operano per il fornitore. In questi casi, durante il processo di registrazione o successivamente, il fornitore dovrà fornire dati anche su di loro. Il fornitore potrà anche creare una gerarchia di account e controllare gli accessi e le azioni compiute da quello specifico account generato dallo stesso fornitore. Condividendo i dati personali di altri individui (per esempio membri dello staff) in relazione alla propria attività, si conferma che questi individui siano stati informati dell’uso dei loro dati personali da Kumò srl conformemente a questa Informativa sulla Privacy e che hanno dato il loro consenso ove richiesto.

Nei casi di insolvenze, Kumò srl può ricevere informazioni dagli amministratori dai tribunali o da altre pubbliche autorità relativamente a un fornitore.

Le forze dell’ordine e le autorità fiscali possono contattare Kumò srl e fornire informazioni aggiuntive sui fornitori se questi sono coinvolti in un’indagine.

 In alcuni casi, e come consentito dalla normativa vigente, Kumò srl potrebbe avere bisogno di raccogliere dati tramite fonti terze allo scopo di prevenire e rilevare frodi (per esempio attraverso le logiche delle licenze).

Finalità per le quali Kumò srl raccoglie e utilizza i dati personali

A. Registrazione e utilizzo del servizio

Kumò srl utilizza i dati dell’account e quelli di contatto per la registrazione dell’utente su Welcomeasy, e per la verifica o la gestione della relazione commerciale con il fornitore. Utilizza in qualità di responsabile del trattamento dei dati i dati inseriti dal fornitore relativamente ai propri clienti (alloggiati) per la sola trasmissione degli stessi al portale degli alloggiati della polizia di stato e per fini statistici. Gli stessi saranno conservati solo il tempo necessario per lo svolgimento del servizio.

B. Assistenza

Utilizza le informazioni fornite, tra cui eventualmente anche i dati personali, per fornire servizi di supporto come rispondere a richieste, dubbi e domande dei fornitori.

C. Altre attività e marketing

Se un fornitore sta utilizzando la funzionalità di registrazione online e non ha ancora ultimato la procedura, potremmo inviare allo stesso un promemoria per ricordare di proseguire. Riteniamo che questo servizio aggiuntivo possa essere utile ai nostri futuri fornitori, poiché permette loro di continuare la registrazione senza dover reinserire da capo tutti i dati richiesti. Potremmo invitare il fornitore a partecipare a eventi che organizziamo e che riteniamo possano interessare o potremmo utilizzare i dati personali per offrire e ospitare forum online che permettano ai fornitori di trovare le risposte alle domande più frequenti sull’uso dei servizi di Welcomeasy e sull’offerta dei loro prodotti e servizi. Kumò srl utilizza i dati personali, come i recapiti, anche per comunicare aggiornamenti dei prodotti o dei sistemi, per inviare la newsletter di Welcomeasy, per invitare un fornitore a partecipare a programmi di referral o concorsi o per altre comunicazioni di marketing. Quando Kumò srl utilizza i dati personali per inviare messaggi pubblicitari diretti in forma telematica, si include sempre un link per annullare l’iscrizione.

D. Comunicazioni

Potrebbe capitare di contattare i nostri fornitori tramite e-email, posta, telefono o SMS, a seconda del metodo di contatto che è stato scelto. Potrebbe succedere, per esempio, per rispondere e gestire richieste relative al servizio, se non è stata completata la registrazione, per chiedere una recensione sul servizio stesso, per inviare mail di report relativi alle azioni compiute dal fornitore sui nostri applicativi.

Inoltre Kumò srl può accedere alle comunicazioni e utilizza sistemi automatici per visualizzare, scansionare e analizzare i dati inseriti per scopi di sicurezza, prevenzione di frodi, conformità a requisiti legali e di normativa, indagini su possibile cattiva condotta, sviluppo e miglioramento di prodotti, ricerca, coinvolgimento dei fornitori (tra cui fornire a questi ultimi informazioni e offerte a cui riteniamo possano essere interessare), supporto tecnico e assistenza ai fornitori.

Tutti i dati e le comunicazioni inviate o ricevute utilizzando gli strumenti di Welcomeasy verranno ricevute e conservate da Kumò srl.

E. Analisi, statistiche e ricerca

Kumò srl utilizza le informazioni fornite, che potrebbero includere i dati personali (degli utenti, dei fornitori e degli alloggiati), per scopi analitici. Questo fa parte del nostro impegno a migliorare i servizi di Welcomeasy e l’esperienza dell’utente, ma anche per finalità di test, risoluzione di problemi e miglioramento della funzionalità e della qualità dei servizi online di Welcomeasy.

F. Sicurezza e frodi

Elaboriamo le informazioni fornite, che potrebbero includere dati personali, allo scopo di indagare, prevenire e rilevare frodi e altre attività illegali o di violazione. Queste informazioni potrebbero essere i dati personali che il fornitore ha comunicato a Welcomeasy – per esempio a scopo di verifica come parte del processo di registrazione – oppure dati personali raccolti automaticamente, o ancora dati personali ottenuti da fonti terze. Kumò srl potrebbe utilizzare i dati personali anche per facilitare un’azione penale, se necessario. Per questi scopi, i dati personali potrebbero essere condivisi con le forze dell’ordine o con consulenti esterni. Kumò srl ha la facoltà di usare i dati personali per valutare i rischi o per finalità di sicurezza, tra cui l’autenticazione degli utenti.

G. Scopi legali

In alcuni casi Kumò srl deve utilizzare le informazioni fornite, che potrebbero includere dati personali, per gestire e risolvere controversie legali, per indagini governative e di conformità, per far rispettare gli accordi con i fornitori o risolvere reclami in maniera ragionevole. Principi legali: per quanto riguarda le finalità A e B, Kumò srl utilizza come base giuridica la necessità di trattare i dati personali per l’esecuzione dell’accordo tra il fornitore e Kumò srl. Se non vengono fornite le informazioni necessarie, Kumò srl non può registrare un fornitore e offrire il servizio a lui dedicato né può fornirgli assistenza. Per quanto riguarda le finalità da C a G, Kumò srl si affida al proprio legittimo interesse relativo al fornire i propri servizi o ottenere servizi dai fornitori, allo scopo di prevenire frodi e migliorare il proprio servizio. Quando i dati personali vengono utilizzati per il legittimo interesse di Kumò srl o di un terzo, Kumò srl concilierà sempre i diritti e gli interessi del fornitore per la protezione dei dati personali di quest’ultimo e i diritti e interessi di Kumò srl o della terza parte.

Per quanto riguarda le finalità F e G, Kumò srl si affida anche, laddove applicabile, all’ottemperanza dei propri obblighi di legge (ad esempio richieste legittime da parte di forze dell’ordine).

Modalità di condivisone dei dati con terze parti

Al servizio offerto da Welcomeasy sono collegate diverse parti, in vari modi e per diverse ragioni. Lo scopo principale è l’erogazione del servizio. Anche altre parti potrebbero ricevere alcuni dati in quanto coinvolte nella fornitura del servizio stesso reso da Welcomeasy. Queste includono, per esempio, il portale degli alloggiati della polizia di stato oppure altre società partner o fornitori che potrebbero gestire i seguenti servizi per conto nostro:

• ricerche di mercato;
• rilevamento frodi;
• servizi di pagamento;
• servizi di marketing;
• servizi IT.

Condividiamo dati personali con le forze dell’ordine quando richiesto dalla legge o se assolutamente necessario per la rilevazione, la prevenzione o lo svolgimento di procedimenti legali nei confronti di frodi o reati, o se siamo altrimenti tenuti ai sensi di legge. Potremmo dover condividere dati personali con le autorità competenti per proteggere e difendere i nostri diritti o beni, o i diritti e i beni dei nostri fornitori.

La trasmissione di dati personali, come descritta nella presente Informativa sulla Privacy, può comprendere il trasferimento oltreoceano verso paesi che non prevedono leggi sulla protezione dei dati esaustive e complete come quelle dei paesi dell’Unione Europea. Laddove previsto dalla legge comunitaria, noi trasferiremo dati personali solamente a destinatari che offrono un livello di tutela adeguato dei dati personali. In tali circostanze potrebbe essere necessario stabilire misure contrattuali per garantire che la protezione dei dati sia in linea con gli standard Europei. Si potrà chiedere di prendere visione di una copia di tali accordi contrattuali contattandoci, secondo le modalità sotto descritte. Noi non vendiamo né cediamo i dati personali.

Modalità di condivisione dei dati personali all’interno di Kumò srl

Welcomeasy è un prodotto di Kumò srl società che collabora con altre società o fornitori per garantire l’erogazione del servizio. Potremmo ricevere quindi i dati personali dei nostri utenti e fornitori da altre aziende/fornitori o nostri collaboratori o condividere i dati con loro per le seguenti finalità:

A. per fornire il servizio richiesto e tutto quanto ad esso correlato
B. per fornire assistenza
C. per individuare, prevenire e indagare sui casi di frode, violazione dei dati e altre attività illegali
D. per scopi analitici e per il miglioramento dei prodotti
E. per fornire offerte personalizzate o inviare materiale promozionale con il consenso esplicito dell’utente o del fornitore, se non diversamente consentito dalla legge applicabile
F. per assicurare la conformità con le leggi vigenti.

Per quanto riguarda le finalità da A a E, Kumò srl si affida al proprio legittimo interesse di condividere e ricevere dati personali. Per quanto riguarda la finalità F, Kumò srl si affida, laddove applicabile, all’ottemperanza dei propri obblighi di legge (ad esempio richieste legittime da parte di forze dell’ordine).

Utilizzo dei dispositivi mobili

Offriamo una App gratuita ma utilizzabile in tutte le sue funzioni solo qualora iscritti al servizio di Welcomeasy, tramite la quale raccogliamo e gestiamo i dati personali degli ospiti che il fornitore deve registrare al portale degli alloggiati della polizia dello stato per effettuare il check-in. Il processo è simile a quello che avviene tramite il nostro sito (http://welcomeasy.app), ma in più utilizziamo anche servizi di localizzazione e l’accesso alla fotocamera.

Con il consenso del fornitore, dalla App possiamo anche inviare notifiche push con informazioni relative al servizio. Leggendo le istruzioni dal dispositivo mobile è possibile modificare le impostazioni e attivare/disattivare la condivisione di questi dati o la ricezione delle notifiche push.

Utilizzo dei social media

L’utilizzo dei social media può essere integrato nei servizi di Welcomeasy in vari modi, implicando la raccolta di dati personali da parte nostra o la ricezione di alcuni dati personali da parte del social media specifico. Utilizziamo i social media in vari modi, per esempio per promuovere i nostri prodotti e migliorare e facilitare l’utilizzo dei nostri servizi. Abbiamo integrato plugin di social media sul sito e sulle App di Welcomeasy. Questo significa che, quando si clicca su uno dei bottoni (per esempio, il “Mi piace” di Facebook), alcune informazioni vengono condivise con i fornitori del servizio di social media. Se si è contemporaneamente autenticato anche nel proprio account di social media, il fornitore del servizio di social media potrebbe collegare tali informazioni all’account social media del fornitore, visualizzarle sul suo profilo di social media e condividerle con altre persone nella sua rete di contatti. Quando si accede ad una pagina di Welcomeasy su social media o ci si attiva ad un sistema di scambio messaggi tramite social senza avere un account di Welcomeasy, le informazioni che si decide di condividere possono includere le informazioni di base disponibili sul proprio profilo di social media (inclusi l’indirizzo e-mail, gli aggiornamenti di stato e la lista dei contatti). Utilizzeremo queste informazioni relativamente al nostro servizio e solo se richiesto. Il proprio fornitore di servizi di social media potrà fornire maggiori dettagli su come utilizza e gestisce i dati quando ci si collega a Welcomeasy tramite il social stesso, ad esempio combinando i dati personali da loro raccolti quando si usa Welcomeasy tramite loro con le informazioni da loro raccolte quando si usano altre piattaforme online collegate al proprio provider di social media.

Si può scegliere di non usare l’opzione relativa ai social media.

Sicurezza per salvaguardare i tuoi dati personali

Noi ci affidiamo a procedure apposite per impedire accessi non autorizzati ai dati, oltre al loro uso improprio.

Utilizziamo appositi sistemi e procedure del settore per salvaguardare i dati personali che ci vengono forniti. Ci affidiamo anche a procedure di sicurezza e a limitazioni tecniche fisiche al fine di impedire l’accesso e l’utilizzo dei dati personali contenuti nei nostri server.

Solo il personale autorizzato può accedere ai dati personali durante lo svolgimento del proprio lavoro.

Noi conserviamo i dati personali per tutto il tempo che riteniamo necessario al fine di consentire l’utilizzo dei nostri servizi (tra cui per la manutenzione dell’account utente online, se creato), per ottemperare alla leggi applicabili, per risolvere controversie con qualsiasi parte, per permetterci di svolgere la nostra attività commerciale e per prevenire e rivelare frodi o altre attività illegali. Tutti i dati personali da noi conservati sono disciplinati dalla presente Informativa sulla Privacy.

Gestione dei dati personali dei minori

Salvo diversa indicazione Kumò srl offre un servizio utilizzabile solo da persone di età maggiore ai 18 anni. Se veniamo a conoscenza di dati, all’interno dei nostri sistemi, relativamente a persone al di sotto dei 18 anni di età ci riserviamo il diritto di cancellare tali dati.

Controllo dei tuoi dati personali

Il fornitore ha sempre il diritto di rivedere i propri dati personali che abbiamo raccolto. È possibile richiedere una panoramica dei propri dati personali tramite e-mail, scrivendoci all’indirizzo indicato alla fine del presente documento.

Vogliamo che il fornitore abbia il controllo sulle modalità di trattamento dei propri dati personali. Questo lo si può fare nei seguenti modi:

1. richiedendo una copia dei propri dati personali in nostro possesso;
2. informandoci riguardo a eventuali modifiche relative ai propri dati personali, o chiedendoci di correggere qualsiasi dato personale in nostro possesso; tuttavia, come descritto in seguito, il fornitore potrebbe essere in grado di effettuare le modifiche da solo;
3. in talune circostanze ci può essere richiesto di cancellare, bloccare o limitare il trattamento dei propri dati personali in nostro possesso, o di opporsi a particolari modalità di trattamento dei propri dati personali;
4. in talune situazioni, ci può anche essere richiesta la trasmissione dei propri dati personali a terze parti.

Quando utilizziamo i dati personali dei nostri fornitori sulla base del loro consenso, il fornitore ha diritto di revocare tale consenso in qualunque momento ai sensi della legge applicabile.

Inoltre, quando trattiamo tali dati personali sulla base di un legittimo interesse o un pubblico interesse, il fornitore il diritto di opporsi in qualunque momento all’uso dei propri dati personali ai sensi della legge applicabile.

Confidiamo nel nostro fornitore per assicurarci che i dati personali comunicati siano completi, esatti e attuali. Preghiamo i nostri fornitori di informarci immediatamente se vi sono eventuali cambiamenti o inesattezze circa i propri dati personali. Se si ha un account utente online, si può accedere ad una certa quantità di dati personali che riguardano il fornitore tramite i nostri applicativi che generalmente presentano allo stesso la possibilità di aggiungere, aggiornare o rimuovere informazioni.

Se qualunque dato personale del fornitore non fosse accessibile tramite gli applicativi, lo stesso può inviarci una richiesta senza costo alcuno.

Per qualsiasi richiesta inerente a questa Informativa sulla Privacy e per esercitare i propri diritti o se si vuole presentare un reclamo, preghiamo di contattarci al nostro indirizzo di posta elettronica: supporto@welcomeasy.app. È possibile anche contattare la propria autorità nazionale per la protezione dei dati.

Responsabilità per la gestione dei dati personali raccolti tramite il sito e gli applicativi di Welcomeasy

Welcomeasy è di proprietà di Kumò srl che è una società privata a responsabilità limitata soggetta alle leggi Italiane e con sede in Riviera Giacomo Matteotti, 97 -30034 Mira (VE) registrata alla Camera di Commercio di Venezia con il numero di iscrizione e P.I. 04536970272. Kumò srl controlla la gestione dei dati personali raccolti tramite i propri siti e i propri applicativi anche per dispositivi mobili.

Per domande su questa Informativa sulla Privacy o sull’elaborazione dei propri dati personali, si prega di inviare un’e-mail a supporto@welcomeasy.app