Comunicato stampa
Annuncio collaborazione tra
Welcomeasy e Property Managers Italia
Recentemente Welcomeasy e Property Managers Italia (di seguito, per brevità, PMI) hanno stretto un accordo di collaborazione.
Entrambe le società operano nel settore turistico e uno dei punti focali di ambedue le realtà è quello di far risparmiare ai propri clienti o iscritti una notevole quantità di tempo oltre a ridurre drasticamente il carico burocratico che troppo spesso soffoca le imprese che operano nel settore dell’accoglienza.
Per tale ragione, la partnership strategica tra queste due società, era una sorta di “passaggio obbligatorio” vista la reciproca dichiarazione di intenti.
Cos’è Property Managers Italia
PMI è un’associazione che si rivolge ai professionisti dell’Ospitalità Alternativa, Residenziale ed Extra-ricettiva ed è nata con lo scopo di sviluppare l’ospitalità residenziale mettendo assieme tutti i professionisti del settore.
Attraverso la sua attività, PMI si propone di offrire ai propri associati supporto per quanto riguarda principalmente:
- Crescita e sviluppo del giro di affari
- Comunicazione di tutte le agevolazioni presenti e promosse dagli Enti Locali e Nazionali
- Rappresentanza politica sostenendo il turismo residenziale e promuovendo equità fra tutte le realtà ricettive
- Offerta di convenzioni stipulate dai vari associati e messe a disposizione dell’intero network
- Offerta formativa tramite la possibilità di disporre di video corsi formativi
Domande e risposte
Di seguito viene riportata una serie di domande che PMI ha voluto porre a Paolo Zennaro – AD di Welcomeasy – in modo da poter presentare ai suoi associati la nostra startup tecnologica innovativa.
PMI: Che problema risolve Welcomeasy?
Paolo Zennaro: Welcomeasy nasce dalla necessità di uno dei soci fondatori che, dovendo gestire ben 45 appartamenti con uno staff molto ridotto, si è reso conto della oggettiva difficoltà e dell’indotta perdita di tempo legate al check-in, in particolare per ciò che riguarda la raccolta dei dati degli ospiti ed il successivo inoltro alle Autorità competenti.
Pertanto Welcomeasy si propone come soluzione ottimale e definitiva per abbattere la burocrazia connessa alla registrazione degli ospiti nella fase di check-in (procedura questa che sappiamo essere obbligatoria per tutte le strutture ricettive) in modo tale da permettere all’operatore di concentrarsi sulla parte più importante e fondamentale ossia l’accoglienza vera e propria dell’ospite.
PMI: Che cos’è in pratica Welcomeasy?
Paolo Zennaro: È un servizio che permette di digitalizzare tutto il processo di acquisizione dei dati, consentendo all’host di inviare tali dati direttamente alla Questura in pochi semplici click ma soprattutto senza più doversi collegare ogni volta al sito del Portale Alloggiati.
Quello che abbiamo riscontrato – in termini di risparmio di tempo derivante dall’utilizzo del nostro servizio – è che un check-in può essere completato in meno di 48 secondi e questo ovviamente include anche l’invio vero e proprio dei dati alla Questura.
PMI: Come funziona questo sistema?
Paolo Zennaro: Welcomeasy si divide sostanzialmente in 2 parti:
- La prima è l’applicazione mobile che è compatibile sia ios – quindi Apple – sia con Android (rendendola quindi compatibile con tutti i cellulari). L’applicazione permette materialmente l’acquisizione dei dati dell’ospite durante la procedura di check-in.
- La seconda invece è costituita da un pannello di controllo accessibile online da qualsiasi computer o portatile in cui confluiscono le informazioni acquisite con il cellulare e dove questi dati possono essere gestiti in modo semplice e veloce.
Abbiamo realizzato 3 diverse modalità per l’acquisizione dei dati dell’ospite; queste sono:
Modalità 1 .- La modalità più utilizzata e più veloce consiste nella scansione del codice MRZ presente su tutti i documenti d’identità digitali (come passaporti o carte d’identità elettroniche europee). Qui, tramite la fotocamera del cellulare, l’applicazione scansiona e cattura i dati dal documento compilando automaticamente la schedina alloggiati per poi inviarla direttamente alla Questura.
Siccome sappiamo che non tutti i documenti d’identità posseggono questo codice MRZ, abbiamo studiato altri 2 sistemi di acquisizione dei dati, ossia una “manuale” ed una “fotografica”
Modalità 2 .- La modalità di compilazione manuale permetterà all’utente di digitare i dati dell’ospite (così da poterli digitalizzare e rimpiazzare le schedine cartacee che spesso e volentieri vengono adoperate oggi – soprattutto dalle agenzie che devono gestire più appartamenti e che hanno una rete di operatori che fisicamente accolgono gli ospiti) e di inviarli, come nel caso precedente, al portale Alloggiati.
Modalità 3 .- La modalità fotografica invece prevede di scattare una foto al documento con il cellulare e questa viene inviata al nostro sistema che elaborerà i dati in modo poi da permettere all’utente di estrapolarli e copiarli negli appositi spazi, compilando così il modulo che verrà poi inviato al Portale Alloggiati.
PMI: Come faccio a sapere se ho compiuto correttamente i vari passaggi?
Paolo Zennaro: Innanzitutto, una volta completata la scansione, potrò fare una veloce verifica visiva che tutti i dati estrapolati dal sistema siano effettivamente corretti.
Qualora vi siano dei dati mancanti, il sistema ci avviserà che la raccolta delle informazioni non è stata completata e ci mostrerà quali sono i campi da completare.
PMI: Hai parlato di acquisizione dei dati tramite foto ma se scatto una foto con il cellulare, allora non sono a norma con la GDPR; è così?
Paolo Zennaro: Tutt’altro. Per noi il rispetto della normativa GDPR e della privacy è sempre stata una delle principali prerogative e questo perché sappiamo che è un aspetto molto importante per i nostri clienti.
Innanzitutto tutti i dati vengono trasferiti tramite un protocollo https e quindi vengono criptati così da essere illeggibili a terze parti al di fuori del nostro sistema.
Nel caso in cui i dati vengano catturati tramite la modalità di acquisizione fotografica, la fotografia verrà automaticamente eliminata dai server una volta completato il check-in.
Infine, tutti i nostri dati vengono trasmessi e conservati (ovviamente solo quelli che per legge si devono mantenere) su server installati all’interno dell’Unione Europea.
PMI: Funziona solo su cellulare?
Paolo Zennaro: Assolutamente no; l’applicazione può essere scaricata, oltre che su tutti gli smartphone, anche su qualsiasi tipo di tablet (sia Android che Ios) e, ovviamente, la parte del pannello di controllo – che permette un costante monitoraggio e modifica di tutti quanti i check-in – rimane accessibile da qualsiasi computer o laptop.
PMI: L’App funziona solo in presenza di una connessione ad internet?
Paolo Zennaro: Avevamo ben presente questo tipo di problematica e proprio per tale ragione abbiamo reso possibile l’acquisizione dei dati anche offline.
Pertanto, qualora al momento del check-in non sia disponibile una connessione ad internet, l’App tratterrà i dati fintanto che non tornerà online. Una volta che la connessione ad internet sarà nuovamente disponibile, l’applicazione invierà i dati al nostro sistema (il pannello di controllo) che poi si occuperà di spedirli alla Polizia di Stato.
PMI: Mettiamo caso che manchino dei dati o che un ospite non sia presente all’atto del check-in… come mi devo comportare?
Paolo Zennaro: Per ovviare anche a questa problematica molto nota a chi si occupa di eseguire i check-in, abbiamo pensato a 2 differenti modalità di invio dei dati al nostro sistema: una modalità “completa” ed una “temporanea”.
Nel caso in cui inviamo un check-in in modalità completa, diciamo al sistema che abbiamo acquisito tutti i dati di tutti gli ospiti e quindi Welcomeasy invierà automaticamente dopo un’ora (così da permettere eventuali modifiche) le informazioni necessarie al Portale Alloggiati.
Nel caso invece di un check-in temporaneo, io posso acquisire i dati degli ospiti presenti, inviarli al sistema di Welcomeasy in modalità temporanea per completarlo successivamente. Nel momento in cui sia poi possibile recuperare le informazioni mancanti, sia io o uno dei miei collaboratori potremo prendere in consegna il check-in e completarlo inviando i dati alla Questura.
PMI: Che fine fanno le schedine che vengono generate dal Portale Alloggiati e che devo obbligatoriamente conservare?
Paolo Zennaro: Il nostro sistema si occuperà di scaricare automaticamente le schedine dal Portale Alloggiati e le conserverà al sicuro nei nostri server per tutto il periodo di tempo previsto dalla legge (ossia 5 anni) superando ampiamente quello che invece è il limite di tempo consentito dal sistema del Portale Alloggiati che ti impone di scaricarle entro 30 giorni dalla loro creazione.
Le schedine saranno poi consultabili e scaricabili in qualsiasi momento direttamente dalla nostra piattaforma e questo anhe nel caso in cui un nostro cliente non decida di rinnovare l’abbonamento con Welcomeasy.
In questo modo abbiamo reso accessibili tutti i dati che obbligatoriamente devono essere conservati a norma di legge e che, se non vengono resi disponibili alle Autorità – qualora vengano richiesti – porterebbero a delle conseguenze penali.
PMI: A chi vi rivolgete? Chi è il vostro cliente ideale?
Paolo Zennaro: Sebbene sia un sistema che può essere utilizzato da tutte le tipologie di strutture ricettive (Hotel, B&B, campeggi, ecc…) Welcomeasy nasce proprio per aiutare e liberare dalla burocrazia delle realtà come quelle dei privati che affittano una o più abitazioni oltre alle agenzie che si ritrovano a gestire svariati immobili con la formula degli affitti brevi.
In particolare, proprio per chi, come le agenzie, si avvale della collaborazione di varie figure (anche esterne all’organico vero e proprio), Welcomeasy permette all’utente registrato di inserire un numero illimitato di collaboratori così che possano utilizzare l’applicazione e centralizzare la gestione e l’invio dei dati relativi ai check-in.
Questa funzionalità permetterà quindi al proprietario dell’agenzia di tenere monitorate tutte quante le attività relative ai check-in in quanto potrà vedere “chi ha fatto cosa e quando lo ha fatto”.
PMI: Avete in programma degli aggiornamenti o sviluppi futuri?
Paolo Zennaro: Assolutamente sì.
Abbiamo già completato la programmazione ed attualmente siamo nella fase di beta testing per quanto riguarda due fondamentali implementazioni che permetteranno di completare anche tutti gli adempimenti relativi a Tassa di soggiorno ed ISTAT.
Si potrà quindi programmare la Tassa di soggiorno – a seconda di ogni singola locazione e del relativo comune – così come si potrà programmare anche l’acquisizione dei dati ISTAT.
Pertanto anche questi due importanti adempimenti obbligatori ai termini di legge potranno essere automatizzati e velocizzati grazie ad un unico sistema che permetterà di inviare tutte le informazioni necessari in pochi click ed in una manciata di secondi.
Infine ci tengo a precisare che queste implementazioni non comporteranno un aumento dei costi – cosa che riteniamo farà molto piacere ai nostri già abbonati.
Se vuoi migliorare la gestione dei check-in dei tuoi ospiti e vuoi risparmiare tempo e risorse dicendo per sempre addio alla molesta burocrazia, allora Welcomeasy è la soluzione perfetta per te!
Visita ora questa pagina per scoprire come Welcomeasy potrà semplificarti la vita e lasciarti più tempo da dedicare alle cose davvero importanti della tua vita lavorativa.
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