Passo dopo passo: il tuo primo check-in con Welcomeasy

Welcomeasy, guida delle principali funzionalità

Registrazione e Configurazione

Il primo passo per utilizzare Welcomeasy è la registrazione sulla piattaforma online. Una volta registrato, accedi alla Dashboard con le tue credenziali (email e password).

Qui potrai vedere il riepilogo delle tue attività, lo stato della tua licenza e completare il tuo profilo con le informazioni di fatturazione.

La Dashboard

Una volta entrati nel sistema, la Dashboard si presenta come il tuo centro di controllo personale, da cui puoi avere una visione completa delle tue attività. La progettazione intuitiva fa sì che le informazioni importanti siano sempre a portata di mano, facilitando la gestione quotidiana della tua struttura e rendendo ogni operazione un vero gioco da ragazzi.

Impostazioni Azienda

All’inizio, le impostazioni aziendali saranno disabilitate. Puoi personalizzarle per permettere ai collaboratori di utilizzare il sistema di check-in online, modificare l’intervallo di invio dei check-in, nascondere i check-in tra collaboratori, attivare la verifica manuale dei check-in e molto altro.

Collegare il Portale Alloggiati

Per iniziare a sfruttare al meglio tutte le potenzialità offerte da Welcomeasy, il processo iniziale richiede una serie di passaggi chiave che ti guideranno verso una gestione ottimale della tua struttura ricettiva.

Dopo aver completato la registrazione, il primo passo è visitare il sito del Portale Alloggiati Web, dove dovrai generare la tua WSKEY, nota anche come Chiave Web Service.

Questo è un elemento fondamentale per garantire una comunicazione sicura e fluida tra il sistema di Welcomeasy e il Portale Alloggiati.

Successivamente, dovrai accedere al pannello di controllo di Welcomeasy, che puoi trovare all’indirizzo Panel.welcomeasy.app.

Qui, ti verrà presentata una interfaccia intuitiva che ti guiderà attraverso i vari passaggi.

Cerca nel menù situato sulla sinistra la voce “Profili Portale Alloggiati” e procedi cliccando sul pulsante “Crea Nuovo“.

Questo ti porterà a una schermata dove ti sarà richiesto di inserire alcuni dettagli importanti.

In questa fase, dovrai compilare i campi con il Nome Utente e la Password che utilizzi per accedere al Portale Alloggiati, insieme alla WSKEY che hai generato in precedenza.

È anche consigliabile aggiungere una descrizione che ti aiuti a identificare facilmente il profilo all’interno del sistema.

Questo passaggio è particolarmente utile se gestisci più strutture o se hai necessità di organizzare diversi profili per ragioni operative.

Una volta inserite tutte le informazioni richieste, l’ultimo passo è semplicemente cliccare sul pulsante “Salva”.

Questa azione confermerà e salverà le tue impostazioni, permettendoti di procedere con la gestione della tua struttura attraverso Welcomeasy.

Questo processo, sebbene possa sembrare tecnico, è reso semplice e intuitivo dalla piattaforma, guidandoti passo dopo passo verso la completa configurazione del sistema.

Una volta completati questi passaggi, sarai pronto per esplorare tutte le funzionalità avanzate che Welcomeasy ha da offrire, migliorando così la gestione della tua struttura ricettiva e l’esperienza dei tuoi ospiti.

Configurare il profilo ISTAT

Le strutture alberghiere e ricettive sono tenute a effettuare la segnalazione delle presenze turistiche all’ISTAT, un obbligo che si somma all’invio dei dati personali degli ospiti attraverso il Portale Alloggiati.

Il processo di trasmissione dei dati all’ISTAT può variare in base alla regione o alla località in cui si trova l’alloggio.

Pertanto, è consigliabile contattare l’Ufficio per il turismo del Comune o della Provincia di riferimento per ottenere tutte le informazioni necessarie.

Welcomeasy semplifica notevolmente questa procedura, consentendo di inviare in modo rapido e intuitivo le informazioni richieste dall’ISTAT direttamente dall’applicazione, indipendentemente dalla posizione geografica dell’alloggio.

Durante il processo di check-in, l’applicazione raccoglie automaticamente i dati essenziali per l’ISTAT, ai quali si aggiungeranno eventuali ulteriori informazioni necessarie per fini statistici.

Per iniziare, accedi alla dashboard di Welcomeasy e naviga attraverso il menù posizionato sul lato sinistro fino a trovare l’opzione dedicata all’ISTAT.

Scegli “Elenco Profili” e poi “Crea nuovo” per procedere.

In questa sezione, ti sarà richiesto di inserire le credenziali fornite dall’Osservatorio Turistico, ovvero il tuo nome utente e la password, di assegnare un nome distintivo al profilo che stai creando e di selezionare il portale ISTAT appropriato dal menù a discesa.

Nel passaggio successivo dovrai associare le strutture al profilo appena creato, dopodiché dovrai inserire il codice ISTAT per ciascuna struttura selezionata.

Nel caso in cui, durante la configurazione del profilo Portale Alloggiati si salti la compilazione del campo codice ISTAT, si può provvedere alla compilazione delle informazioni mancanti in qualsiasi momento accedendo al profilo.

Per completare il setup, clicca su “Salva” e, per confermare l’operazione, premi “OK” nella finestra di conferma che apparirà successivamente.

Questo processo facilita la gestione delle comunicazioni obbligatorie, permettendo di risparmiare tempo prezioso e di ridurre la complessità burocratica.

Configurare la Tassa di Soggiorno

Il calcolo della tassa di soggiorno viene effettuato basandosi sulla tariffa stabilita dal comune, moltiplicata per il numero di ospiti e per il numero di notti di permanenza.

Questo importo, tuttavia, può variare significativamente da una località all’altra.

Grazie a Welcomeasy, la gestione di questa tassa diventa automatica una volta impostate le specifiche normative del tuo comune, comprese eventuali regole su esenzioni o riduzioni.

Successivamente, avrai la possibilità di raccogliere facilmente i dati sulle presenze, compresi dettagli su persone esentate o beneficiarie di sconti, per trasmetterli senza difficoltà all’ente comunale competente.

Nella piattaforma Welcomeasy, è possibile personalizzare la gestione della tassa di soggiorno secondo le esigenze specifiche della tua struttura, configurando un numero illimitato di profili di calcolo.

Questa opzione ti garantisce un calcolo preciso e automatizzato della tassa da applicare al momento del check-in, oltre a permetterti di generare report dettagliati per un controllo accurato delle entrate.

Impostare la tassa di soggiorno su Welcomeasy è un processo guidato, che inizia con l’assegnazione di un nome a tua scelta per la tassa e la selezione dello stato, abilitato o disabilitato, a seconda delle tue esigenze.

Salvando queste impostazioni, confermi la configurazione.

Per chi gestisce una tassa di soggiorno con tariffe fisse durante l’anno, senza variazioni stagionali, è possibile selezionare il periodo corrispondente alla propria situazione tramite un semplice menù a tendina.

Una volta completate queste operazioni, basta salvare nuovamente per assicurarsi che le informazioni siano aggiornate e attive nel sistema.

Questo processo non solo semplifica la gestione fiscale legata ai soggiorni ma rende anche più agevole il rispetto delle normative locali.

Scaricare e installare l’App Welcomeasy

Dopo aver completato la registrazione, potrai accedere all’App inserendo le credenziali di accesso che hai scelto, ovvero il tuo nome utente e la password.

Per installare l’applicazione Welcomeasy sul tuo dispositivo, avvia il Play Store per Android o l’App Store IOS, cerca l’app Welcomeasy e procedi con l’installazione, assicurandoti di concedere le autorizzazioni necessarie per il suo funzionamento.

Per utilizzare tutte le funzionalità offerte dall’applicazione, è indispensabile che il tuo smartphone sia connesso a Internet.

Come creare un nuovo check-in

Accedi all’App di Welcomeasy, fai tap sul pulsante “Nuovo check-in” (oppure “Crea” se stai utilizzando un dispositivo iOS), accederai alla sezione in cui dovrai selezionare la struttura, impostare la data di arrivo e quella di partenza e il numero di ospiti cliccando sui simboli “+” e “-” per aumentare o diminuire la quantità.

È importante ricordare che per poter scegliere la struttura, il tuo account Welcomeasy deve essere già collegato al Portale Alloggiati.

Dopo aver compilato tutti i campi necessari, procedi cliccando su “AVANTI” (oppure, se stai utilizzando un dispositivo iOS, “PROCEDI”).

Per aggiungere un ospite al check-in, utilizza il bottone “AGGIUNGI OSPITE+“.

Se necessiti di apportare modifiche alle informazioni già inserite, puoi farlo selezionando l’opzione di modifica, anche in un secondo momento.

A questo punto, avrai la possibilità di scegliere uno dei tre metodi disponibili per l’inserimento dei dati dell’ospite basandoti sul suo documento d’identità.

Acquisizione dati ospite: facilità al primo posto

L’acquisizione dei dati degli ospiti sono state semplificate al massimo.

Che tu scelga la scansione, l’inserimento manuale o tramite foto, Welcomeasy rende ogni passaggio un’esperienza fluida.

Welcomeasy offre, dunque, tre opzioni per inserire i dati dei documenti dei tuoi ospiti, rendendo il processo flessibile in base alle tue esigenze.

La scansione è l’opzione consigliata per la sua rapidità: utilizzando l’App di Welcomeasy, puoi facilmente scansionare qualsiasi documento dotato di codice MRZ, un sistema efficace per velocizzare l’inserimento dei dati.

Se il documento non dispone di un codice MRZ, come nel caso di una carta d’identità cartacea, puoi optare per la modalità Foto.

Questa opzione ti consente di scattare una foto al documento direttamente con il tuo smartphone o di selezionarne una già presente nella tua galleria.

È importante notare che i dati acquisiti attraverso la fotografia necessitano di una verifica e di eventuali integrazioni successive attraverso il pannello di controllo di Welcomeasy.

Per chi preferisce o necessita di un metodo più tradizionale, la modalità Manuale permette di inserire i dati dell’ospite manualmente, compilando i campi richiesti uno ad uno.

Sia la modalità Manuale che quella di Scansione (MRZ) offrono il vantaggio di poter completare il check-in direttamente dall’applicazione senza passaggi aggiuntivi, facilitando ulteriormente il processo di accoglienza dei tuoi ospiti.

Invio dei check-in

La procedura di invio del check-in può variare in base alle specifiche esigenze.

Toccando l’opzione designata, hai la possibilità di trasmettere i dati del check-in direttamente al server di Welcomeasy; una volta fatto ciò, potrai accedere al pannello web di Welcomeasy per effettuare eventuali correzioni al check-in entro un’ora dalla sua registrazione.

Dopo aver completato l’inserimento di tutti i dati necessari, questi verranno automaticamente inviati al Portale Alloggiati.

Esiste anche l’opzione di salvare temporaneamente il check-in all’interno dell’applicazione, per decidere di inviarlo in un secondo momento al server di Welcomeasy.

Selezionando l’opzione, puoi conservare il check-in nell’App senza che questo venga immediatamente condiviso con il pannello di Welcomeasy o il Portale Alloggiati.

Questa modalità garantisce che il check-in rimanga privato e accessibile solo a te, non essendo visibile agli altri collaboratori nemmeno attraverso il pannello web di Welcomeasy.

Potrai ritrovare il check-in salvato nella schermata principale dell’App, nella sezione dei check-in aperti, e inviarlo al server quando lo riterrai opportuno.

Check-in chiusi

Nella schermata dedicata, è possibile visualizzare i check-in che sono stati trasmessi al Portale Alloggiati e che, di conseguenza, non possono più essere modificati, insieme a quelli che sono stati conclusi ma non ancora inviati.

Viene mostrato il nome della struttura abitativa, segnalando se il check-in è completo e pronto per l’invio.

Inoltre, è indicato l’indirizzo della struttura, le date di arrivo e partenza degli ospiti, e il nome della persona che ha effettuato il check-in.

Un’icona specifica segnala quando un check-in è stato effettivamente inviato al Portale Alloggiati.

Per esaminare i dettagli di ciascun check-in è sufficiente tappare la card del check-in.

Tutti i check-in

Nella schermata “Tutti i check-in”, della piattaforma web di Welcomeasy, hai la possibilità di tenere sotto controllo l’intero elenco dei tuoi check-in, inclusi quelli nuovi, già conclusi e spediti, così come quelli che presentano errori, sono incompleti o solo parzialmente completati.

Avrai modo di apportare eventuali correzioni o finire di compilare i check-in che richiedono modifiche prima della loro trasmissione al Portale Alloggiati.

Qualora un check-in si presenti come Parziale, Incompleto o con Errori, potrai accedere ai dettagli per ultimare l’inserimento dei dati mancanti o correggere eventuali discrepanze, accedendo alla sezione appropriata.

Le colonne visualizzate possono essere riordinate cliccando sul titolo di ciascuna, facilitando così l’organizzazione e la visualizzazione delle informazioni secondo le tue preferenze.

La navigazione tra le diverse pagine è resa semplice dalla presenza di indicatori posizionati nella parte inferiore destra dello schermo, che permettono di passare da una pagina all’altra con facilità.

La funzionalità di ricerca consente di filtrare i risultati all’interno dell’elenco dei check-in, permettendoti di trovare specifiche voci non solo tra quelle attualmente mostrate a schermo ma all’interno dell’intero database di check-in.

Check-in online

Attraverso il check-in online, i tuoi ospiti avranno la possibilità di registrarsi alla tua struttura prima di arrivare, utilizzando il loro smartphone o computer.

Il processo con Welcomeasy si svolge in maniera semplice.

Dovrai innanzitutto creare un nuovo check-in inserendo le informazioni relative alla prenotazione come la struttura, le date di check-in e check-out e il numero degli ospiti.

Successivamente, il sistema genera un link che potrai condividere con l’ospite tramite WhatsApp o tramite email, semplicemente copiandolo e incollandolo.

L’ospite, a sua volta, compila un modulo online, inserendo i propri dati personali e quelli degli eventuali altri ospiti.

Inoltre, l’ospite principale ha sempre la possibilità di condividere il check-in con i membri del gruppo al fine della compilazione.

Questo modulo è accessibile da computer, telefono o tablet e disponibile in due lingue.

I dati forniti dagli ospiti ti verranno restituiti e, il giorno dell’arrivo, il check-in sarà automaticamente trasmesso al Portale Alloggiati.

Potrai alternativamente servirti dell’impostazione di verifica manuale del check-in, per controllare accuratamente i dati e, solo a seguito della convalida del check-in, inviarli alle autorità competenti.

Accedi quindi al pannello di Welcomeasy e seleziona l’opzione “Check-In Online” dal menù, quindi scegli “Crea Check-In Online” dal menù a tendina.

Nella schermata successiva, compila i campi richiesti per il check-in online.

Avrai anche la possibilità di aggiungere note personali, visibili solo a te, relative al check-in online.

Dopo aver salvato, ti apparirà un pop-up per confermare i dati inseriti; clicca su Ok per procedere.

Si aprirà una schermata di conferma che indica il completamento del check-in online.

Per esaminare i dettagli del check-in appena creato, puoi cliccare sul pulsante “Visualizza dettagli Check-in“, dove avrai anche l’opportunità di apportare modifiche se necessario.

Per condividere il link del check-in online con l’ospite, puoi copiarlo cliccando sul pulsante “Copia link” e inviarlo nella maniera che preferisci, o utilizzare il pulsante “Condividi” per inviarlo direttamente tramite WhatsApp.

Queste operazioni possono essere eseguite anche successivamente, accedendo ai dettagli del check-in online, dove troverai tutte le informazioni necessarie.

Domotica, come creare un profilo Serratura

Con Welcomeasy, l’automazione dell’accesso alla tua struttura diventa semplice e intuitiva, a patto di disporre di serrature elettroniche compatibili e opportunamente installate.

Navigando alla sezione Dispositivi e selezionando l’opzione per creare un nuovo dispositivo, inizierai la configurazione del profilo per le tue serrature elettroniche.

Dopo aver inserito le informazioni necessarie e salvato, avrai la possibilità di attivare o meno il profilo tramite un apposito pulsante; una serratura non attivata rimarrà invisibile e non gestibile tramite Welcomeasy.

Una volta completata la creazione del profilo, riceverai una conferma e, per attivarlo, dovrai inviare una specifica richiesta via email.

Il profilo delle tue serrature sarà poi elencato nella sezione Domotica, pronto per essere sincronizzato e definitivamente impostato collegando le serrature desiderate.

Questo passaggio si completa con la selezione del pulsante per finire la configurazione o modificare il profilo già creato.

Nella sezione Serrature, avrai una visione delle serrature già sincronizzate con Welcomeasy, dove potrai facilmente assegnare ogni dispositivo a una specifica struttura o stanza, semplicemente selezionandola dall’elenco proposto e confermando con un salvataggio.

Questo processo può essere ripetuto per associare ulteriori strutture a una stessa serratura.

Tutte le modifiche e le associazioni saranno visibili nella sezione Dispositivi, dove potrai consultare e gestire i profili delle serrature collegate.

Inoltre, accedendo alla sezione Proprietà e selezionando una specifica struttura, potrai vedere e modificare i profili delle serrature direttamente dal dettaglio della struttura, sotto la tabella dei Profili dispositivi collegati.

Interfaccia di accesso remoto per l’ospite

Dopo aver completato il processo di check-in online, l’ospite avrà accesso all’area dedicata alle serrature digitali.

Questa sezione visualizzerà gli apparati controllabili, permettendo di interagire tramite i comandi Apri e Chiudi.

Nel caso sia richiesto un codice PIN per l’attivazione tramite la tastiera digitale, questo sarà indicato vicino alla specifica serratura su cui intervenire.

Le informazioni disponibili per l’ospite includeranno lo stato di connessione della serratura, il livello di carica della batteria, se la serratura è attualmente aperta o chiusa e il periodo di tempo in cui sarà possibile effettuare operazioni sulla serratura.

Collegamento di Welcomeasy ai PMS

Attraverso l’integrazione con i sistemi di gestione alberghiera (PMS) e i Channel Manager più diffusi, Welcomeasy semplifica la gestione delle prenotazioni dei tuoi ospiti.

Con questa piattaforma, l’unico tuo compito sarà quello di occuparti del check-in degli ospiti, scegliendo il metodo che preferisci.

Per collegare il tuo sistema PMS a Welcomeasy, dovrai navigare alla sezione PMS e premere su “Crea Nuovo”.

Qui, dovrai fornire una descrizione per il nuovo profilo che stai impostando e scegliere il sistema PMS da collegare dall’elenco disponibile.

Dopo aver seguito le istruzioni e inserito i codici necessari nei campi dedicati, conferma salvando le modifiche.

Una volta completata la fase di sincronizzazione, ti verrà inviata un’email di conferma all’indirizzo con cui ti sei registrato su Welcomeasy.

Potrai poi modificare il profilo PMS sincronizzato accedendo alla lista dei profili PMS, selezionando “Modifica” per il profilo di interesse e accedendo alla sezione “Strutture“.

Qui, avrai l’opportunità di collegare ulteriori proprietà tramite il pulsante “Collega un’altra proprietà“, associando le strutture su Welcomeasy a quelle gestite nel tuo sistema PMS, per poi salvare le tue modifiche.

Dopo aver collegato Welcomeasy al tuo sistema PMS, potrai accedere alle prenotazioni ricevute dal tuo PMS direttamente dalla sezione dedicata ai check-in del PMS, da “Tutti i check-in“, o tramite l’App di Welcomeasy, alla voce “Check-in Aperti“.

Welcomeasy offre diverse opzioni per gestire e finalizzare i check-in provenienti dal tuo sistema di gestione: potrai optare per il check-in online, il check-in manuale dal pannello web, o utilizzare l’App di Welcomeasy, completando il check-in di persona attraverso le modalità di Scansione, Foto, o Manuale.

Welcomeasy, una soluzione all’avanguardia per il settore turistico e dell’ospitalità

Welcomeasy è più di un sistema di gestione: è il tuo partner affidabile nell’accoglienza turistica, progettato per rendere ogni aspetto dell’ospitalità non solo gestibile, ma anche piacevole.

Per assicurarti di ottenere il massimo da Welcomeasy, abbiamo realizzato due Manuali d’uso completi, per pannello web e dispositivi Android o Apple, che coprono ogni aspetto della nostra piattaforma. Ti invitiamo a consultare questi manuali per familiarizzare con le numerose funzionalità e i vantaggi che Welcomeasy offre. Puoi trovare i Manuali, pronti per essere scaricati, dalla pagina Risorse gratuite.

La sua facilità d’uso, unita a una potente flessibilità, fa di Welcomeasy la scelta ideale per professionisti che cercano di elevare la propria attività senza complicazioni.