Alloggiati Web domande e risposte per risolvere i tuoi dubbi

Quali sono, quando si parla di Alloggiati Web, le domande da farsi per capire come usare nel modo corretto il portale della Polizia di Stato? Ma soprattutto quali sono le procedure da seguire per non commettere errori? Chi lavora nel mondo del turismo sul territorio italiano, che si occupi di strutture alberghiere o extra alberghiere, sa bene che le normative tra cui districarsi sono moltissime.

Bisogna non solo conoscere le leggi nazionali ma anche rimanere sempre informati sui regolamenti stabiliti dalla regione in cui si trovano i propri appartamenti in affitto breve, le case vacanze, i B&B, gli agriturismi eccetera.

L’articolo è stato completamente rivisto e aggiornato dopo la pubblicazione della nuova versione del Portale Alloggiati, online dal 18 gennaio 2022

Una cosa è certa: Alloggiati Web, il portale ufficiale della Polizia di Stato per la registrazione degli ospiti di tutte le strutture ricettive, può essere davvero complicato da usare, tanto da farci perdere la pazienza. E questo vale anche per la nuova versione del sito.

Nel momento in cui si decide di avviare un’attività imprenditoriale basata sugli affitti brevi o di mettere a reddito seconde e terze case offrendole ai turisti, è importante avere tutte le informazioni che servono per gestire gli ospiti nel rispetto della Legge. Grazie a questo articolo dedicato ad Alloggiati Web domande e risposte fughiamo i principali dubbi che possono venire in mente al momento di inserire i check-in. Così evitiamo di commettere errori a causa degli strumenti poco user friendly che lo Stato ci mette a disposizione.

È importante avere tutte le informazioni che servono per gestire gli ospiti nel rispetto della Legge

Alloggiati Web domande e risposte per iniziare subito a usare il portale

Partiamo dalle basi, per trovare una risposta alle domande di chi non ha mai gestito una struttura alberghiera o extra alberghiera e si affaccia per la prima volta su questo mercato.

Posso usare un altro strumento per comunicare le presenze degli ospiti?

No, la comunicazione dei dati degli ospiti alla questura di competenza può avvenire esclusivamente attraverso il sito Alloggiati Web. È un obbligo previsto dalla Legge 96/2017. Vale per tutti, compresi i privati che offrono un appartamento o una casa con la formula dell’affitto breve e per i gestori conto terzi di seconde e terze case.

La buona notizia è che possiamo affidarci a uno strumento che si colleghi al posto nostro ad Alloggiati Web, semplificandoci la vita. L’app di Welcomeasy è facile e immediata da usare e ci permette di sbrigare buona parte del lavoro dallo smartphone, in pochissimo tempo. Bastano 30 secondi per un check-in. Possiamo registrare gli ospiti, acquisire i documenti senza errori di trascrizione e inviarli automaticamente al portale Alloggiati.

Per connettersi ad Alloggiati Web basta registrarsi con username e password?

La prima registrazione al Portale Alloggiati purtroppo è un po’ macchinosa, nonostante le novità introdotte. Dobbiamo rivolgerci alla questura competente a livello territoriale e ottenere l’abilitazione al servizio di comunicazione delle presenze. La procedura prevede la compilazione di un modulo cartaceo che generalmente può essere spedito via email, Pec o fax, ma in alcuni casi va consegnato di persona (dipende dalla questura). Per scoprire come muoversi concretamente è necessario consultare il sito Alloggiati Web alla pagina Contatti. Cerchiamo la questura che ci interessa selezionando regione e provincia dalla cartina e poi facciamo una telefonata o scriviamo una mail.

In cambio otterremo le nostre credenziali di accesso ad Alloggiati Web, ovvero nome utente e password, assieme ai codici di sicurezza, o codici dispositivi, che fungono da OTP (One Time Password).

Cosa sono i codici di sicurezza? 

Per usare il portale servono nome utente, password e OTP. Questi ultimi sono anche definiti codici di sicurezza o codici dispositivi. A partire dal 18 gennaio 2022, Alloggiati Web prevede un processo di autenticazione forte, cioè più sicuro rispetto al passato, che associa alla password anche un codice temporaneo sempre diverso. I codici di sicurezza altro non sono che una schedina con una serie di stringhe numeriche da 4 cifre, divise in 16 gruppi.

Non serve più il certificato digitale?

Mentre in passato, per Accedere ad Alloggiati Web, serviva installare sul computer un certificato digitale, attraverso una proceduta macchinosa che poteva dare problemi di compatibilità con il browser, oggi questo passaggio è stato eliminato. Il certificato digitale di Alloggiati Web è andato ufficialmente in pensione.

Cosa bisogna fare con le credenziali di accesso?

Quando ci colleghiamo al portale, come prima cosa inseriamo user name e password. Effettuato l’accesso, appare un tastierino numerico che serve per inserire i codici dispositivi. Alloggiati Web ci indica, in modo casuale, quale numero della stringa di un certo gruppo di codici inserire nei riquadri bianchi. Se il codice di sicurezza è corretto entriamo nella nostra area di lavoro, altrimenti abbiamo in tutto tre tentativi a disposizione. Al terzo errore dobbiamo inserire di nuovo le credenziali di accesso.

Cosa cambia con l’arrivo del nuovo Alloggiati Web?

A livello operativo la novità principale consiste nella possibilità di usare il Portale Alloggiati anche da smartphone e tablet. Inoltre, il tanto odiato certificato digitale, necessario in passato per accedere al sito, è stato eliminato. Bisogna però avere sempre a disposizione i codici OTP, a meno di non usare app di terze parti.

Alloggiati Web domande e risposte sull’uso del portale nel quotidiano

Vediamo ora come funziona Alloggiati Web e come dobbiamo usarlo per espletare gli obblighi di registrazione dei nostri ospiti, a partire dalle tempistiche di invio dei dati e dalla loro conservazione.

Quanto tempo ho per comunicare l’arrivo degli ospiti alla questura?

Le presenze vanno sempre comunicate entro 24 ore dall’arrivo degli ospiti in struttura, senza eccezioni. Nel caso in cui i turisti si fermino meno di 24 ore questo tempo si riduce: abbiamo sei ore per farlo, come previsto dal Decreto del Ministero dell’Interno sulla Gazzetta Ufficiale del 14 ottobre 2021.

Come faccio a passare dal certificato digitale ai codici di sicurezza OTP?

Tutti coloro che usano Alloggiati Web da prima del 18 gennaio 2022 possono abbandonare il certificato digitale subito o in un secondo momento. Il nostro consiglio è quello di ritagliarsi un momento di tranquillità per farlo. Il certificato infatti resta valido fino alla sua naturale scadenza. Nel momento in cui decidiamo di procedere al passaggio, colleghiamoci dalla nostra postazione abituale dove è correttamente installato il certificato digitale per il browser. Teniamo a portata di mano anche le credenziali di accesso al Portale Alloggiati con scheda OTP.

Dalla home page del portale clicchiamo sul menu a tendina SUPPORTO e scegliamo prima Recupera Credenziali e poi Scarica i codici di accesso con il Certificato Digitale. Inseriamo Utente e Password e procediamo scegliendo Accedi. Appare un bottone verde con scritto Scarica i Codici di Accesso: basta un clic. Da questo momento in poi non potremo più usare il certificato ma potremo accedere ad Alloggiati Web anche da smartphone e tablet. A patto di avere con noi i codici dispositivi (OTP).

Come funziona l’inserimento dei dati degli ospiti?

Conclusa la procedura di log-in del portale Alloggiati, dalla barra nera posta in alto nella schermata scegliamo Inserimento. Questo menu ci permette di compilare e trasmettere la schedina di un alloggiato, che può essere un Ospite Singolo oppure un Capo Famiglia o Capo Gruppo. Nel caso di famiglie e gruppi, come sempre, è necessario inserire le informazioni relative a tutti i turisti che alloggiano nella nostra struttura e sono legati a quel “Capo”.

Da questo punto di vista sono stati introdotti davvero pochi cambiamenti rispetto al passato, come sempre ogni dato va inserito con la massima attenzione perché gli errori sono puniti dalla Legge.

Quali informazioni dobbiamo fornire e conservare?

Le informazioni richieste per il singolo ospite comprendono, oltre al nome completo e alla cittadinanza, anche sesso, data di nascita, luogo di nascita e tipologia di documento fornito. Poi vanno immessi data di arrivo e periodo di permanenza.

Siamo tenuti a conservare le schedine alloggiati per dimostrare il loro invio. Attenzione: su Alloggiati Web le ricevute rimangono salvate per 30 giorni e poi vengono automaticamente cancellate. Quindi dobbiamo scaricarle e creare un nostro archivio.

Per accedere alla sezione dedicata alle ricevute, sempre nella barra superiore (quella nera) clicchiamo su Ricevute. Visualizziamo, ovviamente, solo i file dei giorni in cui abbiamo effettuato trasmissioni. I giorni in cui non abbiamo ospitato nessuno, di conseguenza, non compaiono.

Alloggiati Web domande e risposte su errori e malfunzionamenti

Inserire correttamente tutte le informazioni sui nostri ospiti, soprattutto se si tratta di stranieri con passaporti che dobbiamo “interpretare” è tutt’altro che facile. Purtroppo la Legge non ammette ignoranza né errori e per chi sbaglia ci sono delle conseguenze.

Cosa succede se si sbaglia a inserire i dati degli ospiti?

Quando si inseriscono le informazioni direttamente nel portale Alloggiati, senza usare uno strumento che snellisca la procedura, può capitare che alcune schedine alloggiati risultino errate. In questo caso, accanto al nome della persona, appare una X rossa, nella schermata che riepiloga gli Ospiti. Purtroppo ci toccherà cancellare la schedina errata e reinserirla daccapo.

Quando si commette un errore il portale avvisa?

Dipende dall’errore. Alloggiati Web impedisce l’invio delle schedine scorrette o incomplete ma non è in grado di capire se, per esempio, abbiamo commesso errori di battitura. Purtroppo è sempre possibile fare sbagli di questo genere e inviare dati errati alla questura di competenza. Ecco perché bisogna controllare tutte le schedine alloggiati con la massima attenzione.

Cosa si rischia quando si fa un errore?

Se si inviano schedine alloggiati errate o ci si dimentica di inviare i dati di un ospite si rischiano fino a 3 mesi di detenzione o una sanzione fino a 206 euro. Per maggiori informazioni rivolgiamoci alle associazioni di categoria e/o all’Ufficio del Turismo della regione in cui operiamo.

Alloggiati Web domande e risposte sui malfunzionamenti

Vediamo infine cosa succede quando il portale Alloggiati non vuole saperne di funzionare o se non abbiamo a disposizione la connessione a Internet.

Cosa fare se il portale Alloggiati non funziona?

Quando non riusciamo a usare Alloggiati Web è importante capire qual è la causa del malfunzionamento. Se si tratta di un problema di connessione proviamo a usare un diverso dispositivo. Oppure affidiamoci alla rete dati telefonica piuttosto che a un’altra wi-fi.

Quando non riusciamo in nessun modo a collegarci dobbiamo contattare la questura e chiedere in via eccezionale di trasmettere via email, Pec o fax i dati degli ospiti.

Tramite Alloggiati Web è possibile adempiere a tutte le procedure che riguardano gli ospiti e le strutture ricettive?

No, il Portale Alloggiati serve solo per comunicare alla questura competente le generalità degli ospiti. Ma chi gestisce una struttura alberghiera o extra alberghiera deve anche occuparsi della comunicazione dei dati all’Istat. Per saperne di più, dato che ogni regione ha le sue regole quando si parla di comunicare le presenze turistiche a Istat, leggi i nostri articoli dedicati agli strumenti regionali sul blog. Infine, se il comune dove si trovano case e appartamenti lo richiede, c’è da pagare la tassa di soggiorno.

L’unico modo per espletare tutti gli obblighi con un solo strumento è quello di affidarsi a una soluzione di terze parti, come Welcomeasy.

Gestione Automatizzata

In quanto operatori di strutture ricettive, sapete bene quanto sia importante avere tutto in regola dal punto di vista burocratico e amministrativo. Ecco perché vi abbiamo parlato di Alloggiati Web domande e risposte e di come rispettare gli obblighi previsti dalla legge con l’aiuto di Welcomeasy.

Welcomeasy è un sistema di gestione per le strutture ricettive che non solo vi semplificherà la vita, ma vi aiuterà anche a rispettare tutte le norme e gli obblighi previsti dalla legge.

Potendo così gestire in modo facile e veloce la vostra attività.

Ma non solo: Welcomeasy vi offre anche una serie di strumenti utili per rispettare gli obblighi burocratici e amministrativi previsti dalla legge, come registrare i vostri ospiti, come compilare correttamente il modulo per Alloggiati Web, e come inviare i dati alle autorità competenti in modo sicuro e veloce.

Se volete semplificare la gestione della vostra ricettiva, alberghiera o extra-alberghiera, rispettando tutti gli obblighi previsti dalla legge, non perdete l’occasione di provare Welcomeasy!

Ma se volete scoprire di più e avere una dimostrazione live, non esitate a contattarci. Il nostro team sarà lieto di mostrarvi tutte le funzionalità dell’applicazione e rispondere a tutte le vostre domande. Cliccate qui per richiedere la demo live:
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