Alloggiati Web domande e risposte per risolvere i tuoi dubbi

Alloggiati Web domande e risposte Welcomeasy

Quali sono, quando si parla di Alloggiati Web, domande e risposte da farsi e da trovare per usare nel modo corretto il portale della Polizia di Stato? Chi lavora in Italia nel mondo del turismo, che si occupi di strutture alberghiere o extra alberghiere, sa bene che le normative tra cui districarsi sono moltissime.

Bisogna non solo conoscere le leggi nazionali ma anche rimanere sempre informati sui regolamenti stabiliti dalla regione in cui si trovano i propri appartamenti in affitto breve, le case vacanza, i B&B, gli agriturismi eccetera.

Una cosa è certa: Alloggiati Web, il portale ufficiale della Polizia di Stato per la registrazione degli ospiti di tutte le strutture ricettive, può essere complicato da usare. Nel momento in cui si decide di avviare un’attività imprenditoriale basata sugli affitti brevi o di mettere a reddito seconde e terze case offrendole ai turisti, però, è importante avere tutte le informazioni che servono per gestire gli ospiti nel rispetto della Legge. Evitando di commettere errori a causa degli strumenti poco (o per nulla) user friendly che lo Stato ci mette a disposizione. Cerchiamo di fugare i principali dubbi che possono venire in mente, attraverso questo articolo dedicato ad Alloggiati Web domande e risposte.

È importante avere tutte le informazioni che servono per gestire gli ospiti nel rispetto della Legge

Alloggiati Web domande e risposte per iniziare subito a usare il portale

Partiamo dalle basi, per trovare una risposta alle domande di chi non ha mai gestito una struttura alberghiera o extra alberghiera e si affaccia per la prima volta su questo mercato.

Posso usare un altro strumento per comunicare la presenza degli ospiti in struttura?

No, la comunicazione dei dati degli ospiti alla questura di competenza può avvenire esclusivamente attraverso il sito Alloggiati Web. È un obbligo previsto dalla Legge 96/2017. Vale per tutti, compresi i privati che offrono un appartamento o una casa con la formula dell’affitto breve e per i gestori conto terzi di seconde e terze case.

La buona notizia è che possiamo però affidarci a uno strumento che si colleghi al posto nostro ad Alloggiati Web, semplificandoci la vita. L’app di Welcomeasy è facile e immediata da usare e ci permette di sbrigare buona parte del lavoro dallo smartphone, in pochissimo tempo. Bastano 30 secondi per un check-in. Possiamo registrare gli ospiti, acquisire i documenti senza errori di trascrizione e inviarli automaticamente al portale Alloggiati.

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Per connettersi ad Alloggiati Web basta registrarsi con username e password?

La prima registrazione al Portale Alloggiati purtroppo è un po’ macchinosa. Dobbiamo rivolgercialla questura competente a livello territoriale e ottenere l’abilitazione al servizio di comunicazione delle presenze. La procedura prevede la compilazione di un modulo cartaceoche può essere spedito oppure va presentato di persona, a seconda dell’organizzazione della singola questura. In cambio otterremo le nostre credenziali di accesso ad Alloggiati Web. Per scoprire come muoversi è necessario consultare il sito Alloggiati Web alla pagina Contatti. Cerchiamo la questura che ci interessa selezionando regione e provincia dalla cartina e poi facciamo una telefonata.

Cosa bisogna fare con le credenziali di accesso?

Una volta ottenute le credenziali di accesso è necessario scaricare e installare sul proprio dispositivo un certificato digitale che andrà rinnovato periodicamente. A seconda del browser in uso la procedura può variare. Una volta andata a buon fine l’installazione si può finalmente entrare in Alloggiati Web.

Alloggiati Web domande e risposte sull’uso del portale nel quotidiano

Vediamo ora come funziona Alloggiati Web e come dobbiamo usarlo per espletare gli obblighi di registrazione dei nostri ospiti, a partire dalle tempistiche di invio dei dati e dalla loro conservazione.

Quanto tempo ho per comunicare l’arrivo degli ospiti alla questura di competenza?

Le presenze vanno sempre comunicate entro 24 ore dall’arrivo degli ospiti in struttura, senza eccezioni. Nel caso in cui i turisti si fermino una notte sola questo tempo si riduce: dobbiamo farlo subito.

Come funziona l’inserimento dei dati degli ospiti?

Dopo aver digitato username e password nei campi di log-in del portale Alloggiati scegliamo Invio on-line dal menu a sinistra. La schermata che si apre consente di compilare e trasmettere la Schedina Alloggiati del Singolo Ospite o dell’ospite principale, considerato il Capo Famiglia o il Capo Gruppo. Successivamente potremo inserire le informazioni che riguardano familiari o altri membri del gruppo.

Ogni dato va inserito con la massima attenzione perché gli errori sono puniti dalla Legge.

Quali informazioni dobbiamo fornire e conservare?

Le informazioni richieste per il singolo ospite comprendono, oltre al nome completo e alla cittadinanza, anche sesso, data di nascita, luogo di nascita e tipologia di documento fornito. Poi vanno immessi data di arrivo e periodo di permanenza. Dovremo conservare le schedine alloggiati per dimostrare il loro invio. Attenzione: su Alloggiati Web rimangono salvate solo per 30 giorni

Alloggiati Web domande e risposte su eventuali errori

Inserire correttamente tutte le informazioni sui nostri ospiti, soprattutto se si tratta di stranieri con passaporti che dobbiamo “interpretare” è tutt’altro che facile. Purtroppo la Legge non ammette ignoranza né errori e per chi sbaglia ci sono delle conseguenze.

Cosa succede se si sbaglia a inserire i dati degli ospiti?

Quando si inseriscono le informazioni direttamente nel portale Alloggiati, senza usare uno strumento che ci aiuti, può capitare che alcune schedine alloggiati risultino errate. In questo caso, accanto al nome della persona, appare una X rossa, nella schermata che riepiloga gli Ospiti. Purtroppo ci toccherà cancellare la schedina errata e reinserirla daccapo.

Quando si commette un errore il portale avvisa?

Alloggiati Web impedisce l’invio delle schedine scorrette o incomplete ma non è in grado di capire se, per esempio, abbiamo commesso errori di battitura. È sempre possibile fare sbagli di questo genere e inviare dati errati alla questura di competenza.

Cosa si rischia quando si fa un errore?

Se si inviano schedine alloggiati errate o ci si dimentica di inviare i dati di un ospite si rischiano fino a 3 mesi di detenzione o una sanzione fino a 206 euro

Alloggiati Web domande e risposte sui malfunzionamenti

Vediamo infine cosa succede quando il portale Alloggiati non vuole saperne di funzionare o se non abbiamo a disposizione la connessione a Internet.

Cosa fare se il portale Alloggiati non funziona?

Quando non riusciamo a usare Alloggiati Web è importante capire qual è la causa del malfunzionamento. Se si tratta di un problema di connessione proviamo a usare un diverso dispositivo e/o affidarci alla rete dati telefonica piuttosto che a un’altra wi-fi. In alcuni casi l’accesso al Portale Alloggiati viene impedito dal certificato digitale scaduto. O magari un aggiornamento dell’antivirus impedisce la comunicazione tra computer e Alloggiati Web.

Quando non riusciamo in nessun modo a collegarci dobbiamo contattare la questura e chiedere in via eccezionale di trasmettere via email i dati degli ospiti o consegnare delle schedine cartacee.

Tramite Alloggiati Web è possibile adempiere a tutte le procedure che riguardano gli ospiti e le strutture ricettive?

No, il Portale Alloggiati serve solo per comunicare alla questura competente le generalità degli ospiti. Ma chi gestisce una struttura alberghiera o extra alberghiera deve anche occuparsi della comunicazione dei dati all’Istat. E se il comune dove si trovano case e appartamenti lo richiede c’è da pagare la tassa di soggiorno.

L’unico modo per espletare tutti gli obblighi con un solo strumento è quello di affidarsi a una soluzione di terze parti, come Welcomeasy.

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