La comunicazione Istat in Puglia va fatta con uno strumento gratuito, Spot Online, che permette l’invio dei dati relativi ai flussi turistici pugliesi all’Agenzia Regionale del Turismo Pugliapromozione. Come previsto dalla Legge Regionale n. 49/2017 (e successive modifiche) in materia di rilevazione dei dati sui flussi turistici a fini statistici, tutte le strutture ricettive sono obbligate a espletare la comunicazione Istat in Puglia (e nel resto d’Italia).
Se non rispettiamo quest’obbligo, commettiamo errori o dimenticanze, rischiamo una sanzione amministrativa pecuniaria da 250 a 2500 euro per ogni mese di omessa o incompleta comunicazione dei flussi turistici.
Primo passo: registrarsi al DMS
Tutte le strutture ricettive che operano in Puglia, sia quelle alberghiere sia quelle extralberghiere, devono obbligatoriamente registrarsi al DMS (Digital Management System) pugliese per usare SPOT. Il DMS è, infatti, l’unico punto di accesso ai servizi digitali per gli operatori della filiera turistico-culturale della regione Puglia. Si tratta di un ecosistema complesso che gestisce più servizi, informazioni e contenuti e può essere utile anche per tenersi aggiornati su obblighi e novità del mercato turistico strettamente legati alla regione Puglia.
Per registrarsi al DMS bisogna prima completare la procedura burocratica di inizio attività presso lo sportello SUAP del Comune in cui si opera (lo stesso in cui si trova la struttura).
Per registrarsi al DMS bisogna prima completare la procedura di inizio attività al SUAP
Hai già una tua identità digitale?
Per accedere al DMS serve un certificato di identità digitale (SPID di Livello 2 ad uso personale, CIE o TS/CNS). Una volta entrati con lo SPID è necessario (solo la prima volta) cliccare su Aggiungi Impresa (nel box dei servizi digitali a disposizione) e seguire passo per passo le istruzioni a schermo.
Chi non ha le credenziali SPID può rivolgersi al fornitore del servizio che preferisce: Aruba, Infocert, Intesa, Namirial, Poste, Register, Sielte, Tim o Lepida. Con Poste, ad esempio, è gratis. Per ulteriori informazioni su SPID è possibile consultare l’help desk online del Governo.
Inserimento della struttura
Vogliamo inserire le informazioni relative alla nostra Struttura Ricettiva nel DMS? Dobbiamo prima compilare il modulo di registrazione, che possiamo scaricare a questo link, allegando tutti i documenti richiesti. Possiamo inviarli comodamente via email. Dopo qualche giorno (di solito una media di 48 ore) riceveremo una mail di conferma che ci consentirà di fare la comunicazione Istat in Puglia con la nostra utenza Spid, per la struttura registrata, semplicemente accedendo a SPOT Online.
Attenzione: quando vorremo attivare i servizi SPOT per la nostra Struttura Ricettiva dovremo per forza compilare anche la Comunicazione dei Prezzi e Servizi.
Compilare la Comunicazione dei Prezzi e Servizi è obbligatorio
Regole per l’invio dei dati Istat in Puglia
Torniamo alle modalità di comunicazione dei flussi turistici a Istat nella regione Puglia. Troviamo la pagina di accesso a SPOT Online, chiamato anche DMS-SPOT qui. La comunicazione Istat in Puglia deve essere completata non oltre il giorno 10 del mese successivo a quello da trasmettere: i dati di giugno vanno inviati entro il 10 luglio, quelli di luglio entro il 10 agosto e così via. L’Agenzia Regionale del Turismo Pugliapromozione verifica regolarmente l’avvenuta trasmissione dei dati.
Il primo accesso
Quando entriamo in SPOT Online per la prima volta ci viene subito chiesto di inserire le Presenze Iniziali, ovvero i dati sugli ospiti presenti nella notte antecedente alla data di attivazione del servizio. Possiamo farlo manualmente oppure tramite file XML. Per procedere, scegliamo Aggiungi o Carica movimentazione. Quando abbiamo finito non resta altro da fare che cliccare Conferma presenze iniziali.
Non abbiamo ancora avuto ospiti? Clicchiamo direttamente Conferma presenze iniziali per comunicare che il dato è nullo. A quel punto potremo accedere alla Homepage ed esplorare l’applicazione.
Ci sta già venendo il mal di testa? Anziché inserire i dati manualmente, possiamo affidarci a un servizio come Welcomeasy. Basterà essere in possesso dell’identità digitale o della CNS (Carta Nazionale dei Servizi) attivata. Nel momento in cui faremo il check-in, Welcomeasy genererà e invierà automaticamente il file a SPOT Online. Facile, veloce e a prova di errore!
Il check-in in 30 secondi:
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Per chi usava SPOT in passato
La nuova modalità SPOT Online sostituisce due vecchie versioni web di SPOT chiamate lite e base. SPOT Online consente sia l’inserimento manuale di tutti i flussi turistici sia il caricamento di un file XML fornito da app e programmi di terze parti.
Com’è strutturata la Homepage
Rispetto alle applicazioni offerte dalla maggior parte delle Regioni italiane, poco intuitive e piuttosto antiquate, Spot Online risulta abbastanza attuale e la sua interfaccia è forse quella più facile da usare in assoluto, anche per chi non ha grande dimestichezza con la tecnologia. Per prendere confidenza con il programma però servono comunque un po’ di tempo e pazienza.
Nella Homepage di SPOT Online possiamo visualizzare:
- alcune informazioni generiche sulla struttura
- l’indicazione sul primo giorno ancora da inviare
- un calendario che mostra i giorni trasmessi e quelli ancora da trasmettere, con evidenziati i periodi di chiusura che avremo precedentemente indicato nella Comunicazione dei Prezzi e dei Servizi
- un riquadro di riepilogo con le informazioni riguardanti la giornata selezionata sul calendario
- una sezione per il caricamento del file XML
- un’area per comunicare che non ci sono stati ospiti e una per segnalare che la struttura ha chiuso fuori dai periodi già indicati
- opzioni per richiedere la cancellazione della movimentazione inviata
- una sezione per inviare un eventuale feedback sul servizio (in caso di problemi)
- un menu laterale per muoversi tra i servizi
In Homepage troviamo un calendario che mostra i giorni trasmessi e quelli ancora da trasmettere
La pagina Registrazione Movimentazione
Se parliamo di comunicazione Istat in Puglia con SPOT Online, la parte dell’app che ci interessa di più, oltre all’Homepage è quella dedicata alla Registrazione della Movimentazione. Per gestire i dati sui flussi turistici da inviare a Istat scegliamo Registrazione Movimentazione (a sinistra nella Homepage). La pagina mostra tre contatori che indicano il numero di Arrivi, Partenze e Presenze della giornata e che si aggiornano automaticamente durante le operazioni, ma anche tre campi da compilare per indicare il numero di camere disponibili, posti letto disponibili e camere occupate. Poi c’è una sezione per l’eventuale caricamento dell’XML.
Tre contatori che indicano il numero di Arrivi, Partenze e Presenze della giornata: si aggiornano in automatico
Sempre in questa pagina, visualizziamo anche le tabelle estese con Arrivi, Partenze e Presenze (della giornata). Infine abbiamo i pulsanti per il salvataggio e l’invio della movimentazione quotidiana.
Per inserire un movimento scegliamo Aggiungi, selezioniamo dal menu a tendina il tipo di ospite e poi clicchiamo di nuovo su Aggiungi. Dovremo compilare tutti i campi con le informazioni richieste. In caso di errori basta usare i tasti con l’icona Modifica (la matita) oppure Cancella (il cestino).
SPOT come gestionale
Come molte altre regioni, anche la Puglia mette a disposizione dei gestori di strutture ricettive, property manager e proprietari di case vacanze uno strumento che non solo consente di effettuare la comunicazione dei dati delle presenze turistiche a Istat ma funziona anche come gestionale. In questo caso lo strumento non è online ma va scaricato, installato e configurato. Si chiama SPOT Completo: è realizzato piuttosto bene ma non è facilissimo da usare.
SPOT Online non funziona?
Quando abbiamo bisogno di assistenza tecnica possiamo contattare il numero verde 800174555, tutti i giorni dal lunedì al venerdì dalle ore 9.00 alle 18.30. In alternativa possiamo scrivere una mail a supporto.tecnico@aret.regione.puglia.it. Ricordiamoci di specificare denominazione e indirizzo della struttura ricettiva. Spieghiamo il nostro problema nel dettaglio, eventualmente allegando una o più schermate e lasciamo i nostri recapiti.
Dobbiamo scaricare dei documenti necessari all’uso di SPOT ma non li troviamo? Proviamo a visitare la sezione Normativa, circolari e modulistica del sito Regione Puglia dopo aver aperto questa pagina. In alternativa, troviamo informazioni e materiale utile anche qui, alla sezione SPOT.
Se invece vogliamo semplificarci la vita e affidarci a un unico strumento in grado di snellire la procedura di check-in e liberarci dalle noiose incombenze burocratiche possiamo affidarci a Welcomeasy!
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