Inviare le presenze dei turisti con SIRED è obbligatorio per tutti gli alberghi, le case vacanze, gli appartamenti in affitto breve, i B&B eccetera che operano in Sardegna. Ricordiamo che le regole e gli strumenti per effettuare la comunicazione cambiano su base regionale e talvolta perfino su base provinciale.
ARTICOLO AGGIORNATO IL 9 MARZO 2022
Se le nostre strutture ricettive si trovano in Sardegna, per l’invio telematico dei dati relativi al movimento dei clienti dobbiamo usare il sistema SIRED (SIstema Regionale Elaborazione Dati). Lo troviamo al link https://sired.sardegnaturismo.it/.
Per accedere a SIRED è necessario scegliere la provincia di appartenenza con un clic: Cagliari, Carbonia Iglesias, Medio Campidano, Nuoro, Ogliastra, Olbia Tempio, Oristano, Sassari. Inviare le presenze dei turisti con SIRED di per sé non è complicatissimo ma dobbiamo stare attenti a usare sempre lo stesso computer, ricordarci di abilitare e non cancellare i cookie e configurare il programma antivirus perché non blocchi il funzionamento di SIRED. Altrimenti ci tocca tutte le volte riconfigurare le impostazioni del software di navigazione e dell’antivirus per inviare le presenze dei turisti con SIRED.
Attenzione: quando dimentichiamo di comunicare le presenze dei turisti all’Istat rischiamo una multa da 250 a 2500 euro per ogni mese di mancata o incompleta dichiarazione.
Dimenticare di inviare le presenze dei turisti con SIRED può costarci dai 250 ai 2500 euro
Come accedere a SIRED la prima volta
Per accedere a SIRED in qualità di gestori di una o più strutture ricettive, dobbiamo essere in possesso delle credenziali, user id e password, che vanno richieste alla Provincia in cui operiamo. L’Assessorato regionale del Turismo ha comunicato che dal 9 agosto 2021, le domande di acquisizione delle credenziali SIRED e dell’attribuzione dell’identificativo unico numerico (IUN) per lo svolgimento dell’attività di locazione occasionale a fini ricettivi (previsto dal combinato disposto dell’art. 21 bis e dell’art. 16, comma 8 del L.r. 28.07.2017, n. 16) possono essere inoltrate esclusivamente tramite PEC all’indirizzo turismo@pec.regione.sardegna.it
Una volta in possesso delle credenziali, volendo possiamo cambiare i dati di accesso entrando nel menu Profilo del SIRED e scegliendo Dati utente in alto a sinistra.
Abbiamo perso le credenziali? Per chiederle nuovamente è necessario contattare gli uffici della Regione competenti territorialmente, qui un elenco completo degli indirizzi.
Istruzioni per inviare le presenze dei turisti con SIRED
Per adempiere agli obblighi Istat Sardegna è necessario comunicare le presenze dei turisti entro 24 ore dall’arrivo in struttura degli ospiti. La cosa migliore da fare, quindi, è inviare le presenze dei turisti con SIRED ogni giorno, contestualmente all’invio dei dati di check-in in questura.
La cosa migliore da fare è inviare le presenze dei turisti con SIRED giorno per giorno
Il portale SIRED è composto da 2 sezioni, una riguarda il flusso turistico (sezione rossa), l’altra ospita una serie di sondaggi statistici proposti dall’amministrazione. Le voci che ci interessano per comunicare le presenze dei turisti con SIRED si trovano all’interno di Movimento Turistico.
Il Regolamento Europeo 692/2011 dell’ISTAT prevede che siano raccolte una serie di informazioni che vanno oltre il semplice numero di ospiti. Innanzitutto è necessario comunicare su base giornaliera qual è l’occupazione totale delle camere. Ma anche indicare la disponibilità totale delle camere e la disponibilità totale dei posti letto. Mentre l’occupazione totale va inserita insieme ai dati di check-in degli ospiti, le altre informazioni vanno scritte nella maschera principale in alto a destra. Se abbiamo qualche dubbio di compilazione la regione Sardegna mette a disposizione una guida passo-passo. Non è aggiornatissima ma può essere utile.
Attenzione: il numero di camere e di letti disponibili può variare se, ad esempio, parte della struttura è in fase di ristrutturazione o se ci sono guasti al riscaldamento eccetera. Stiamo sempre attenti ad aggiornare questi dati. Ricordiamoci anche che un letto matrimoniale vale come due posti letto.
Invio dei dati alla questura e a SIRED
Se non usiamo nessun gestionale possiamo sfruttare SIRED per preparare tutti i dati necessari all’invio dei check-in alla questura competente. Purtroppo, proprio come il Portale Alloggiati, anche SIRED non è molto user friendly. Dobbiamo compilare manualmente tutta una serie di campi suddividendo gli ospiti tra capofamiglia e familiari (o capogruppo e membri del gruppo). Per ciascuno va specificato nome, numero e tipo di documento, data di nascita, residenza e così via. Alla fine del processo, SIRED permette di generare un file per l’invio dei dati in questura.
Alla fine del processo, SIRED permette di generare un file per l’invio dei dati in questura
In alternativa, per semplificarci sensibilmente la vita, possiamo affidarci a un servizio come Welcomeasy. Nel momento in cui faremo il check-in, Welcomeasy genererà e invierà automaticamente il file a SIRED e al Portale Alloggiati. Facile, veloce e a prova di errore! E con le carte di identità digitali e Welcomeasy ogni check-in richiede appena trenta secondi.
Il check-in in 30 secondi:
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Consigli per la compilazione
Le informazioni che riguardano data di nascita, documento, nome e cognome, residenza e provenienza sono obbligatorie. Altri dati come Tipo di turismo, Mezzo di trasporto, Titolo di studio e Canale di prenotazione non lo sono. Aggiungiamoli solo se ci serve usare le statistiche di SIRED per pianificare meglio la nostra attività.
Possiamo sempre registrare ospiti singoli oppure gruppi e famiglie, e possiamo aggiungere un ospite arrivato in un secondo momento nella stessa camera o appartamento. Quando ci sono ospiti singoli che condividono la stessa camera pur non essendo imparentati, la cosa migliore da fare è inserirli tutti come ospiti singoli, ma assegnare l’occupazione della camera a uno solo di essi.
Nel caso di gruppi dobbiamo inserire come primo soggetto il capofamiglia o capogruppo, al quale assegneremo la totalità delle camere dell’intero nucleo famigliare o dell’intero gruppo. I familiari “ereditano” le informazioni relative a residenza, cittadinanza, stato di nascita e date del soggiorno dal capo.
Nel caso di gruppi dobbiamo inserire come primo soggetto il capofamiglia o capogruppo e assegnargli tutte le camere
Attenzione: se per sbaglio identifichiamo un ospite come non turista, i suoi dati non verranno conteggiati ai fini statistici.
Tempistiche di validazione delle schede
Scegliendo il menu Ospiti e cliccando su Ospiti non validati si accede a tutte le schede dei clienti già inserite ma non ancora validate dall’amministrazione provinciale. Fino a quando le schede che contengono i dati dei turisti per Istat Sardegna sono in questa sezione del portale possono essere ancora modificate o cancellate. Generalmente, l’amministrazione sarda le conferma dopo alcuni mesi dall’invio, a quel punto non è più possibile apportare cambiamenti. Se ci accorgiamo di un errore clicchiamo sul pulsante Select, facciamo le modifiche del caso e poi scegliamo Modifica per confermare.
L’amministrazione sarda conferma le schede con i dati dei turisti dopo alcuni mesi dall’invio
Troviamo le schede confermate, quelle definitive che non possono più essere cambiante, in Storico Ospiti, sempre all’interno del menu Ospiti. Da qui possiamo fare un’esportazione in formato .xls (Excel) per salvare le schedine sul nostro computer.
Statistiche utili
Nella sezione Statistiche di SIRED sono disponibili tutta una serie di indicatori che possono aiutarci a comprendere meglio come stanno andando gli affari e qual è la tipologia di clienti che si rivolgono più spesso alla nostra struttura, a patto di decidere di compilare tutti i dati richiesti da Istat, anche quelli non obbligatori. Accediamo a questa sezione dal menu principale, scegliendo Statistiche, oppure tramite il menu Funzioni cliccando su Statistiche arrivi e presenze.
Possiamo confrontare i dati inseriti su base annua o mensile, visualizzare grafici, suddividere i clienti per età o provenienza e così via.
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