Check-in in appartamento veloce e sicuro: come fare

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Il momento del check-in in appartamento o in stanza è critico sia per l’ospite sia per chi gestisce case vacanze, bed & breakfast, appartamenti in affitto breve eccetera. Perché? L’ospite arriva stanco, magari dopo un lungo viaggio, desideroso di riposarsi e sistemare le proprie cose nel suo nuovo, confortevole alloggio temporaneo. Senza dubbio non ha molta voglia di stare ad aspettare mentre registriamo con calma tutti i suoi dati.

Per garantire agli ospiti una migliore accoglienza rendiamo il momento del check-in in appartamento il più veloce e piacevole possibile

Noi, come gestori di strutture ricettive, property manager o proprietari di seconde e terze case, abbiamo moltissime incombenze da rispettare e dobbiamo trovare il giusto equilibrio tra efficienza e cortesia. Abbiamo il compito di far sentire il nostro ospite ben accolto e coccolato nonostante ci siano noiosi oneri burocratici da sbrigare. È quindi importantissimo che il momento del check-in in appartamento, stanza o B&B avvenga nel minor tempo possibile, senza commettere errori e dimenticanze. La fretta, però, come recita il proverbio, è nemica del bene.

Check-in in appartamento: la soluzione di Welcomeasy

La procedura di registrazione degli ospiti e di invio dei dati alla questura tramite il Portale Alloggiati purtroppo non è snella né semplice. 

Dopo aver accolto il nostro ospite, terminate le spiegazioni su regole e plus dell’appartamento o della camera, chiediamogli subito i documenti. Farlo aspettare mentre scriviamo con carta e penna tutti i dati che ci servono per l’invio delle schedine alloggiati non è il modo migliore di salutarsi.

Far aspettare l’ospite durante il check-in non è un buon biglietto da visita

Quei minuti passati a trascrivere attentamente tutte le informazioni potrebbero essere interpretati come uno spreco del suo tempo, oltre che del nostro.

Usando l’app Welcomeasy possiamo sempre garantire a noi e ai nostri ospiti un check-in in appartamento e in qualsiasi altra struttura ricettiva veloce, a prova di errori e sicuroDovremo solo chiedere di fare una foto fronte e retro dei documenti: l’ospite non si accorgerà neppure che abbiamo fatto il check-in.

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Check-in in appartamento in soli 30 secondi

La procedura di registrazione dei turisti utilizzando l’app Welcomeasy dura solo 30 secondi se il documento è elettronico, e poco di più con un documento cartaceo. Il primo lo possiamo scansionare e i dati da aggiungere sono davvero pochissimi.

Del secondo possiamo fare una foto. In questo caso Welcomeasy cattura i dati con il suo sistema OCR, che riconosce il testo nell’immagine e lo mette a nostra disposizione. Basterà copiarli e incollarli nella schedina alloggiati dalla dashboard del servizio.

La maggioranza dei dati che dobbiamo inviare al Portale Alloggiati, quindi, viene catturata direttamente grazie alla fotocamera dello smartphone e trasformata automaticamente in testo.

Molti stranieri usano già da anni carte di identità, passaporti e patenti elettroniche. Capita più spesso di avere a che fare con documenti cartacei quando si ospitano turisti italiani.

I dati per il check-in vengono catturati direttamente dalla fotocamera

Automatizzare migliora l’esperienza dei clienti

Potremo controllare che le informazioni siano corrette e aggiungere quelle che mancano, come i giorni di permanenza o la nazione di provenienza, in un secondo momento, dopo aver salutato il nostro ospite. Affidandoci alla procedura automatica dell’app Welcomeasy ridurremo al minimo il rischio di trascrivere male un cognome straniero o una data di nascita.

Automatizzando il check-in in appartamento il rischio di sbagliare a trasmettere i dati si riduce al minimo

Ogni viaggiatore avrà il ricordo di un check-in che si è svolto nel più breve tempo possibile, senza noiose attese. Guadagneremo punti preziosi, che ci faranno fare bella figura come professionisti e ci aiuteranno a ottenere con più facilità una recensione positiva sulle piattaforme tipo Airbnb, Booking e TripAdvisor.

Dopo aver salutato l’ospite avremo tutto il tempo di controllare i dati e finalizzare l’invio delle schedine alloggiati

Check-in contactless al 100%

Accogliere gli ospiti di persona è molto importante per farli sentire al centro dell’attenzione e dare loro il calore umano di cui tutti abbiamo bisogno, soprattutto in un momento come questo. L’epidemia di Covid-19 purtroppo ci impedisce di fare il check-in in appartamento in modo spensierato, come accadeva solo un anno fa.

Un check-in sicuro oggi è una priorità irrinunciabile per tutelare la salute di tutti

È importante mantenere il distanziamento, indossare la mascherina e disinfettare le mani al momento dello scambio dei documenti. A questo proposito ricordiamoci di lasciare in stanza o in appartamento una confezione di gel lavamani di cortesia e anche una di mascherine usa e getta, se possibile. Il gesto verrà molto apprezzato.

Mettiamo a disposizione degli ospiti il gel lavamani igienizzante

Con l’app Welcomeasy possiamo mantenere facilmente il distanziamento sanitario necessario a tutelare la nostra salute e quella dei nostri ospiti. Questo senza rinunciare al rapporto umano, portando avanti un check-in in appartamento privo di rischi e nel pieno rispetto del Protocollo Nazionale Accoglienza Sicura

Il check-in di Welcomeasy rispetta il Protocollo Nazionale Accoglienza Sicura

Un ospite che si sente sicuro tornerà a trovarci

La pandemia da coronavirus è ancora in corso ed è importantissimo trasmettere ai nostri ospiti, sin dalla fase di prenotazione, un messaggio che li rincuorerà e li invoglierà a pernottare nelle strutture ricettive di cui ci occupiamo.

Dobbiamo far capire a tutti che le nostre stanze e i nostri appartamenti sono sicuri. Raccontiamo nel dettaglio come sanifichiamo gli spazi, sia sui siti sia sui canali social che utilizziamo per promuovere l’appartamento, il B&B o le stanze in affitto breve.

Usando l’app Welcomeasy, inoltre, possiamo mettere in bella vista il badge del check-in contactless. Pubblichiamolo sul nostro sito e (perché no?) anche sul contratto di affitto breve o sulla ricevuta. Può essere scaricato e utilizzato dove serve dopo aver installato l’app Welcomeasy.

Il badge check-in contactless dell’app Welcomeasy trasmette immediatamente il messaggio di un check-in veloce e sicuro

Un ospite che si sente sicuro è un ospite soddisfatto che prenota senza timori e tornerà a trovarci.

Inizia subito la prova gratuita di 30 giorni dell’app Welcomeasy. Non serve neppure la carta di credito.

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Welcomeasy è la soluzione per il check-in superveloce che azzera i tempi della burocrazia. Oltre all'App, con Welcomeasy avrai accesso a una piattaforma desktop per gestire in tempo reale tutti i check-in e l’attività dei tuoi collaboratori. Che tu sia il proprietario di un appartamento o il gestore di più strutture, Welcomeasy è la soluzione facile e sicura che ti fa guadagnare tempo.

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