Come trasferire i dati degli ospiti dalle foto dei documenti alle schedine alloggiati con un semplice copia-incolla del mouse

Come trasferire i dati degli ospiti dalle foto dei documenti alle schedine alloggiati con un semplice copia-incolla del mouse

Trasferire i dati degli ospiti dai documenti alle Schedine Alloggiati senza fare fatica è possibile, ma solo se ci si affida alla tecnologia. Ecco come fare.

Quando dobbiamo prendere nota dei dati dei nostri ospiti, per rendere più veloce la fase di check-in, ci viene naturale fotografare i loro documenti di identità. Il nostro obiettivo è quello di lasciarli liberi di continuare la loro vacanza nel più breve tempo possibile, evitando di farli attendere per interminabili minuti mentre annotiamo tutte le generalità su un foglio di carta.

Scattare una foto è un sistema molto pratico, ma va contro la Legge sulla privacy, perché il nostro telefono non è un posto sicuro per conservare dati sensibili. I server di WhatsApp si trovano al di fuori della comunità europea, per non parlare del fatto che, se dovessimo perdere il telefono prima di aver cancellato fino all’ultima foto, commetteremmo un reato.

Niente copia e incolla

Quando però arriva il momento di compilare le schedine alloggiati dovremo comunque inserire manualmente i dati sul Pc o sul telefono. Il Portale Alloggiati, infatti, non permette di fare alcun copia e incolla. Di conseguenza, perdiamo tutto il tempo che abbiamo guadagnato in precedenza. Sarebbe ideale, invece, poter trasferire i dati direttamente dalle foto scattate alle schedine alloggiati, con un semplice movimento del mouse, senza nemmeno sfiorare la tastiera del Pc.

Il Portale Alloggiati non permette di fare copia e incolla da file

È possibile? Sì. A patto di affidarsi a un’applicazione dotata di sistema OCR.

Come funziona la tecnologia OCR

La sigla OCR sta per Optical Character Recognition, ovvero Riconoscimento Ottico dei Caratteri. Indica un software in grado (appunto) di riconoscere i caratteri stampati su un documento cartaceo, su una foto piuttosto che su un pdf ottenuto da scansione. Questi dati vengono estrapolati in formato digitale e sono subito disponibili per essere usati all’interno di un software o di un documento digitale,o per essere trasferiti su altri dispositivi.

Nel nostro caso sono pronti per essere inseriti nelle Schedine Alloggiati, grazie a un’app in grado di comunicare direttamente con Alloggiati Web.

Il sistema OCR riconosce i caratteri di immagini, pdf e documenti cartacei e li trasferisce in formato digitale

Un risparmio di tempo e fatica che diventa tangibile soprattutto quando si hanno molti documenti da trascrivere e registrare per la questura. Minuto dopo minuto, a fine mese, scopriremmo di aver lavorato alcune ore in meno. Non solo: copiare digitalmente i dati ci evita di commettere errori. Il vantaggio è evidente anche per tutti i professionisti degli affitti brevi che si affidano a terzi per adempiere alle mansioni burocratiche.

Check-in in 30 secondi

Con Welcomeasy, la prima soluzione mobile tutta italiana dedicata ai professionisti dell’accoglienza, possiamo utilizzare il sistema OCR per acquisire digitalmente i dati dai documenti cartacei. Non c’è bisogno di scaricare o installare nulla sul nostro computer, perché svolgiamo tutta l’operazione in cloud, ovunque ci troviamo.

È sufficiente scattare una foto ai documenti da registrare, questa volta nel rispetto della Legge sulla privacy, perché i server di Welcomeasy sono sicuri, e recuperare i dati che ci servono e procedere.

Una volta completata l’operazione potremo trasmettere subito le schedine in questura senza uscire dal pannello di controllo dell’app per collegarci ad Alloggiati Web. Niente block notes, nessun rischio di violare il GDPR (il regolamento che protegge i dati sensibili). Grazie al software OCR in dotazione con Welcomeasy non dovremo più sprecare minuti preziosi per ricopiare le informazioni di cui abbiamo bisogno e registrare i nostri ospiti.

In più, Welcomeasy è dotata di un’altra funzionalità che ci farà risparmiare ancora più tempo. Se gli ospiti sono dotati di documenti elettronici potremo eseguire il check-in in soli 30 secondi, registrando un’intera famiglia di quattro persone in meno di un minuto.

Inoltre, con Welcomeasy abbiamo sempre sotto controllo lo stato di tutti i check-in effettuati e di quelli ancora da completare.

Questo significa che se abbiamo dei collaboratori possiamo verificare tutte le loro attività di accoglienza, sapere sempre la data e l’ora di arrivo dei nostri ospiti e, in caso di problemi, ricevere informazioni in tempo reale. Così possiamo intervenire subito ed evitare qualsiasi inconveniente.

Clicca qui per effettuare la registrazione e scaricare subito l’app da Apple Store o Google Play.

 

Registrati ora

 

Welcomeasy è la soluzione per il check-in superveloce che azzera i tempi della burocrazia. Oltre all'App, con Welcomeasy avrai accesso a una piattaforma desktop per gestire in tempo reale tutti i check-in e l’attività dei tuoi collaboratori. Che tu sia il proprietario di un appartamento o il gestore di più strutture, Welcomeasy è la soluzione facile e sicura che ti fa guadagnare tempo.

Prova Welcomeasy gratis per 30 giorni senza vincoli nè carta di credito