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Sai cosa rischi se non trasmetti i dati in questura?
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La registrazione degli ospiti è un aspetto burocratico molto delicato nelle locazioni turistiche brevi.

 

Anche perché non tutti sono consapevoli dell’importanza di adempiere a quest’obbligo di legge e, soprattutto, delle sanzioni a cui si può andare incontro se si violano le regole.

 

Leggendo questo articolo ti farai un’idea chiara sull’argomento, e scoprirai quali rischi corri se non comunichi, o sbagli a comunicare, i dati alla Questura.

 

Devi sapere che, prima del 4 Dicembre 2018, data di entrata in vigore della nuova normativa, l’onere di registrare le generalità degli alloggiati era riservato solo agli alberghi e alle strutture ricettive.

 

Mentre, per quanto riguardava gli immobili privati, era previsto unicamente nei contratti di locazione superiori ai 30 giorni o in caso di affitto a cittadini extracomunitari.

 

Ma il decreto sicurezza n. 132/2018 convertito successivamente in legge, ha modificato radicalmente la materia, estendendo tale obbligo anche alle cosiddette locazioni turistiche brevi.

 

Oggi infatti, chiunque desideri affittare una proprietà ad uso turistico, anche per periodi inferiori a 30 giorni, è tenuto a trasmettere i dati degli ospiti alla Polizia di Stato, tramite l’apposito Portale Alloggiati.

 

La comunicazione deve essere inviata entro le 24 ore successive all’arrivo o addirittura nel momento stesso in cui il turista entra in casa (se la permanenza si limita ad una sola giornata).

 

Tutta questa burocrazia può sembrare eccessiva per soggiorni che, il più delle volte, durano solo un weekend o poco più.

 

Comunicare i dati alla questura: le sanzioni

 

Allora perché applicare la normativa anche alle locazioni brevi?

Il motivo è dovuto essenzialmente a ragioni di pubblica sicurezza.

 

Tracciare i flussi turistici, anche di breve durata, può rivelarsi uno strumento utile alla Polizia per contrastare più efficacemente la criminalità e il preoccupante fenomeno del terrorismo.

 

Lo scopo della legge è quindi condivisibile.

 

Tuttavia questa trafila burocratica comporta per il locatore l’aassunzione di impegni e responsabilità decisamente maggiori rispetto alla situazione precedente.

 

Soprattutto quando ci si trova a gestire un numero considerevole di strutture, come nel caso delle Agenzie immobiliari.

 

Infatti, se affitti casa saltuariamente per ottenere un gruzzoletto aggiuntivo, la registrazione degli ospiti, tutto sommato, rappresenta un’incombenza abbastanza semplice da sbrigare.

 

Ma attenzione: devi sempre svolgere questa operazione con la massima diligenza.

 

Perché in caso di errori o dimenticanze, le conseguenze penali ed amministrative possono rivelarsi davvero pesanti.

 

Quali sono queste conseguenze? Non ti preoccupare; tra poco affronteremo nello specifico l’argomento.

 

Se invece sei titolare di un’Agenzia o sei un professionista che opera in questo settore, i problemi diventano estremamente più seri.

 

Questo perché devi gestire un flusso continuo di informazioni che assume dimensioni impressionanti nei periodi di alta stagione o, se operi nelle grandi città, durante tutto l’arco dell’anno.

 

Infatti, quando gli arrivi si moltiplicano e hai la necessità di accogliere i turisti in luoghi diversi e distanti tra loro, il ritmo di lavoro diventa davvero frenetico.

 

Purtroppo però, come si sa, la fretta è nemica di un lavoro ben fatto. Quando si va di corsa è più facile annotare in maniera errata i dati di un ospite.

 

Specialmente se il turista è straniero e il suo nome o il luogo di nascita sono di difficile comprensione (se non quasi del tutto incomprensibili).

 

Inoltre, saltando da un appuntamento all’altro, può addirittura capitare di confondere le schedine dei turisti alloggiati in appartamenti diversi.

 

Non sempre poi gli ospiti arrivano tutti insieme ma possono raggiungere l’alloggio in orari differenti.

check-in ospiti

In questi casi bisogna attendere che il gruppo degli ospiti sia al completo prima di inviare i dati alla Questura e, a volte, i tuoi collaboratori che si occupano di eseguire i check-in devono passare più volte nello stesso appartamento nell’arco delle 24 ore per poter ultimare la raccolta dei dati e concludere l’iter della registrazione.

 

Quindi, per evitare ritardi o un invio parziale dei dati, sei costretto a tenere sempre sotto controllo tutte le pratiche rimaste in stand-by.

 

Ovviamente questo disagio genera confusione, rende più complicato tutto il processo e facilita enormemente la possibilità di commettere errori.

Ma cosa rischi se trasmetti dati sbagliati o se li comunichi in ritardo alla Questura ?

Secondo l’articolo 109 del Tulps, (Testo unico delle leggi di pubblica sicurezza) la mancata comunicazione dei dati alla Questura è punibile con l’arresto fino a 3 mesi e una sanzione pecuniaria di € 206,00.

 

Se si verificano impedimenti di qualsiasi natura o problemi tecnici con il Portale Alloggiati, il gestore della struttura è tenuto a informare tempestivamente l’Autorità e provvedere alla trasmissione dei dati via fax o tramite posta elettronica certificata.

 

Se invece si comunicano per errore dati incompleti o generalità errate, è necessario telefonare alla Polizia entro le 24 ore successive per la rettifica.

 

In caso contrario si incorre nelle stesse sanzioni amministrative e penali previste per la mancata comunicazione.

 

sanzioni

Una semplice disattenzione può quindi essere fonte di diversi problemi per il proprietario o per chi gestisce una casa vacanza.

 

Ma adesso non preoccuparti troppo…

 

Perché per risolvere tutti i disagi legati alla registrazione dei tuoi ospiti c’è Welcomeasy!

 

La prima soluzione mobile per il check-in professionale dei tuoi ospiti.

 

Infatti, con l’App di Welcomeasy, potrai acquisire i dati dei documenti dei tuoi ospiti con 3 differenti modalità usando solo il tuo smartphone :

 

  • Acquisire i dati direttamente dai documenti degli ospiti.

Scansionando il codice MRZ contenuto nei passaporti e nelle carte di identità elettroniche, impiegherai meno di 48 secondi per completare questa operazione.

 

  • Fotografare i documenti inviandoli direttamente in ufficio o nella tua agenzia.

In questo caso sarà il back office del tuo ufficio a ultimare la registrazione e lo potrà fare facilmente collegandosi al server di Welcomeasy. 
La tecnologia OCR di cui è dotata l’App ti permette di estrapolare i dati dalle fotografie e renderli digitali. Ti basterà quindi un semplice “copia e incolla” per inserire tutte le informazioni e completare i campi della schedina alloggiati.

 

  • Inserire manualmente le generalità degli ospiti.

Se lo vorrai potrai digitare manualmente i dati dei documenti direttamente nell’App e inviare il tutto in pochi semplici click al Portale Alloggiati

 

Una volta acquisiti i dati, puoi scegliere se inviarli subito alla Questura (direttamente dal tuo telefono o dall’ufficio) o se invece effettuare check-in temporanei, modificarli con comodo e portare a termine successivamente la procedura di registrazione (funzionalità molto utle se sei costretto a tornare una seconda volta nell’abitazione per recuperare i dati degli ospiti che non erano presenti al momento del check-in).

 

Avrai sempre il pieno controllo di tutti i check-in effettuati o che sono ancora in attesa di essere completati e potrai visualizzarne lo stato utilizzando un unico strumento, anche quando sei fuori dall’Agenzia o dal tuo ufficio.

 

Più semplice di così…

 

Dimentica ogni preoccupazione, rispetta la normativa ed elimina definitivamente il rischio di multe e sanzioni.

 

Sperimenta tu stesso, senza rischiare assolutamente nulla, gli enormi vantaggi di Welcomeasy nella tua attività di affitti brevi.

 

Assicurati ora il periodo di prova gratuito per 30 giorni con check-in illimitati e senza alcun vincolo di rinnovo.

 

Ti basterà registrarti qui oppure direttamente dall’App che trovi sia sull’Apple Store che su Google Play.

 

Buon lavoro da Welcomeasy

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