Comunicare a Istat le presenze nelle strutture ricettive è un obbligo di Legge. L’ideale è farlo giornalmente, contestualmente all’invio dei check-in sul Portale Alloggiati della Polizia di Stato. Le modalità per comunicare a Istat le presenze nelle strutture ricettive cambiano in base alla regione in cui operiamo.
Come funziona questa comunicazione in Friuli Venezia Giulia? Lo strumento che dobbiamo usare si chiama WebTur. L’applicazione è online e gratuita, al pari di tutti gli altri portali messi a disposizione dalle amministrazioni regionali italiane per l’invio delle informazioni sui turisti a Istat. L’app per il FVG la troviamo a questo indirizzo: WebTur
Operiamo in Friuli Venezia Giulia (FVG)? L’applicazione per comunicare a Istat le presenze nelle strutture ricettive si chiama WebTur
I primi passi con WebTur
Per richiedere le credenziali necessarie ad accedere a WebTur, così da essere in regola fin dai primi giorni di attività, dobbiamo rivolgerci con almeno una settimana di anticipo agli uffici locali del turismo. C’è un numero verde che possiamo chiamare senza costo alcuno, da telefono fisso: 800 098 788. Chiamando invece da cellulare pagheremo quanto previsto dal nostro piano tariffario. Oppure possiamo mandare una email a sistemi.direzionali@insiel.it. Ricordiamoci di specificare nell’oggetto dell’email che abbiamo bisogno di username e password per usare WebTur. Nel corpo della mail scriviamo tutti i nostri dati anagrafici e quelli della nostra attività (indirizzo delle struttura, se si tratta di B&B, appartamento in affitto breve, casa vacanza ecc.). Abbiamo aperto una partita IVA oppure no? Specifichiamo la cosa.
Chiediamo le credenziali per accedere a WebTur con una settimana di anticipo rispetto all’inizio dell’attività di host
Come si usa WebTur
Una volta in possesso delle credenziali, possiamo inserire manualmente i dati sui movimenti turistici relativi alle nostre strutture tutte le volte che è necessario. In Friuli Venezia Giulia abbiamo tempo fino al quinto giorno del mese successivo per comunicare i movimenti totali ed effettuare correzioni. Come abbiamo già sottolineato, però, è meglio occuparsene giornalmente, così da minimizzare il rischio di errori ed evitare multe.
Quando dimentichiamo di comunicare le presenze dei turisti all’Istat o facciamo qualche sbaglio, rischiamo una multa da 250 a 2500 euro per ogni mese di mancata o incompleta dichiarazione.
Quando dimentichiamo di comunicare le presenze dei turisti all’Istat rischiamo una multa da 250 a 2500 euro
Primi inserimenti dei flussi turistici
WebTur non è complicatissimo da usare, anche se la sua interfaccia è molto datata e alcune funzionalità non sono tra le più immediate. Per inserire un arrivo o una partenza scegliamo Inserimento dal menu in alto a sinistra. Poi, nella tabella al centro della schermata, indichiamo provincia e città di provenienza se si tratta di un nuovo arrivo, aggiungendo il numero delle persone alla voce Arrivati. Oppure, mettiamo il numero degli ospiti che hanno fatto check-out alla voce Partiti.
Ogni giorno, aprendo il programma, visualizziamo la situazione come l’abbiamo ‘fotografata’ nell’inserimento precedente. Se per un po’ di giorni non ci sono stati flussi turistici, in Friuli Venezia Giulia non dobbiamo inviare schede vuote o comunicare movimenti pari a zero. Stiamo solo attenti a selezionare la data corretta del giorno in cui ci sono stati arrivi o partenze, in alto a destra.
Stiamo solo attenti a selezionare la data corretta del giorno in cui ci sono stati arrivi o partenze, in alto a destra
Inseriamo nuove righe in tabella scegliendo Ins, mentre le cancelliamo con Canc (a lato della tabella stessa, sulla destra). Attenzione: gli hotel devono obbligatoriamente inserire il numero di camere occupate nel riepilogo che appare in alto a destra. Controlliamo sempre che i dati nel riquadro riassuntivo corrispondano alla reale situazione della struttura.
Per comunicare a Istat le presenze nelle strutture ricettive non resta ora che scegliere Giorno succ./Stampa. Se non compaiono messaggi di errore l’invio è andato a buon fine.
Fortunatamente c’è un’alternativa all’invio manuale dei dati, che passa per la generazione di un file. Possiamo affidarci a un servizio come Welcomeasy. Nel momento in cui faremo il check-in, Welcomeasy genererà e invierà automaticamente il file a WebTur. Facile, veloce e a prova di errore!
Cosa fare se sbagliamo
Abbiamo inserito per errore degli arrivi o delle partenze nel giorno sbagliato? Ci è venuto in mente all’improvviso di non avere segnalato correttamente le presenze di uno o più turisti stranieri? Niente paura, possiamo correggere quanto fatto fino al quinto giorno del mese successivo. Per farlo scegliamo Visualizzazione e poi selezioniamo la data in cui dobbiamo inserire le correzioni. Apportiamo le correzioni necessarie per comunicare a Istat le presenze turistiche nelle strutture ricettive correttamente. Possiamo variare il numero di Arrivati e Partiti ma anche aggiungere o togliere righe (cioè Provenienze).
In alternativa, il modo più sicuro per non sbagliare è quello di affidarsi a un’app che faccia tutto per noi, come Welcomeasy.
Il check-in in 30 secondi:
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