L’organizzazione è uno dei principali fattori di successo per le aziende.
Una programmazione ottimale permette infatti di:
- svolgere al meglio il proprio lavoro,
- evitare inutili perdite di tempo,
- aumentare la produttività e di conseguenza generare maggiori profitti per l’impresa.
Questo principio vale ovviamente anche per la tua Agenzia Immobiliare.
Come imprenditore, infatti, sono certo che ti rendi perfettamente conto dell’importanza di pianificare in modo corretto le tue attività e quelle dei tuoi collaboratori.
Per questo sono altrettanto sicuro che hai dato alla tua Agenzia una struttura solida, distribuendo in maniera razionale compiti e responsabilità.
Anche perché, se il tuo business è incentrato sugli affitti turistici di breve periodo, utilizzare metodologie e procedure efficienti diventa un aspetto ancor più rilevante.
Infatti, nella gestione delle locazioni brevi, gli impegni, le responsabilità e le incombenze da assolvere sono più numerose rispetto alla tradizionale attività di intermediazione immobiliare.
Dal momento che, operando in questo specifico settore, devi occuparti ogni giorno di:
- pubblicizzare le offerte in modo efficace per ottenere un flusso costante di clienti,
- gestire le prenotazioni e verificare i pagamenti,
- rispondere ai clienti che chiamano in ufficio e fornire tutte le informazioni necessarie,
- adempiere alle innumerevoli pratiche amministrative, fiscali e burocratiche imposte dalla legge.
Insomma c’è da sbrigare un’enorme attività di back office.
Ma il lavoro non finisce certo qui!
Perché bisogna pensare anche alla gestione “fisica” della casa.
Tu o il tuo staff dovrete quindi:
- controllare che la casa sia in buono stato,
- procedere ad eventuali riparazioni,
- garantire la pulizia dell’appartamento,
- assicurare la fornitura di biancheria pulita,
- provvedere all’accoglienza degli ospiti
- e molto altro ancora.
Questo aspetto implica la necessità di relazionarsi con i numerosi collaboratori esterni che operano per conto dell’Agenzia.
In pratica significa effettuare e ricevere telefonate, inviare e controllare messaggi WhatsApp, inoltrare mail e, spesso, trovarsi a fronteggiare problemi urgenti e del tutto inaspettati.
Dovendo sostenere un ritmo di lavoro così frenetico che ti porta ad impiegare una considerevole quantità di tempo ed energie in tante attività diverse, non c’è da stupirsi se, alla lunga, capita di commettere degli errori.
O, peggio ancora, si finisce per trascurare altri aspetti importanti del lavoro che possono incidere negativamente sulla produttività e quindi sui guadagni dell’Agenzia.
La famosa rivista d’affari Enteprenuer, leader per le notizie sull’imprenditoria e la gestione delle piccole imprese, ha recentemente pubblicato un’indagine di mercato approfondita su questo tema.
La ricerca è stata condotta dalla società Harris Interactive e ha riguardato un campione di quasi 2000 dipendenti.
Il risultato?
Stenterai a crederci!
Lo studio ha evidenziato che solo il 45% del tempo trascorso in ufficio viene impiegato in modo produttivo per svolgere le attività richieste.
Questo vuol dire che ben il 55% delle ore lavorative sono improduttive.
Quando invece naturalmente dovrebbero essere utilizzate per svolgere attività profittevoli visto che, a maggior ragione, stiamo parlando di lavoro dipendente.
Lavoro che viene quindi retribuito ogni ora con un costo fisso e uno stipendio garantito a fine mese.
Il problema però non è la scarsa volontà dei lavoratori.
Ma il tempo che non viene ottimizzato come dovrebbe.
I motivi possono essere differenti da azienda a azienda ma, in generale, il fenomeno della scarsa produttività ha sempre dei fattori comuni.
Tra le principali cause si possono individuare le ore impiegate per partecipare a lunghe riunioni (spesso superflue).
Altro tempo che viene “perso” è quello per le comunicazioni interne ed esterne all’azienda.
Oppure a causa delle frequenti interruzioni del personale che deve occuparsi di continue richieste o compiti urgenti.
O ancora a causa di lungaggini nella gestione di pratiche burocratiche che sottraggono tempo ad altre importanti incombenze.
Per fortuna le imprese possono contrastare questo svantaggioso fenomeno.
Per esempio, possono dotarsi di strumenti e procedure atte a migliorare la produttività.
Alcuni interventi efficaci per generare un cambiamento positivo in Azienda sono:
- Migliorare la qualità della comunicazione.
Veicolare in modo più agile e diretto le informazioni permette al personale di svolgere più rapidamente i compiti assegnati - Innovare gli strumenti.
Sfruttare i benefici della tecnologia per semplificare i processi e le metodologie di lavoro. - Snellire l’amministrazione e la burocrazia.
Definire in maniera chiara le procedure interne semplifica le singole mansioni. - Evitare la duplicazione dei ruoli.
Sovrapporre troppe attività, alternandosi frequentemente con altri colleghi, genera confusione ed aumenta in modo sensibile il rischio di commettere degli errori. - Motivare lo staff.
Agevolare il lavoro di squadra e la cooperazione tra colleghi aumenta la produttività e garantisce migliori risultati.
A questo punto, forse, ti starai chiedendo:
“Anche in ufficio da me esistono processi lenti e macchinosi che impediscono al mio team di essere più produttivo?”
Se è così, permettimi di suggerire la risposta.
Il collo di bottiglia, nella gestione degli affitti brevi, è senza dubbio la burocrazia.
Principalmente nella fase di acquisizione e comunicazione dati degli ospiti all’Autorità di pubblica sicurezza.
Infatti, quanto tempo impiegate tu e i tuoi collaboratori per entrare in possesso dei dati, controllare che non ci siano errori sulle schedine e poi registrarle sul Portale Alloggiati?
Ci hai mai pensato?
Se ci rifletti bene solo per un momento ti accorgi che, alla fine del mese, tutti quei minuti sprecati diventano ore e, il più delle volte, addirittura intere giornate di lavoro – retribuite – che hai gettato al vento.
Quando invece potresti impiegarle (tu o il tuo staff) in maniera molto più vantaggiosa e redditizia per la tua Agenzia.
Ora però finalmente, se vuoi, puoi dire “BASTA!” a questo spreco di tempo e denaro.
Perché con Welcomeasy, la prima App italiana dedicata alle Agenzie di affitti brevi come la tua, hai finalmente la possibilità di “cambiare marcia” e lasciarti definitivamente alle spalle la lentezza della macchina burocratica.
Infatti, utilizzando solo il tuo Smartphone o il Tablet, con Welcomeasy sarai in grado di:
- Acquisire i dati dei tuoi ospiti in meno di due minuti, con la stessa semplicità con cui scatti una foto dal tuo telefono
- Inviare i dati dei tuoi ospiti in Agenzia o direttamente all’autorità competente senza compiere un solo passaggio in più, azzerando lungaggini e tempi improduttivi
- Eliminare con sicurezza tutti gli errori di compilazione o trascrizione dei dati
- Mantenere il completo controllo sull’attività dei tuoi collaboratori, verificando lo stato di tutti i check-in effettuati, anche quando ti trovi fuori ufficio.
Ti sembra incredibile?
Allora ti invito a provare tu stesso questa App innovativa che migliorerà radicalmente la gestione della tua attività!
Registrati subito cliccando qui oppure direttamente dall’App che trovi sia sull’Apple Store che su Google Play.
Potrai effettuare check-in illimitati e verificare di persona tutti i grandi vantaggi che Welcomeasy può garantire alla tua Agenzia nella gestione degli affitti brevi.
Inoltre avrai un periodo di prova gratuita di ben 30 giorni!
Smettila di sprecare tempo e denaro.
Dimenticati per sempre degli intoppi e delle lungaggini burocratiche.
Svolgi in maniera più agevole e produttiva il tuo lavoro.
