WelcomeasyLa prima soluzione mobile per il check-in professionale dei tuoi ospiti
Welcomeasy è la prima soluzione mobile pensata per i professionisti dell’accoglienza che ti permette di fare il check-in dei tuoi ospiti più velocemente, ti aiuta a non commettere errori di compilazione con un incredibile risparmio di tempo!
Inoltre Welcomeasy ti garantisce una gestione dei dati dei tuoi ospiti a prova di GDPR e ti permette di avere tutte le ricevute della Polizia di Stato in un unico spazio, organizzate per singolo account del portale Alloggiati.
Risparmia il tuo tempo, riduci la burocrazia, azzera gli errori di compilazione e inizia subito a far diventare tutto più semplice!
Ti piacerebbe migliorare l’organizzazione degli affitti brevi con una gestione più semplice e snella?
Sai perfettamente quanto la raccolta dei dati dei tuoi ospiti e l’organizzazione dei check-in siano un complesso iter burocratico nella gestione delle proprietà, che spesso ti fa perdere un sacco di tempo.
Grazie a Welcomeasy potrai risolvere questi problemi con una soluzione che ti permetterà di:
Organizzare e gestire i tuoi check-in con una semplicità mai vista prima
Registrare i tuoi ospiti in pochi click, acquisendo direttamente i documenti senza trascrizioni
Inviare i documenti acquisiti direttamente all’autorità competente (Portale Alloggiati)
Professionisti dell’ospitalità
Welcomeasy è la prima soluzione mobile pensata appositamente per i professionisti dell’ospitalità che affittano varie proprietà ad uso turistico e devono gestire l’organizzazione dei check-in, oltre a doversi assicurare di raccogliere correttamente tutti i dati degli ospiti per inviarli alle autorità competenti.
Sono inoltre disponibili i nostri manuali per Apple e Android che ti aiuteranno in tutte le fasi di lavoro e di utilizzo della nostra App.
5 semplici passaggi per la raccolta dati dei tuoi ospiti
Una volta conclusa la registrazione e attivato il tuo account tramite il link ricevuto via mail, ricordati di configurare le tue proprietà da pannello di controllo.
1Apri l’App di Welcomeasy dal tuo smartphone o dal tuo tablet (qualsiasi sia il suo sistema operativo)
2Scansiona con la fotocamera del tuo dispositivo il documento dell’ospite
3L’applicazione raccoglie i dati e compila automaticamente tutti i campi necessari alla registrazione presso il Portale Alloggiati
4Verifica che i dati siano stati correttamente scansionati
5Invia infine la schedina contenente tutti i dati alle autorità competenti
“E se per questioni di tempo non posso fare il check-in in quel preciso momento?”
Nessun problema! Se per qualsiasi motivo non hai avuto tempo di completare la registrazione o magari la vuoi eseguire in un secondo momento, ti basterà scattare una fotografia ai documenti con l’App di Welcomeasy.
Questa foto verrà salvata in totale sicurezza sul nostro server dove la potrai recuperare per completare il check-in quando ti sarà più comodo.
Il nostro sistema OCR – un programma che permette all’applicazione di catturare le informazioni personali direttamente dalla foto del documento – ti aiuterà nella compilazione dei dati riconoscendo e digitalizzando i campi e permettendoti agevolmente di completare la schedina da inviare al Portale Alloggiati.
Il tutto sempre comodamente da un unico portale per tutte le tue proprietà.
Come migliorare l’organizzazione
dei check-in e iniziare fin da subito
a far diventare tutto più semplice!
Hai molte proprietà da gestire e vari collaboratori che si occupano dei check-in?
Come sai la gestione dei check-in spesso è complessa, l’errore nella compilazione e nella registrazione degli ospiti a volte capita.
Grazie a Welcomeasy le cose possono cambiare! Potrai infatti:
Verificare lo stato dei vari check-in, monitorare quelli incompleti ed archiviare quelli chiusi
Avere un reale controllo sul lavoro svolto dai tuoi collaboratori, potrai sapere quali e quanti check-in sono stati completati, chi li ha effettuati e quando sono stati eseguiti.
Ottimizzare il tempo del check-in dedicando maggiori attenzioni ai tuoi ospiti
Potrai fare tutto ciò grazie ad un’unica applicazione sempre aggiornata ed alla quale potrai fare accedere anche i tuoi collaboratori – così da poter delegare determinate attività sulla base delle tue esigenze e necessità operative.
Non solo mobile
Welcomeasy è una soluzione completa, adatta a tutti i livelli di ospitalità, ma anche pensata per chi deve gestire un gran numero di strutture e check-in.
Inoltre, per rendere più agevole la tua attività il tutto è stato integrato con una fondamentale componente mobile.
L’applicazione Welcomeasy è infatti lo strumento attraverso il quale chi si occupa di eseguire il check-in può acquisire i dati e inviarli in modo del tutto automatico all’autorità competente. Inoltre, è anche lo strumento che permette all’agenzia di rimanere in contatto con i suoi collaboratori, ricevendo aggiornamenti sulle varie proprietà e sullo stato dei check-in.
Grazie al pannello di controllo, accessibile da desktop con 4 livelli di interazione disponibili, l’intera attività di check-in e comunicazione dei dati può essere costantemente monitorata e gestita – sia in azienda che al di fuori dell’azienda.
É possibile, infatti, creare diversi ruoli di accesso al pannello di controllo per far si che i tuoi collaboratori, nella tua sede e anche fuori sede, possano verificare sempre il flusso del tuo lavoro.
Prezzi
Seleziona
- Numero di strutture
- Numero di check-in
- Numero di collaboratori
- Numero di ospiti per check-in
- Accesso ad App e Dashboard
- Gestione ricevute portale alloggiati
- Accesso con più account al portale alloggiati 1
- Selezione tipologia di utente
- Validità offerta
STARTER PACK
- 1
- 5 mensili
- illimitato
- illimitato
- fino al 31/03/2020
A CONSUMO
- illimitato
- 25 a pacchetto
- illimitato
- illimitato
- fino al 31/03/2020
ABBONAMENTO 2
- illimitato
- illimitato
- illimitato
- illimitato
- fino al 31/03/2020
1 Aggiungi tutti gli account alloggiati che vuoi, grazie al sistema automatico di importazione dei certificati non dovrai più preoccuparti di accedere al portale
2 Nessun vincolo, disdici l’abbonamento mensile quando vuoi, le funzionalità di invio saranno limitate e non potrai più inviare i check-in; ma potrai sempre accedere allo storico dei check-in e alle ricevute.
Prova GRATUITAMENTE Welcomeasy per 30 giorni.
Senza impegno e senza inserire i dati della carta di credito.
Nel dettaglio
Alcune delle caratteristiche principali dell’applicazione
Controllo totale
Controlla lo stato di ciascun check-in in qualsiasi momento: quando sono stati creati – da chi – se sono stati completati correttamente ed inviati al Portale Alloggiati – se sono ancora in stand-by.
Compliance
Invia i dati secondo le specifiche e le modalità ufficiali richieste dal portale Alloggiati senza dover accedere direttamente al portale, ma tramite un unico pannello di controllo.
Editing
Concludi manualmente il check-in, segnala ad un tuo collega se qualcosa ti ha impedito di completare un’operazione, aggiungi o modifica un check-in in qualsiasi momento, metti in stand-by l’invio dei dati e inviali successivamente. Il sistema è molto flessibile, e si adegua alle tue esigenze.
Stand-by
Aggiungi ospiti inattesi o modifica i dati precedentemente inseriti, invia un check-in parziale temporaneamente al server così che un tuo collega possa riprenderlo successivamente e completarlo, da qualsiasi dispositivo collegato a Welcomeasy.
A prova di GDPR
Gestisci i dati e la privacy dei tuoi ospiti in maniera sicura grazie ad un sistema appositamente studiato per rispettare la normativa Privacy e quanto previsto dal GDPR.
User friendly
Grazie al design semplice ed intuitivo di Welcomeasy utlizzarla ti sembrerà la cosa più naturale del mondo.
Gerarchie
Seleziona e definisci per ciascuna proprietà quale ospite è il capogruppo, capofamiglia, e così via.
Ruoli e privilegi
Seleziona il livello di interazione, la possibilità di modifica dei dati ed il controllo sul lavoro degli altri che ciascuno dei tuoi colleghi o collaboratori potrà avere sui check-in di ogni singola struttura.
Archivio
Controlla lo storico dei check-in chiusi e scarica le ricevute del portale Alloggiati direttamente da un unico strumento. Non ti preoccupare per la conservazione dei documenti lo facciamo noi per te, per tutto il tempo necessario (legalmente è 5 anni).
Frequently Asked Questions
Quali sono i tipi di abbonamento disponibili?
Welcomeasy è gratuita per 30 giorni, qualsiasi piano tu voglia scegliere.
Sono a tua disposizione sia abbonamenti mensili sia sistemi a consumo basati sull’acquisto di carnet.
A seconda delle tue esigenze, sia che tu sia un privato che un’agenzia o un hotel, Welcomeasy mette a tua disposizioni piani mensili basati su sconti progressivi secondo il numero di stanze o strutture che possiedi. Infatti, maggiore sarà il numero di strutture che inserisci minore sarà il prezzo della singola struttura che andrai ad acquistare.
Se sei un privato ed hai un solo appartamento avrai la possibilità di usufruire dell’App in modo totalmente gratuito con un limite di cinque check-in mensili.
Inoltre, tramite il tuo piano gratuito, avrai la possibilità di espandere i cinque check-in mensili associandoli ad uno dei nostri carnet in tutta libertà e tranquillità, ogni mese ti saranno sempre e comunque garantiti cinque check-in gratuiti oltre a quelli da te acquistati separatamente.
Quali sono i metodi di pagamento accettati?
Usufruiamo del più famoso sistema di pagamento elettronico sul mercato, ed anche il più sicuro, ovvero PayPal. Quindi accettiamo tutti i circuiti delle principali carte di credito.
Quali sono le tariffe dei piani?
I piani tariffari variano a seconda del numero di strutture che si inseriscono, diminuendo la base di partenza per singolo appartamento che è di 3€ al mese. Viene applicato un decremento di prezzo a seconda del numero di case che inserisci. Valuta anche tu il piano più adatto a te cliccando qui.
I piani a carnet, che ti permettono di inserire un numero illimitato di strutture, variano anch’essi a seconda della quantità che si acquista.
L'invio al Portale Alloggiati dev'essere fatto separatamente?
No, il nostro software invia automaticamente i tuoi check-in al portale alloggiati in tutta sicurezza e rispettando i termini legali di trasmissione sicura che sono indicati dal portale stesso.
Come faccio a collegarmi al Portale Alloggiati tramite Welcomeasy?
Inserendo i dati del portale alloggiati nella voce “profili” del tuo pannello di controllo il nostro software acquisirà il certificato e le strutture ad esso connesse in maniera semplice e automatica.
Non ci sono limiti, potrai inserire e gestire tutti gli accessi al Portale Alloggiati in un unico account Welcomeasy, che siano di una singola proprietà o che al suo interno siano presenti più appartamenti.
Come faccio ad acquisire i documenti di identità dei miei ospiti?
Welcomeasy ti mette a disposizione tre metodologie di acquisizione degli ospiti:
– tramite la scansione del codice MRZ, presente su tutti i passaporti e le carte di identità digitali puoi acquisire i dati che ti servono per compilare le “schedine” del portale alloggiati in autonomia tramite la fotocamera del tuo telefono.
– manualmente, in qualsiasi posto ti trovi, puoi compliare i campi necessari alla registrazione del tuo ospite direttamente dal tuo cellulare.
– tramite fotografia, scatta una foto ai documenti dei tuoi ospiti, il nostro software elaborerá il testo contenuto all’interno del documento, riportandolo nel pannello di controllo in maniera digitale facilitandoti l’inserimento e dandoti la possibilità di gestire il check-in in un secondo momento.
Sono un’agenzia e non un privato, posso usare la vostra applicazione?
Si, tramite il pannello di registrazione ti sarà data la possibilità di scegliere la registrazione o come privato o come professionista/agenzia/società.
C’è un numero massimo di check-in che posso gestire?
Se scegli il piano gratuito ed hai una sola casa il massimo numero di check-in è limitato a cinque al mese.
I piani in abbonamento mensile non hanno alcun limite di check-in.
I piani a carnet danno un numero massimo di check-in basato sul quantitativo di check-in acquistati.
Su quali device posso installare questa applicazione?
Welcomeasy funziona sia su dispisitivi Apple (iOS) che su dispositivi Android.
Il numero di check-in è limitato? E quello degli ospiti?
Per ogni check-in puoi selezionare un numero illimitato di ospiti, i piani in abbonamento ti daranno la possibilità di avere check-in illimitati.
I piani a consumo, come quello a carnet, permetto un numero illimitato di strutture ma un numero limitato di check-in.
In caso di mancata connessione, come mi devo comportare?
Nessun problema, Welcomeasy permette di creare comunque il check-in anche quando non hai connessione alla rete internet, infatti tutte le sue funzioni come la scansione, la selezione delle località e le registrazione di tutti i tuoi ospiti è disponibile offline.
Quando avrai nuovamente la rete Internet potrai inviare tutti i check-in precedentemente acquisiti.
Cosa succede se mi manca uno dei dati necessari per la registrazione dell’ospite?
Grazie a Welcomeasy puoi inviare un check-in in modalità temporanea, in tal modo il check-in rimarrà presente sul proprio dispositivo e su quello dei tuo colleghi, nonchè sul portale Web, potendo essere completato e inviato in un secondo momento.
Posso avere un quadro completo della mia attività?
Certamente, oltre allo storico dei check-in potrai verificare l’ora, la data, la struttura e chi ha creato il check-in, sia da mobile che da portale Web. Oltre a questo raccogliamo per te tutte le ricevute, suddividendole per singolo account del Portale Alloggiati.
Posso aggiungere i miei dipendenti?
Si, è possibile aggiungere un numero illimitato di dipendenti al tuo account, questi avranno la possibilità di visualizzare tutte le strutture caricate all’interno del portale Welcomeasy e poter gestire i check-in in autonomia.
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