Gestire bene la struttura extra-alberghiera non è facile, sia dal punto di vista operativo sia per quanto riguarda tutti gli aspetti economici e finanziari, da tenere sempre sotto stretto controllo. Di applicazioni gestionali a pagamento, dedicate agli alberghi e alle strutture extra-alberghiere in generale, ne esistono moltissime, anche se non tutte risultano pratiche e intuitive. Così come esistono una vasta serie di strumenti, digitali e non, che aiutano a ottimizzare il lavoro del property manager e del proprietario di case e appartamenti in affitto breve, dalle serrature smart all’app di Welcomeasy per effettuare un check-in in soli 30 secondi.
Vediamo allora quali sono le operazioni più importanti di controllo, gestione e ottimizzazione del lavoro, quelle che non dobbiamo mai trascurare, indipendentemente dagli strumenti adottati. Ecco 5 consigli per gestire bene la struttura extra-alberghiera.
1.Raccogli i dati sulla tua attività
Per poter scegliere in modo oculato, minimizzando il rischio di prendere cantonate, è fondamentale avere sempre sotto mano i dati corretti e aggiornati sulla nostra attività. Le decisioni da prendere, quando si gestisce una struttura ricettiva o una qualunque altra impresa, sono molte. I dati servono a fornire una fotografia oggettiva della situazione della nostra struttura extra-alberghiera. Questo significa che dobbiamo sempre avere sotto controllo, ad esempio, i costi e i ricavi, senza tralasciare niente. Poi dobbiamo sapere quanto guadagniamo per ogni persona ospitata e per ogni stanza nei diversi periodi dell’anno, quante tasse paghiamo o dovremo pagare e così via.
È fondamentale avere sempre sotto mano i dati corretti e aggiornati sull’attività
Facciamo un elenco esaustivo di tutti i costi, ordinari e non (ne parliamo meglio nel prossimo paragrafo). Aggiungiamo tasse o altri esborsi: se non siamo sicuri delle cifre facciamo una proiezione sulla base dell’anno passato. Inseriamo le diverse tariffe applicate, poi teniamo un registro delle presenze… Questi ultimi sono dati che abbiamo già a disposizione, visto che inviamo le presenze dei turisti all’Istat.
Organizziamo le voci individuate in una tabella, in modo da poterle aggiornare comodamente ogni volta che serve.
2.Tieni i costi sotto controllo
I costi sono forse una delle voci più difficili da tenere sotto controllo. Quante fatture riceviamo ogni mese? Le teniamo già tutte ordinate oppure no? Un’idea utile può essere quella di operare una divisione tra spese ordinarie e straordinarie, suddividendo poi ulteriormente i fornitori tra le utenze (come gas, luce, acqua e Internet), le manutenzioni, i venditori di accessori e prodotti di consumo e così via.
Non dimentichiamoci, ovviamente, i costi di collaboratori e professionisti, per le pulizie o la contabilità, ad esempio, e gli stipendi/compensi del personale, come property manager, segretari e simili. Se nella struttura c’è un bar, se offriamo le colazioni, abbiamo un ristorante, c’è una piscina oppure vendiamo servizi extra, aggiungiamo tutte le voci necessarie a tenere sotto controllo i diversi comparti della nostra attività.
Per gestire bene la struttura extra-alberghiera dobbiamo sapere quanto ci costa
Anche una struttura di piccole dimensioni ha sempre un plico di fatture da registrare (e da pagare!) ogni mese. Consegnarle al commercialista non basta. Per gestire bene la struttura extra-alberghiera dobbiamo sapere nel dettaglio quanto ci costa.
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A cosa serve questo lavoro?
Ovviamente il dato del costo, di per sé, non ci dà tutte le informazioni che ci servono. I costi vanno sempre rapportati agli introiti. Non sappiamo come ordinare i costi correttamente e come “pesarli” rispetto ai ricavi? Possiamo farci aiutare dallo schema che viene usato per redigere il Conto Economico riclassificato. Il Conto Economico, come molti sapranno già, è uno dei documenti che compongono il bilancio. L’ideale è tenere sotto controllo e analizzare il nostro Conto Economico riclassificato ogni mese, aggiornando i dati almeno una volta ogni due settimane (se è fattibile). Qui possiamo trovare un elenco esaustivo ma semplice da capire delle voci da inserire nel Conto Economico riclassificato.
L’indice GOPPAR
Creare un documento simile al conto economico è molto utile, perché ci permette di calcolare un indice preziosissimo per chi opera nel settore dell’ospitalità, il GOPPAR. GOPPAR è l’acronimo di Gross Operating Profit Per Available Room, cioè Utile Operativo Lordo per Camera Disponibile. È un indicatore di performance che può essere molto utile per misurare le prestazioni della nostra struttura ricettiva, correggendo i prezzi e le strategie di vendita o tagliando i costi quando serve. Il GOPPAR infatti ci dice quanto guadagniamo (al lordo delle tasse) per ogni stanza o appartamento.
Il GOPPAR ci consente quindi di capire se stiamo lavorando bene oppure no e se potremmo trovarci in difficoltà nel breve o nel medio periodo.
Una formula semplice
Ci sono una serie di costi che molti professionisti dell’ospitalità tendono a dimenticare, come quello per le OTA, e che vengono fuori solo a fine anno in fase di bilancio. Calcolando il GOPPAR (e inserendo davvero tutte le spese nelle nostre tabelle) non avremo più sorprese.
La formula per il calcolo del GOPPAR è:
GOPPAR = GOP / camere disponibili
GOP è sta per Gross Operating Profit, ovvero Utile Operativo Lordo, un modo per definire il guadagno ottenibile dalla nostra struttura dopo aver sottratto tutte le spese tranne le tasse.
Si tratta di un dato che, compilando correttamente lo schema del Conto Economico riclassificato, abbiamo già a disposizione (Reddito al lordo delle imposte). Non resta che suddividerlo per le camere o le case.
3.Scegli gli strumenti di gestione più adatti alla struttura
Quanto tempo spendiamo dietro la gestione ordinaria della nostra attività? Stiamo spesso al computer per mantenere tutto sotto controllo e gestire bene la struttura extra-alberghiera? Molto probabilmente sì: tra prenotazioni, controllo dei profili sulle OTA, rendicontazione e procedure burocratiche gran parte del nostro lavoro si svolge al computer, quando non siamo al telefono per raccogliere le prenotazioni dirette o non stiamo accogliendo un nuovo ospite.
Il tempo è poco, anzi pochissimo, ma le pratiche per gestire bene la struttura extra-alberghiera non vanno trascurate. Per raccogliere e registrare in modo ordinato tutte le informazioni di cui parliamo in questo articolo, soprattutto se siamo responsabili di una sola attività, non serve necessariamente investire in programmi complessi. Se siamo dei piccoli property manager o proprietari di una o più strutture di dimensioni medio/piccole può bastare un semplice foglio Excel di Microsoft Office (o il foglio di calcolo di un programma equivalente) per quanto riguarda la registrazione dei dati e l’estrapolazione di grafici e tabelle. Basta suddividere il file in più tab, uno per struttura.
Per chi gestisce una piccola struttura non serve un gestionale complicato
Perché un gestionale può essere troppo
I programmi gestionali più complessi e completi rischiamo di sfruttarli poco e male, spendendo inutilmente parte del nostro budget. Spesso queste applicazioni ci obbligano a frequentare un corso di formazione o comunque a dedicare alcuni mesi al loro apprendimento. Questo perché sono pensati, nella maggioranza dei casi, per chi lavora in una grande struttura alberghiera, all’interno di un team, e ha già una formazione specifica.
Piuttosto può essere molto utile affidarsi a singole applicazioni e strumenti che possano risolverci in modo facile e veloce un problema, senza richiedere da parte nostra grossi sforzi o impegno nell’imparare a usare un nuovo strumento. Ovviamente se gestiamo strutture più grandi o sentiamo invece di avere la necessità di un gestionale dedicato anche alla contabilità e ai controlli finanziari, il mercato offre molte valide opzioni.
4.NON trascurare il web marketing
Mettere in campo alcune strategie di web marketing è importantissimo per intercettare la nostra clientela ideale, incrementando sia le prenotazioni tramite OTA sia quelle dirette. In questo blog abbiamo parlato più volte degli strumenti e delle azioni fondamentali per promuovere la nostra struttura ricettiva. Il primo passo, a nostro parere, è quello di scegliere una o due OTA a cui affidarsi e contemporaneamente ottimizzare il Profilo dell’Attività su Google. Se poi abbiamo anche un sito web (che non è necessario ma può essere di grandissimo aiuto) e uno o più canali social, dobbiamo procedere passo dopo passo al loro miglioramento, per cercare di portare traffico organico (cioè non pagato) alle pagine e sui canali che parlano della nostra struttura.
Fissiamo degli obiettivi raggiungibili attraverso azioni di web marketing ben definite. Quindi mettiamo in campo tutte le strategie e le attività necessarie a raggiungerli, con la consapevolezza che ci vuole sempre del tempo, almeno 6 mesi, perché una strategia di web marketing dia i suoi frutti.
Pubblicità online, sì o no?
Ovviamente, su Google, FB, Instagram o qualsiasi altro canale simile, è di grande aiuto investire un po’ di budget nella pubblicità. Ma il primo passo è ottimizzare il sito e tutte le vetrine in cui parliamo di noi e della nostra offerta. Portare traffico a pagamento su un sito vecchio che si legge male da mobile o su un profilo social non aggiornato sarebbe altamente controproducente. I visitatori probabilmente arriverebbero, guarderebbero e poi andrebbero via senza prenotare, anche qualora l’offerta fosse molto buona. Quali sono gli obiettivi che possiamo fissare? Ad esempio aumentare la visibilità della struttura sui social, aumentare gli iscritti al blog o alla newsletter se ne abbiamo uno, stimolare la richiesta di informazioni sulla struttura, portare traffico al sito web e così via. Un ultimo consiglio: quando si parla di pubblicità sui social non improvvisiamo. Se non abbiamo competenze specifiche in materia affidiamoci a un’agenzia specializzata.
Fissiamo degli obiettivi raggiungibili attraverso azioni di web marketing ben definite
5.Ottimizza il tuo tempo e quello degli ospiti
La legge non ammette errori in fase di trasmissione dei dati degli ospiti alla questura. Per gestire bene la struttura extra-alberghiera dobbiamo essere attrezzati per l’invio delle schedine alloggiati, la comunicazione delle presenze turistiche all’Istat e il calcolo della tassa di soggiorno.
Non essere pronti a svolgere con cura ed efficacia questi obblighi significa perdere tempo noi per primi e far perdere tempo all’ospite, che anziché iniziare la sua vacanza col sorriso si troverà a sbuffare appena arrivato in struttura. Siccome queste operazioni sono tutte obbligatorie, e trascrivere i dati correttamente non è sempre facile e veloce (soprattutto in caso di ospiti stranieri), molti sono abituati a scattare una foto dei documenti. Ma questo viola il Regolamento sulla Privacy. Per sbrigare tutte le procedure legate al check-in in modo facile e veloce prova invece Welcomeasy nella sua nuova versione ancora più completa e facile da usare. Quando serve potrai anche offrire ai tuoi ospiti il self check-in.
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