Portale Alloggiati Web: consigli pratici per risparmiare tempo

Portale Alloggiati Web consigli per risparmiare tempo Welcomeasy

Il Portale Alloggiati Web è il sito della Polizia di Stato al quale dobbiamo collegarci per comunicare le generalità dei nostri ospiti. È un’operazione obbligatoria per tutti i gestori delle strutture ricettive. Compresi i property manager che si occupano di affitti brevi, i proprietari di Bed & Breakfast, gli affittacamere e i privati che mettono saltuariamente a disposizione un appartamento come casa vacanze. La procedura è telematica ma purtroppo non è immediata come ci si aspetterebbe da un portale online.

Servono le credenziali di accesso

Il primo passaggio, se siamo nuovi del settore, prevede l’ottenimento delle credenziali per accedere al Portale Alloggiati Web. La richiesta va inoltrata alla questura territorialmente competente. Quale? Dipende da dove si trovano le case vacanze o le camere di cui ci occupiamo.

Dopodiché dobbiamo imparare a usare correttamente il Portale Alloggiati Web e stare attenti a non sbagliare nel momento in cui trascriviamo le informazioni su ciascun ospite, leggendole dai documenti di identità. Errori di trascrizione e dimenticanze, infatti, possono costarci una multa salata e persino delle responsabilità penali.

Tutta la verità sul momento del check-in

Registrare e inviare al Portale Alloggiati Web i dati completi di un nucleo familiare composto da quattro persone richiede da venti minuti a mezz’ora. Soprattutto se gli ospiti provengono da un paese straniero che usa un alfabeto diverso dal nostro, ci vogliono tempo e pazienza per decifrare i documenti.

Venti minuti sono comunque sufficienti, se il Portale Alloggiati Web non ha problemi e la nostra connessione internet funziona perfettamente.

Il momento del check-in è tuttavia un momento sempre molto delicato, soprattutto quando l’ospite ha fretta e lo vediamo sbuffare.

Registrare e inviare al Portale Alloggiati Web i dati completi di quattro persone richiede da venti a trenta minuti

Non esiste l’app del Portale Alloggiati Web

Il sistema di invio digitale delle informazioni sugli ospiti alla Polizia di Stato è pensato come un servizio desktop. L’interfaccia è sostanzialmente la stessa da quando lo strumento è stato rilasciato per la prima volta, nel lontano 2006.

Usare il Portale Alloggiati Web dallo smartphone è un po’ un azzardo, perché potremmo commettere più facilmente degli errori ed essere obbligati a ricominciare da capo.

Ovviamente non possiamo, ogni volta che facciamo un check-in, sederci al tavolo della casa o della stanza con il nostro notebook, collegarci alla rete, aprire il portale eccetera. Per fare tutto dallo smartphone e velocizzare la procedura dobbiamo affidarci a un’app di terze parti

Il Portale Alloggiati Web è rimasto sostanzialmente lo stesso dal 2006

Welcomeasy consente di gestire i check-in dei nostri ospiti dallo smartphone e inviare i dati al Portale Alloggiati Web in 30 secondi.

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Ora vogliamo condividere qualche trucco per semplificare l’uso del Portale Alloggiati Web, sempre nel rispetto della legge. Ecco i nostri consigli per evitare di perdere tempo e scontentare gli ospiti al momento del check-in.

1-Procurarsi carta e penna (se non abbiamo un’app)

Nell’epoca della digitalizzazione può sembrare un controsenso, ma le nostre mani e i nostri occhi non rischiano malfunzionamenti o disguidi tecnici. Se non ci siamo ancora rivolti a un’app o a un altro strumento digitale, chiediamo agli ospiti tutti i documenti che ci servono e trascriviamo le informazioni una per una sull’agenda, facendo attenzione a non commettere errori. Se i turisti non sono ancora arrivati tutti, iniziamo comunque a registrare su carta le informazioni di quelli presenti, per portarci avanti.

Non abbiamo un’app? Registriamo le informazioni su un foglio di carta per compilare le schedine alloggiati in un secondo momento, con calma

È vero che in questo modo dovremo ripetere il lavoro due volte, perché arrivati a casa o in ufficio ci toccherà ricopiare tutti i dati sul Portale Alloggiati Web. Ma i nostri ospiti non rischieranno di aspettare invano mentre risolviamo i problemi che potremmo incontrare collegandoci direttamente al Portale Alloggiati Web.

È vero, copiare tutti i dati non è un’operazione veloce, ma non ci saranno intoppi.

Ricordiamoci, infine, di conservare qualsiasi informazione sensibile in un luogo sicuro, nel rispetto del Regolamento Generale sulla Protezione dei dati (GDPR).

2-Mai fotografare i documenti con la fotocamera dello smartphone

Per fare prima, molti operatori del settore scattano delle foto a tutti i documenti e dopo aver salutato gli ospiti le usano per fare con calma l’invio delle schedine alloggiati al Portale della Polizia di Stato. Ma salvare sul nostro dispositivo o inviare tramite app di messaggistica istantanea dati sensibili viola il GDPR

Il discorso cambia completamente quando, per immortalare i documenti, usiamo un’app che risponde alle specifiche di legge, come Welcomeasy. In questo caso non è solo lecito ma anche comodo e veloce.

Fotografare i documenti con la fotocamera dello smartphone viola il GDPR, farlo con l’app Welcomeasy è lecito, sicuro e veloce

3-Portare avanti la procedura dall’inizio alla fine

Quando avremo a disposizione tutti i dati degli ospiti e il tempo necessario a inviare le schedine alloggiati sediamoci al computer. Accediamo al Portale Alloggiati Web e portiamo avanti la procedura dall’inizio alla fine senza distrazioni. È l’unico modo per correre meno rischi di errori ed evitare di dover ricominciare da capo. 

Per evitare sanzioni dobbiamo farlo entro 24 ore dall’arrivo degli ospiti

La logica che c’è dietro al Portale Alloggiati Web, purtroppo, risale a sedici anni fa. Se abbiamo l’esigenza di caricare dei pre check-in, perché un ospite non è ancora arrivato o non abbiamo a nostra disposizione un collegamento internet stabile, ancora una volta la soluzione è un’app di terze parti, in grado di interfacciarsi con il Portale Alloggiati Web. 

Attenzione: se gli ospiti cambiano idea sul periodo di permanenza e ad esempio decidono di fermarsi di più dovremo inserire di nuovo tutti i dati.

Quando gli ospiti decidono di fermarsi di più bisogna inviare nuovamente le schedine alloggiati

4-Controllare gli invii e scaricare le ricevute

Ricordiamoci sempre di verificare che tutto sia andato a buon fine, usando la funzionalità del Portale Alloggiati Web Analisi Invii. Non troviamo la ricevuta di invio di una schedina alloggiati? Significa che qualcosa è andato storto e la Polizia di Stato non ha ricevuto le informazioni sui nostri ospiti.

Le ricevute rimangono a nostra disposizione sul Portale per trenta giorni. Dobbiamo scaricarle e conservarle per cinque anni. Programmiamo un promemoria settimanale sul calendario dello smartphone per evitare di dimenticarcene.

Programmiamo un promemoria settimanale per ricordarci di scaricare le ricevute di invio

5-Studiare il manuale d’uso del Portale Alloggiati Web

A questo link possiamo trovare un manuale che ci aiuta a usare il Portale Alloggiati Web. Per non impazzire ricordiamoci che, in caso di ospite straniero, nei campi luogo di nascita e luogo di rilascio del documento di identità dovrà sempre essere inserita la nazione, non il comune e la provincia come invece è richiesto per i cittadini italiani. 

Questi consigli danno una mano, nella gestione dei check-in ma alcuni problemi del Portale Alloggiati Web non possono essere risolti. Per semplificarsi davvero la vita bisogna rivolgersi altrove, affidandosi alla digitalizzazione.

Con Welcomeasy possiamo registrare i dati degli ospiti e inviare le schedine alloggiati dallo smartphone, dal tablet e dal computer, partendo da una semplice foto dei documenti, generare dei pre-check-in e salvare tutti i dati richiesti dalla legge, anche offline. Non appena avremo a disposizione la Rete basterà un attimo per inviare le informazioni al Portale Alloggiati Web. Inoltre potremo raccogliere e catalogare in un unico luogo virtuale tutte le ricevute degli invii nel rispetto del GDPR.

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