Alloggiati Web cos’è e come funziona il portale
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Alloggiati Web come funziona il Portale della Polizia di Stato Welcomeasy
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Alloggiati Web è il portale della Polizia di Stato dedicato alla registrazione degli ospiti di tutte le strutture ricettive, alberghiere e non, comprese case vacanze e camere in affitto. La comunicazione dei dati degli ospiti alla questura di competenza, entro 24 ore dall’arrivo, può avvenire esclusivamente attraverso il sito Alloggiati Web. È un obbligo previsto dalla Legge 96/2017: vale anche per chi offre un appartamento con la formula dell’affitto breve e per i gestori conto terzi di seconde e terze case. 

Il Portale Alloggiati, chiamato comunemente Alloggiati Web (o AlloggiatiWeb, senza spazio tra le parole) è stato introdotto a partire dal 2006, per snellire e rendere telematica la procedura di registrazione degli ospiti. Un’operazione che in passato prevedeva la compilazione di moduli cartacei.

Sanzioni penali e amministrative

Se ci dimentichiamo di comunicare alla Polizia di Stato le generalità degli ospiti o commettiamo degli errori nella trasmissione dei dati ad Alloggiati Web, rischiamo una sanzione pecuniaria di 206 euro e fino a tre mesi di reclusione, come previsto dall’articolo 109 del TULPS (Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza). La sanzione può essere moltiplicata per ogni ospite che non viene registrato anche se si tratta di turisti che fanno parte della stessa famiglia o gruppo.

Registrarsi ad Alloggiati Web

Per accedere al portale la prima volta è necessario rivolgersi alla questura competente a livello territoriale e ottenere l’abilitazione al servizio di comunicazione delle presenze. La procedura, purtroppo, prevede la compilazione di un modulo cartaceo e in alcuni casi la sua presentazione in questura, di persona.

Alcuni uffici di Polizia si stanno organizzando per permettere a proprietari di case in affitto, property manager e gestori di alberghi di effettuare la registrazione al Portale Alloggiati usando una casella di posta PEC, la posta ordinaria o il fax. Molte questure, però, chiedono comunque di ritirare le credenziali di accesso al sito personalmente, previo appuntamento.

La registrazione ad Alloggiati Web prevede spesso l’obbligo di andare in questura di persona

Via email o di persona

Il modo più semplice per scoprire se possiamo iscriverci al servizio del Portale Alloggiati senza muoverci da casa o dall’ufficio, è quello di consultare direttamente il sito Alloggiati Web, alla pagina Contatti. Basta cercare la questura che ci interessa selezionando regione e provincia dalla cartina.

Per ogni ufficio possiamo visualizzare i recapiti della questura, le modalità di registrazione al portale Alloggiati Web e un link. Attenzione: il sito a cui veniamo indirizzati dal link non è quello di Alloggiati Web, che è unico per tutta Italia, ma è quello della singola questura. Ci servirà consultarlo per scaricare il modulo di registrazione ad Alloggiati Web. Cliccando su Contatta la Questura si apre un form per richiedere informazioni e chiarimenti.

La procedura di richiesta delle credenziali per Alloggiati Web funziona diversamente a seconda della questura competente

Il modulo di richiesta delle credenziali non è sempre facile da trovare: scriviamo Alloggiati Web nel campo di ricerca del sito della questura competente ed esploriamo i risultati ottenuti per recuperare il file che ci serve. Non esiste un unico modulo, ogni questura ha il suo (o quasi).

Il sito Alloggiati Web è unico per tutta Italia

Il primo accesso ad Alloggiati Web

Una volta ottenute le credenziali di accesso, bisogna scaricare e installare sul proprio dispositivo un certificato digitale che andrà rinnovato periodicamente. A seconda del browser in uso la procedura è leggermente differente e può capitare di doverla ripetere più volte prima che vada a buon fine.

Per chi a questo punto si è (giustamente) già stufato e vorrebbe semplificare l’intero processo, Welcomeasy ha la soluzione: una volta ottenute le credenziali per usare Alloggiati Web non serve nient’altro che l’app.

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Dopo averla installata basta inserire i dati del Portale Alloggiati alla voce Profili, nel pannello di controllo. Il software acquisisce automaticamente il certificato e le informazioni sulle strutture connesse in maniera automatica. Non ci sono limiti, possiamo inserire e gestire tutti gli accessi al Portale Alloggiati da un unico account, sia che riguardino una singola proprietà sia che riguardino più appartamenti.

Inserire e trasmettere i dati degli ospiti ad Alloggiati Web

Ottenute le credenziali di accesso al portale e installato il certificato sul dispositivo, possiamo registrare nuovi ospiti ogni volta che serve. La procedura non è delle più snelle ed è molto importante non commettere errori. Dopo aver inserito username e password scegliamo Invio on-line dal menu a sinistra. La schermata che si apre consente di compilare e trasmettere la Schedina Alloggiati del Singolo Ospite o dell’ospite principale, considerato il Capo Famiglia o il Capo Gruppo.

Una terminologia che sicuramente ci risulta poco familiare: sono le categorie ufficiali individuate dalla Polizia di Stato, che definiscono il tipo di alloggiato. Successivamente potremo inserire le informazioni che riguardano gli eventuali familiari o altri membri del gruppo. Nel caso ad esempio di colleghi di lavoro e amici.

Servono calma e tempo

Dobbiamo ritagliarci un po’ di tempo, per effettuare l’inserimento dei dati su Alloggiati Web in tutta tranquillità, perché eventuali errori sono puniti dalla legge. Talvolta, soprattutto nel caso di ospiti stranieri, trascrivere correttamente nomi e cognomi e interpretare i dati del passaporto non è affatto facile. Spesso ci si trova in difficoltà persino con la cittadinanza o il luogo di nascita. Ad esempio perché il paese cercato non compare nell’elenco presente in Alloggiati Web, oppure è stato inserito diversamente.

Ricordiamoci anche che il Portale Alloggiati non consente di fare copia e incolla delle informazioni a partire da un file.

Trascrivere correttamente nomi e cognomi e interpretare i dati del passaporto degli ospiti stranieri non è affatto facile

Welcomeasy risolve il problema con un approccio differente: è sufficiente scansionare o fotografare i documenti degli ospiti per acquisire la maggior parte dei dati, senza rischio di commettere errori.

Con Welcomeasy, una volta ottenute le credenziali di accesso ad Alloggiati Web, il check-in è veloce e a prova di errore

Tutte le informazioni da inserire

Le informazioni che vengono richieste per ogni singolo ospite comprendono, oltre al nome completo e alla cittadinanza, anche sesso, data di nascita, luogo di nascita e tipologia di documento fornito. Ovviamente, dobbiamo specificare data di arrivo e periodo di permanenza. Per soggiorni superiori ai 30 giorni, però, bisogna registrare un contratto presso l’Agenzia delle Entrate, che sostituisce la notifica dei dati ad Alloggiati Web.

Se i dati inseriti sul Portale Alloggiati sono tutti evidenziati in verde si può procedere cliccando su Avanti. Ogni Capo Famiglia e Capo Gruppo, una volta registrato correttamente, fa aprire automaticamente una nuova scheda per consentirci di fornire le informazioni complete che riguardano tutti i membri della famiglia o del gruppo.

Errori e problemi

Quando si esegue questa operazione a mano, capita che, arrivati a fine procedura, alcune schedine alloggiati non risultino correttamente inserite. In questo caso, accanto al nome della persona, appare una X rossa, nella schermata che riepiloga gli Ospiti. È necessario cancellare la schedina errata e reinserirla daccapo.

Se c’è un errore nella scheda dobbiamo cancellarla e ricominciare daccapo

Il momento dell’invio

Il manuale d’uso Alloggiati Web redatto dalla Polizia di Stato consiglia di verificare tutti i dati inseriti, ospite per ospite, e solo a questo punto cliccare sul pulsante Invia. Purtroppo ci sono degli errori, come quelli di trascrizione ortografica del nome, che non vengono rilevati automaticamente da Alloggiati Web. Cosa significa? Anche quando tutte le informazioni sembrano formalmente corrette l’errore è dietro l’angolo e rischiamo comunque di inviare una o più schedine alloggiati sbagliate.

Alcuni errori non vengono rilevati automaticamente da Alloggiati Web

Ecco perché automatizzare la procedura, usando un’app come Welcomeasy, non solo fa risparmiare tempo ma permette anche di inviare i dati con il cuore più leggero. Puoi anche salvare un check-in temporaneo dal telefono per poi controllarlo e inviarlo con calma dal PC in un secondo momento. 

 

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Il file precompilato

Anziché compilare le schedine alloggiati online è possibile inserire i dati degli ospiti e inviarli alla questura caricando su Alloggiati Web uno o più file precompilati. Si tratta però di una procedura che, molto spesso, genera errori. Consigliamo di evitarne l’utilizzo.

Attenzione: per muoversi all’interno delle pagine di Alloggiati Web è necessario utilizzare esclusivamente i pulsanti del Portale Alloggiati, mai quelli del browser, altrimenti si rischia di perdere tutto il lavoro fatto.

In attesa delle credenziali

Abbiamo bisogno di inviare i dati degli ospiti ma non abbiamo ancora ricevuto le credenziali di accesso al Portale Alloggiati? L’unica strada possibile è quella di usare moduli cartacei da inviare tramite email o fax. Oppure è possibile consegnare le schedine di persona.

Una soluzione che ci ritroviamo a usare anche in caso di malfunzionamenti che impediscono il collegamento o l’uso di Alloggiati Web. Per sicurezza meglio contattare la questura competente sul territorio, così da inviare le schedine alloggiati cartacee nel modo corretto, senza rischiare sanzioni.

Se dobbiamo inviare le schedine alloggiati cartacee chiamiamo la questura per capire come fare

Quando non riusciamo a collegarci, però, prima di contattare la questura, verifichiamo che la connessione a Internet funzioni correttamente. Se stiamo usando un’app per smartphone passiamo dal wi-fi al 4G o viceversa.

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