Il momento del check-in in appartamento o in stanza è critico sia per l’ospite sia per chi gestisce case vacanze, bed & breakfast, appartamenti in affitto breve eccetera. Perché? L’ospite arriva stanco, magari dopo un lungo viaggio, desideroso di riposarsi e sistemare le proprie cose nel suo nuovo, confortevole alloggio temporaneo. Senza dubbio non ha molta voglia di stare ad aspettare mentre registriamo con calma tutti i suoi dati.
Per garantire agli ospiti una migliore accoglienza rendiamo il momento del check-in in appartamento il più veloce e piacevole possibile
Noi, come gestori di strutture ricettive, property manager o proprietari di seconde e terze case, abbiamo moltissime incombenze da rispettare e dobbiamo trovare il giusto equilibrio tra efficienza e cortesia. Abbiamo il compito di far sentire il nostro ospite ben accolto e coccolato nonostante ci siano noiosi oneri burocratici da sbrigare. È quindi importantissimo che il momento del check-in in appartamento, stanza o B&B avvenga nel minor tempo possibile, senza commettere errori e dimenticanze. La fretta, però, come recita il proverbio, è nemica del bene.
Check-in in appartamento: la soluzione di Welcomeasy
La procedura di registrazione degli ospiti e di invio dei dati alla questura tramite il Portale Alloggiati purtroppo non è snella né semplice.
Dopo aver accolto il nostro ospite, terminate le spiegazioni su regole e plus dell’appartamento o della camera, chiediamogli subito i documenti. Farlo aspettare mentre scriviamo con carta e penna tutti i dati che ci servono per l’invio delle schedine alloggiati non è il modo migliore di salutarsi.
Far aspettare l’ospite durante il check-in non è un buon biglietto da visita
Quei minuti passati a trascrivere attentamente tutte le informazioni potrebbero essere interpretati come uno spreco del suo tempo, oltre che del nostro.
Usando l’app Welcomeasy possiamo sempre garantire a noi e ai nostri ospiti un check-in in appartamento e in qualsiasi altra struttura ricettiva veloce, a prova di errori e sicuro. Dovremo solo chiedere di fare una foto fronte e retro dei documenti: l’ospite non si accorgerà neppure che abbiamo fatto il check-in.
Il check-in in 30 secondi:
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Check-in in appartamento in soli 30 secondi
La procedura di registrazione dei turisti utilizzando l’app Welcomeasy dura solo 30 secondi se il documento è elettronico, e poco di più con un documento cartaceo. Il primo lo possiamo scansionare e i dati da aggiungere sono davvero pochissimi.
Del secondo possiamo fare una foto. In questo caso Welcomeasy cattura i dati con il suo sistema OCR, che riconosce il testo nell’immagine e lo mette a nostra disposizione. Basterà copiarli e incollarli nella schedina alloggiati dalla dashboard del servizio.
La maggioranza dei dati che dobbiamo inviare al Portale Alloggiati, quindi, viene catturata direttamente grazie alla fotocamera dello smartphone e trasformata automaticamente in testo.
Molti stranieri usano già da anni carte di identità, passaporti e patenti elettroniche. Capita più spesso di avere a che fare con documenti cartacei quando si ospitano turisti italiani.
I dati per il check-in vengono catturati direttamente dalla fotocamera
Automatizzare migliora l’esperienza dei clienti
Potremo controllare che le informazioni siano corrette e aggiungere quelle che mancano, come i giorni di permanenza o la nazione di provenienza, in un secondo momento, dopo aver salutato il nostro ospite. Affidandoci alla procedura automatica dell’app Welcomeasy ridurremo al minimo il rischio di trascrivere male un cognome straniero o una data di nascita.
Automatizzando il check-in in appartamento il rischio di sbagliare a trasmettere i dati si riduce al minimo
Ogni viaggiatore avrà il ricordo di un check-in che si è svolto nel più breve tempo possibile, senza noiose attese. Guadagneremo punti preziosi, che ci faranno fare bella figura come professionisti e ci aiuteranno a ottenere con più facilità una recensione positiva sulle piattaforme tipo Airbnb, Booking e TripAdvisor.
Dopo aver salutato l’ospite avremo tutto il tempo di controllare i dati e finalizzare l’invio delle schedine alloggiati
Check-in contactless al 100%
Accogliere gli ospiti di persona è molto importante per farli sentire al centro dell’attenzione e dare loro il calore umano di cui tutti abbiamo bisogno, soprattutto in un momento come questo. L’epidemia di Covid-19 purtroppo ci impedisce di fare il check-in in appartamento in modo spensierato, come accadeva solo un anno fa.
Un check-in sicuro oggi è una priorità irrinunciabile per tutelare la salute di tutti
È importante mantenere il distanziamento, indossare la mascherina e disinfettare le mani al momento dello scambio dei documenti. A questo proposito ricordiamoci di lasciare in stanza o in appartamento una confezione di gel lavamani di cortesia e anche una di mascherine usa e getta, se possibile. Il gesto verrà molto apprezzato.
Mettiamo a disposizione degli ospiti il gel lavamani igienizzante
Con l’app Welcomeasy possiamo mantenere facilmente il distanziamento sanitario necessario a tutelare la nostra salute e quella dei nostri ospiti. Questo senza rinunciare al rapporto umano, portando avanti un check-in in appartamento privo di rischi e nel pieno rispetto del Protocollo Nazionale Accoglienza Sicura.
Il check-in di Welcomeasy rispetta il Protocollo Nazionale Accoglienza Sicura
Un ospite che si sente sicuro tornerà a trovarci
La pandemia da coronavirus è ancora in corso ed è importantissimo trasmettere ai nostri ospiti, sin dalla fase di prenotazione, un messaggio che li rincuorerà e li invoglierà a pernottare nelle strutture ricettive di cui ci occupiamo.
Dobbiamo far capire a tutti che le nostre stanze e i nostri appartamenti sono sicuri. Raccontiamo nel dettaglio come sanifichiamo gli spazi, sia sui siti sia sui canali social che utilizziamo per promuovere l’appartamento, il B&B o le stanze in affitto breve.
Usando l’app Welcomeasy, inoltre, possiamo mettere in bella vista il badge del check-in contactless. Pubblichiamolo sul nostro sito e (perché no?) anche sul contratto di affitto breve o sulla ricevuta. Può essere scaricato e utilizzato dove serve dopo aver installato l’app Welcomeasy.
Il badge check-in contactless dell’app Welcomeasy trasmette immediatamente il messaggio di un check-in veloce e sicuro
Un ospite che si sente sicuro è un ospite soddisfatto che prenota senza timori e tornerà a trovarci.
Inizia subito la prova gratuita di 30 giorni dell’app Welcomeasy. Non serve neppure la carta di credito.
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