Vantaggi del self check-in: come, quando e perché offrirlo

Self check in come funziona quando e perché offrirlo Welcomeasy

Tra i vantaggi del self check-in c’è quello di far parte di quei servizi aggiuntivi che potrebbero aiutarci a convincere gli indecisi a prenotare proprio la nostra struttura rispetto a quelle della concorrenza. Si tratta di una formula di check-in che permette agli ospiti di entrare in autonomia in hotel, B&B, appartamenti e case in affitto breve, indipendentemente dall’orario di arrivo e dalla nostra disponibilità ad accoglierli.

Prima di raccontare nel dettaglio cos’è e come funziona il self check-in, ci teniamo a fare una precisazione importante. Quando possibile, lasciamo che sia l’ospite a decidere se optare per il self check-in oppure no. In questo modo diamo ai turisti l’opportunità di fare il check-in nel modo che preferiscono. Un vantaggio che sarà sicuramente apprezzato e che potenzialmente ci aiuterà anche a fidelizzare l’ospite.

Il check-in permette agli ospiti di entrare in struttura in completa autonomia

I vantaggi del self check-in

Il vantaggio principale, per l’ospite, quando si parla di self check-in, sta nel fatto di non avere un orario tassativo entro il quale arrivare. Inoltre, l’intera procedura risulta molto breve. Generalmente i documenti con tutti i dati degli ospiti vengono condivisi prima dell’arrivo a destinazione, grazie a un pre check-in.

Il self check-in permette di semplificare al massimo il momento del check-in. È bene ricordare però che questa semplificazione vale soprattutto per i turisti. I professionisti dell’ospitalità devono comunque espletare tutti gli obblighi legati alla trasmissione delle schedine alloggiati e all’invio dei dati sulle presenze turistiche all’Istat. Come? Possiamo mettere in campo una procedura di pre check-in, ad esempio facendoci inviare le foto dei documenti da chi ha prenotato. Con Welcomeasy il pre check-in è facile, veloce ed eseguito nel rispetto delle norme sulla privacy.

Molti ospiti saranno contenti di poter arrivare in struttura senza preoccuparsi dell’orario e apprezzeranno il fatto di iniziare subito la vacanza, senza aspettare che l’host o il gestore della struttura completino le “solite”, noiose procedure burocratiche.

Il self check-in semplifica il check-in soprattutto per l’ospite 

Spesso, chi viaggia arriva stanco e desideroso di rilassarsi al più presto. Ecco perché quella mezz’ora necessaria al check-in, il tempo medio che serve per inviare in questura i dati di un gruppo di 4 persone con il nuovo Portale Alloggiati, è percepita da molti come un fastidio o comunque come un impedimento al relax tanto atteso.

Per riassumere: il self check-in può aumentare la soddisfazione degli ospiti, che saranno maggiormente predisposti a lasciare una recensione positiva. Inoltre, ci libera dall’incombenza di recarci in struttura per accogliere ogni gruppo o famiglia di turisti.

Self Check-in: di cosa si tratta concretamente?

Adottato in prima battura dai grandi alberghi, oggi il Self Check-in viene usato nelle strutture di ogni tipo, perché si tratta di un sistema facile e sicuro.

Come funziona esattamente il self check-in? Dipende dalla tipologia di struttura e dalla soluzione adottata. Di solito gli ospiti devono recuperare un codice che consente l’ingresso in stanza o il recupero delle chiavi da una cassetta di sicurezza, posta in prossimità dell’ingresso di case e appartamenti. Questo codice generalmente è valido per tutta la durata del soggiorno e viene comunicato al momento dell’arrivo via WhatsApp, SMS o email. Ovviamente, proprio come le chiavi, non va condiviso con nessuno.

Nel caso in cui il codice venga dimenticato e si smarrisca anche il messaggio in cui era scritto gli ospiti possono contattare il gestore, che è in grado di generarne un altro o di recuperarlo da remoto. Si tratta di un sistema molto pratico e anche Covid-free.

Esistono diverse modalità di self check-in adattabili a qualsiasi tipo di struttura

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Gli svantaggi del self check-in

Come per ogni tecnologia, qualche svantaggio potenziale c’è anche per il self check-in. Soprattutto perché viene meno il contatto umano. Se non incontriamo i nostri ospiti di persona come possiamo fare per dimostrarci disponibili a soddisfare le loro esigenze? Come aiutarli a organizzare le vacanze fornendo consigli utili su ristoranti, luoghi di interesse ed eventi nei dintorni della struttura? Creare quel rapporto umano che è alla base dell’ospitalità, senza vedersi di persona, è difficile. Il self check-in non piace agli ospiti che tengono al contatto umano.

Il self check-in potrebbe non piacere agli ospiti che tengono al contatto umano

Trasmettere vicinanza anche con il self check-in

Ci sono tanti strumenti che possiamo usare per comunicare con gli ospiti anche a distanza, come ad esempio le email o i messaggi su WhatsApp e Telegram.

Inoltre, possiamo organizzarci per lasciare un piccolo regalo di benvenuto ai turisti. Sicuramente gli ospiti apprezzeranno il gesto e in questo modo sentiranno la nostra presenza anche se non ci incontreranno di persona.

Abitiamo lontani dalle case vacanza o dagli appartamenti che offriamo ai turisti? Possiamo affidare il compito di lasciare in loco il regalo di benvenuto alle persone che si occupano delle manutenzioni ordinarie e della pulizia.

Ricordiamoci anche di predisporre un manuale della struttura chiaro e facile da consultare. Visto che non saremo presenti di persona per spiegare come funziona la raccolta differenziata o come usare gli elettrodomestici, gli ospiti devono poter essere autonomi in tutto e per tutto.

Infine: quando si opta per il self check-in diventa ancora più importante essere tempestivi nella risposta a eventuali chiamate, email o messaggi, nel caso in cui gli ospiti incontrino qualche difficoltà.

Con il self check-in è importante rispondere al telefono in caso di problemi

Il check-in ideale

Ricordiamoci sempre che check-in ideale è quello scelto liberamente dall’ospite. Chi è a suo agio con il self check-in e non vede l’ora di iniziare la sua vacanza sarà felice di poter fare tutto da solo, così come chi, per esigenze di viaggio, arriva di notte o fuori dagli orari di check-in abituali.

Tutti coloro che invece preferiscono il contatto umano e che si sentono rassicurati conoscendo di persona l’ospite potranno farlo comunque. È importante, però, che anche in caso di check-in in presenza le procedure burocratiche da espletare non diventino pesanti per gli ospiti.

Grazie a Welcomeasy puoi offrire un check-in veloce e sicuro qualunque sia la preferenza dei turisti… Con un documento digitale bastano 30 secondi!

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