Schedine alloggiati: le informazioni da conservare

Quando parliamo di schedine alloggiati, dobbiamo considerare anche quello che accade dopo l’invio dei dati sugli ospiti al Portale Alloggiati della Polizia di Stato. Perché? I file che attestano il corretto invio delle informazioni identificative dei turisti alla questura competente fungono da ricevute. E vanno conservati per 5 anni. Questo valeva prima dell’aggiornamento del Portale Alloggiati, avvenuto il 18 gennaio, e vale ancora oggi.

L’articolo è stato completamente rivisto e aggiornato dopo la pubblicazione della nuova versione del Portale Alloggiati, online dal 18 gennaio 2022

I file delle ricevute di invio sono a nostra disposizione, all’interno del profilo di lavoro su Alloggiati Web legato a ogni struttura, entro 24 ore dal momento in cui abbiamo inviato le schedine. L’obbligo di conservazione riguarda tutti gli operatori del settore, dagli albergatori agli affittacamere, passando per i gestori di case e appartamenti destinati alle vacanze, Bed & Breakfast e campeggi. Compresi i property manager che si occupano esclusivamente di affitti brevi.

Le ricevute del corretto invio delle schedine alloggiati vanno conservate per 5 anni

Come funzionava all’epoca delle schedine cartacee

Dal punto di vista della conservazione dei dati non è cambiato molto dall’epoca pre-digitale. Prima del 2013 si comunicavano alle questure le generalità delle persone arrivate nelle strutture ricettive tramite schedine alloggiati cartacee. Poi si tenevano le ricevute timbrate ben ordinate in grossi faldoni, nel proprio ufficio.

Certo, ora le ricevute delle schedine alloggiati, essendo dei file in formato pdf, occupano molto meno spazio. Ma è comunque importante non perderle e sapere sempre dove sono nel caso di controlli. Se capita qualche disguido e non siamo in grado di dimostrare di aver effettuato correttamente l’invio delle schedine alloggiati, rischiamo una multa salata e non solo quella.

È importante non perdere le ricevute che attestano l’invio delle schedine alloggiati per non rischiare sanzioni

Come funziona oggi con il nuovo Portale Alloggiati

Sul Portale Alloggiati abbiamo a disposizione, direttamente online, le ricevute di tutti gli invii delle schedine alloggiati effettuati negli ultimi 30 giorni. Con il passare del tempo le più vecchie vengono cancellate automaticamente dal sistema.

Pertanto dobbiamo sempre ricordarci di scaricare le ricevute con regolarità. Se non tutti i giorni almeno una volta a settimana.

Su Alloggiati Web troviamo le ricevute di tutti gli invii delle schedine alloggiati effettuati negli ultimi 30 giorni. Scarichiamole almeno una volta a settimana

Come muoversi per non commettere errori? Dopo aver scaricato i file possiamo conservali non solo sul nostro PC ma anche su altri supporti, come hard disk esterni e chiavette USB. Sappiamo bene che, anche se siamo abbastanza bravi ed eseguiamo regolarmente un backup dei dispositivi che usiamo per lavoro, il rischio di perdere i file esiste sempre. Ecco perché è indispensabile salvare le ricevute in più copie. Prendiamo in considerazione la creazione di un archivio in cloud, con uno dei tanti servizi oggi a disposizione, come OneDrive o Dropbox.

Conservare in sicurezza

Attenzione: è importante che lo strumento dove conserviamo le ricevute pdf sia sicuro, a prova di hacker e protetto da una password. Meglio evitare lo smartphone, che può essere facilmente perso o rubato. Non solo per una questione di tutela personale, si tratta di una regola sancita dal GDPR sulla privacy (Regolamento generale per la protezione dei dati personali 2016/679).

Prima dell’aggiornamento del Portale Alloggiati a gennaio 2022, le ricevute venivano firmate digitalmente, ma questo poteva causare dei problemi in fase di lettura del file. Soprattutto perché era necessario aggiornare regolarmente Acrobate Reader (o il programma alternativo usato per leggere e modificare i pdf). Ora la firma digitale è stata sostituita da un QR Code che attesta la veridicità del file e ne impedisce la contraffazione. Il QR code è leggibile facilmente da molte app e fotocamere dello smartphone.

Risparmiare tempo e fatica? si può

In alternativa possiamo affidarci all’app Welcomeasy, per controllare lo storico dei check-in chiusi e scaricare le ricevute del portale Alloggiati direttamente da un unico strumento. In questo caso la conservazione non è più un problema: se ne occupa Welcomeasy per noi, su server sicuri, per tutti e cinque gli anni.

Un promemoria è sempre utile

Quando si ha a che fare con la burocrazia e la Legge è fondamentale avere ben chiari tutti i passaggi da fare per evitare sanzioni e responsabilità penali. Property manager, proprietari di bed & breakfast, gestori di case vacanze eccetera devono effettuare tempestivamente il check-in degli ospiti e inviare i loro dati identificativi al Portale Alloggiati. Riassumiamo tutti i passaggi, anche alla luce delle novità introdotte nel 2021 dalla normativa vigente.

1. Abbiamo già richiesto e ottenuto l’accredito al Portale Alloggiati? Possiamo usarlo in qualunque momento (malfunzionamenti a parte) usando le nostre credenziali, collegandoci a questo sito.
2. Ricordiamoci di portare sempre con noi i Codici di Sicurezza per entrare sul Portale Alloggiati.
3. Se gestiamo una struttura da tempo e siamo abituati al certificato digitale, saremo contenti di sapere che è andato in pensione. Facciamo il passaggio ai Codici di sicurezza.
4. Trascriviamo tutte le informazioni sulle persone arrivate nella nostra struttura facendo attenzione a non commettere errori.
5. Dobbiamo trasmettere i dati di tutti gli ospiti entro 24 ore. Nel caso di soggiorni più brevi, check-in e invio delle schedine alloggiati vanno effettuati entro 6 ore dall’arrivo in struttura.
6. Pensiamo di semplificarci la vita fotografando con la fotocamera del telefono i documenti degli ospiti? Meglio evitare: facendolo violiamo il GDPR
7. Quando l’invio delle schedine alloggiati è andato a buon fine segniamoci da qualche parte le informazioni relative ai check-in effettuati. Ci serviranno per comunicare i dati Istat sulle presenze turistiche.
8. Periodicamente scarichiamo le ricevute di invio delle schedine alloggiati, almeno una volta a settimana.
9. Conserviamo le ricevute su più dispositivi, al sicuro, per cinque anni.

Puntiamo sulla digitalizzazione

In alternativa, affidandoci all’app Welcomeasy, possiamo acquisire velocemente e senza errori di trascrizione i dati degli ospiti. Faremo tutto in tre semplici passaggi, ottimizzando il nostro lavoro.

Grazie a Welcomeasy potremo inviare in modo super veloce anche le informazioni richieste dall’Istat. Ogni dato viene spedito in tutta sicurezza, rispettando i termini legali di trasmissione sicura. E se vogliamo completare il check-in un secondo momento, possiamo farlo in completa tranquillità salvando un pre-check-in.